Hinzufügen von Dokumenten zu einer Sitzungsmappe
In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie Dokumente in die Sitzungsmappe hochladen. Sie können jederzeit ein einzelnes Dokument oder mehrere Dateien zu Sitzungsmappenabschnitten hinzufügen – entweder während Sie einen Abschnitt zusammenstellen oder wenn die gesamte Sitzungsmappenstruktur fertig ist. Sie können Dokumente auch direkt aus Google Drive hochladen.
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Um einem Abschnitt per Drag and Drop Dokumente hinzuzufügen, markieren und halten Sie die Dateien auf dem Desktop Ihres Geräts oder in der Dateiauswahl und ziehen Sie sie an den gewünschten Ort (z. B. einen leeren Abschnitt oder zwischen zwei vorhandene Dokumente). Eine durchgezogene Linie wird um den Ort herum angezeigt, an den die Dokumente hochgeladen werden, sobald Sie sie freigeben.
Folgende Dateitypen werden unterstützt:
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Microsoft Word: .doc, .dot, .docx, .docm, .dotx, .dotm, .rtf
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Microsoft Excel: .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xlsb
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Microsoft PowerPoint: .ppt, .pot, .pps, .pptx, .pptm, .potx, .potm, .ppsx, .ppsm
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Adobe PDF-Dokumente: .pdf
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Google Workspace: Google-Dokumente, Google-Tabellen, Google-Präsentationen
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Gängige Bildformate: .gif, .jpg, .jpeg, .jpe, .png, .bmp, .tif, .tiff
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Sonstige Dokumenttypen: .xps, .html, .htm, .txt, .log
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Um Dokumente direkt aus Google Drive hochzuladen, wählen Sie Dokument aus Google Drive hochladen aus. Alternativ können Sie im Menü „Dokument“ die Option Google Drive-Dokumente hinzufügen auswählen.
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Wählen Sie ein Konto, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten.
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Wenn Sie Ihre Konten zum ersten Mal verbinden, wird die Meldung „Diligent Boards möchte auf Ihr Google-Konto zugreifen“ angezeigt. Wählen Sie Weiter aus.
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Wählen Sie im Dateiauswahlfenster die Dateien aus, die Sie hochladen möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche Auswählen.
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Um Dokumente manuell zu einem Abschnitt hinzuzufügen, wählen Sie für diesen Abschnitt Dokumente hochladen aus. Alternativ können Sie im Menü Dokument die Option Neue Dokumente hinzufügen auswählen.
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Ein Auswahlfenster wird geöffnet, in dem Sie eine oder mehrere Dateien zum Hinzufügen auswählen können.
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Nach der Auswahl der Dateien wird das Fenster Dokumente hochladen angezeigt. Die Dokumente werden dem Abschnitt in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie im Abschnitt Inhalt angezeigt werden.
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Um die Dokumente neu anzuordnen, markieren und halten Sie eine beliebige Stelle in der Zeile des Dokuments und ziehen Sie das Dokument dann an seine neue Position, die durch einen Umriss angezeigt wird. Lassen Sie das Dokument los, um es dorthin zu verschieben.
Notiz
Weitere Informationen zum Neuanordnen von Dokumenten innerhalb eines Abschnitts finden Sie unter Neusortieren von Dokumenten.
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Wählen Sie das Löschen-Symbol aus, um ein Dokument zu entfernen.
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Um weitere Dokumente hochzuladen, wählen Sie eine der verfügbaren Upload-Optionen aus.
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Wählen Sie den Abschnitt Optionen aus, um weitere Optionen anzuzeigen.
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Wenn Sie eine oder mehrere Arbeitsmappen hochladen, können Sie wählen, ob alle Arbeitsblätter oder nur die aktiven einbezogen werden sollen. Standardmäßig ist die Option Alle Arbeitsblätter von Arbeitsmappen einschließen deaktiviert, sodass nur die aktiven Blätter aus jedem Dokument hochgeladen werden. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie jedes Arbeitsblatt aus jedem Dokument hochladen möchten.
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Wählen Sie Als neu markieren aus, um die Dokumente für die Leser der Sitzungsmappe als neu zu kennzeichnen und die Änderungen im Aktualisierungsverlauf der Sitzungsmappe anzuzeigen.
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Wenn Sie Als neu markieren auswählen, können Sie eine Beschreibung im Feld Optionaler Kommentar hinzufügen. Dieses Feld wird auch im Aktualisierungsverlauf der Sitzungsmappe angezeigt.
Notiz
Die Bezeichnung „Neue Unterlagen“ und der Kommentar werden im Aktualisierungsverlauf angezeigt, wenn sich Direktoren auf ihrem Smartphone oder Tablet bei Diligent Boards anmelden und Aktualisierungen mit der Sitzungsmappe synchronisieren.
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Wählen Sie Bestätigen aus, um mit dem Hochladen von Dokumenten in den Abschnitt zu beginnen.
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Sobald Ihre Dokumente hochgeladen und konvertiert wurden, werden sie im Abschnitt angezeigt. Dokumente müssen genehmigt werden, bevor sie in der Sitzungsmappe angezeigt werden.
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Um einem Abschnitt einen Platzhalter für ein leeres Dokument hinzuzufügen, wählen Sie das Menü Dokument und dann Platzhalter hinzufügen aus. Diese Option ist nützlich, wenn Sie eine Sitzungsmappe erstellen, während Sie auf die Fertigstellung einiger Dokumente warten.
