Freigeben von Dateien in Secure File Sharing

Das integrierte Erlebnis von Diligent Secure File Sharing (SFS) und Diligent Boards bietet mehr Kontrolle und Sicherheit bei der Verwaltung sensibler Dateien. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Inhalte aus einer Sitzungsmappe für einen Datenraum in SFS freigeben und Direktoren per E-Mail mit einem Link zu den freigegebenen Dateien benachrichtigen können.

1. Wählen Sie in der Übersicht „Aktuelle Sitzungsmappen“ das Menüsymbol ganz rechts in der Zeile einer Sitzungsmappe aus. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.

2. Alternativ können Sie im Sitzungsmappen-Editor das Menüsymbol oben rechts auf der Seite auswählen. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.

3. Wählen Sie In Secure File Sharing freigeben aus. Sie werden zur Seite „Inhaltsauswahl“ weitergeleitet.

   Notiz

   Wenn diese Option nicht im Dropdown-Menü angezeigt wird, haben Sie keinen Zugriff auf Diligent Secure File Sharing. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, wenn Sie Hilfe benötigen.

   

4. Geben Sie den Sitzungsmappeninhalt an, den Sie freigeben möchten, indem Sie die Optionsschaltfläche neben einer der folgenden Optionen auswählen:

   • Gesamte Sitzungsmappe: Alle Abschnitte der Sitzungsmappe, die Dateien enthalten, werden freigegeben. Die freigegebene Sitzungsmappe enthält ein Inhaltsverzeichnis, das den Abschnitten der Sitzungsmappe entspricht.

   • Seitenbereich: Gibt einen Satz von Sitzungsmappenseiten innerhalb eines bestimmten Bereichs frei. Geben Sie die Anfangs- und Endseitenzahlen des Bereichs in die angezeigten Felder „Von“ und „Bis“ ein.

   • Abschnitte und Dateien: Alle Inhalte in einem Abschnitt und/oder Unterabschnitt einer Sitzungsmappe werden freigegeben.

5. Wählen Sie Weiter aus.

   

6. Prüfen Sie unter Ziel in Secure File Sharing, wo der Inhalt der Sitzungsmappe freigegeben wird. Standardmäßig werden Dateien in einem neuen Ordner „Boards Exports“ in Ihrem persönlichen Datenraum freigegeben. Um ein benutzerdefiniertes Ziel festzulegen, wählen Sie „Speicherort ändern“ aus.

7. Wählen Sie Bestätigen und fortfahren aus.

   

8. Sie haben die Möglichkeit, einen Link zu den freigegebenen Dateien in SFS zu generieren und diesen Link per E-Mail an beliebige Empfänger zu senden. Wählen Sie Link senden, um mit dieser Option fortzufahren.

9. Wählen Sie die Sicherheitsstufe und die Empfänger des Datei-Links aus. Sie können auf der Seite nach unten scrollen, um zusätzliche Optionen hinzuzufügen, z. B. eine Nachricht an die Empfänger oder ein Wasserzeichen zum Schutz der Dokumente.

10. Wählen Sie Bestätigen und senden aus. Der Inhalt der Sitzungsmappe ist in SFS verfügbar und der Datei-Link wird per E-Mail an die Empfänger gesendet. Weitere Informationen finden Sie unter Zugreifen auf Diligent Secure File Sharing.