Verknüpfen einer Sitzungsmappe mit einer Microsoft Teams-Sitzung

Sie können eine Sitzungsmappe eines Gremiums in Ihrem Boards Web-Konto mit einer Microsoft Teams-Sitzung verknüpfen. In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie eine Verknüpfung mit einer Sitzungsmappe erstellen, damit Benutzer auf den Inhalt der Sitzungsmappe, einschließlich der Tagesordnung und der Sitzungsunterlagen, zugreifen, die Sitzungsmappe anzeigen und sie während einer Videokonferenz teilen können.

1. Öffnen Sie die Microsoft Teams-App auf Ihrem persönlichen Gerät oder in einem Webbrowser.

2. Öffnen Sie Ihren Kalender in Microsoft Teams und erstellen Sie eine neue Sitzung. Das Datum und die Uhrzeit der Sitzung sollten mit dem Datum und der Uhrzeit in Boards Web übereinstimmen.

   

3. Wenn Sie bereit sind, eine Sitzungsmappe aus Ihrem Boards Web-Konto mit der Sitzung zu verknüpfen, bearbeiten Sie sie. Um die Sitzung in Microsoft Teams zu bearbeiten, wählen Sie sie in Ihrem Kalender aus und wählen Sie dann Bearbeiten aus.

   

4. Fügen Sie den Abschnitt „Diligent Boards“ zu den Sitzungsdetails hinzu. Um den Abschnitt „Diligent Boards“ hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol Abschnitt hinzufügen oben auf dem Bildschirm aus.

   

5. Das Fenster „Abschnitt hinzufügen“ wird geöffnet. Wählen Sie die Option Diligent Boards aus.

   Notiz

   Zum Schutz Ihres Kontos und Ihrer Sitzungsunterlagen müssen Sie sich möglicherweise bei Boards Web anmelden. Ein Anmeldebildschirm wird angezeigt. Wählen Sie „Anmelden“ aus und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein, um fortzufahren.

   

6. Das Fenster „Diligent Boards“ wird angezeigt. Sie können Ihre Boards-Umgebung sowie die Gremien und Sitzungsmappen in Ihrem Boards Web-Konto anzeigen.

7. Um eine Liste der Gremien anzuzeigen, wählen Sie das Menü Gremium aus. Sie können dann einen Gremiumsnamen aus der angezeigten Liste auswählen.

8. Um eine Liste der Sitzungsmappen anzuzeigen, wählen Sie das Menü Sitzungsmappe aus. Die in dem Menü angezeigte Liste enthält die Sitzungsmappen, die in dem von Ihnen ausgewählten Gremium verfügbar sind.

   Notiz

   Wenn das von Ihnen ausgewählte Gremium viele Sitzungsmappen enthält, kann es länger dauern, bis die Liste der Sitzungsmappen im Menü angezeigt wird.

9. Um eine Verknüpfung mit einer Sitzungsmappe zu erstellen, wählen Sie einen Sitzungsmappennamen aus der Liste aus.

   

10. Wählen Sie Speichern aus.

    

11. Der Sitzungsmappeninhalt ist in den Microsoft Teams-Sitzungsdetails verfügbar. Um den Sitzungsmappeninhalt in den Sitzungsdetails anzuzeigen, wählen Sie die Option Diligent oben auf dem Bildschirm aus.

    

12. Um während einer Videokonferenz auf den Inhalt einer Sitzungsmappe zuzugreifen, wählen Sie die Option Diligent im oberen Bereich des Microsoft Teams-Sitzungsfensters aus. Der Diligent-Bereich wird angezeigt.

13. Wenn die Sitzungsmappe eine Tagesordnung enthält, wird sie im Bereich angezeigt. Wenn die Sitzungsmappe keine Tagesordnung enthält, können Sie die Gliederung der Sitzungsmappe im Bereich anzeigen.

14. Um den Sitzungsmappeninhalt anzuzeigen und mit Sitzungsteilnehmern zu teilen, wählen Sie das Symbol Freigeben im Diligent-Bereich aus. Benutzer, die Zugriff auf die Sitzungsmappe haben, sehen ihre eigene Version davon im Videokonferenzfenster. Sie können genau so in der Sitzungsmappe navigieren, Notizen und Kommentare erstellen, abstimmen und dem Moderator folgen, als würden sie die Diligent Boards-App außerhalb der Microsoft Teams-Sitzung verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der Diligent Boards-App in Microsoft Teams“.