In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie veraltete Dokumente durch neue oder aktualisierte ersetzen, ohne das alte Dokument manuell löschen zu müssen.
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Um die Optionen für das Ersetzen von Dokumenten anzuzeigen, wählen Sie das Symbol Weitere Optionen
ganz rechts in der Zeile eines Dokuments aus. -
Um das ausgewählte Dokument durch ein neues zu ersetzen, wählen Sie Ersetzen und dann eine neue hochzuladende Datei aus. Sobald die neue Datei hochgeladen ist, wird das Original ersetzt.
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Um die optionalen Funktionen Als überarbeitet markieren und Notizspeicherung zu verwenden, wählen Sie Optionen für „Ersetzen durch“ statt Ersetzen aus. Sie werden erst aufgefordert, eine neue Datei hochzuladen. Dann können Sie auf die Optionen unten zugreifen.
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Das überarbeitete Dokument wird automatisch in die Liste Aktualisierungsverlauf für Aufsichtsräte aufgenommen und als überarbeitet markiert. Um das Dokument nicht aufzunehmen, deaktivieren Sie die Option Als überarbeitet markieren.
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Um eine Notiz in die Liste Aktualisierungsverlauf aufzunehmen, können Sie den Text in das Feld Öffentlicher Kommentar eingeben.
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Um Kommentare von Aufsichtsräten automatisch vom alten auf das neue Dokument zu übertragen, wählen Sie in der Funktion Notizspeicherung die Option Notizen/Kommentare in neues Dokument verschieben aus. Das neue Dokument muss die gleiche Anzahl an Seiten, das gleiche Seitenformat und die gleiche Seitenausrichtung haben wie das alte.
Hinweis
Wenn der neue Dateiname mit dem ursprünglichen Dateinamen übereinstimmt, ist der Schalter Notizen/Kommentare in neues Dokument verschieben standardmäßig aktiviert.
Hinweis
Wenn die Notizspeicherung für Ihre Umgebung aktiviert ist, Sie diese Option beim Ersetzen einer Datei aber nicht nutzen, erstellt die Notizspeicherung automatisch Kopien von ersetzten Seiten für Ihre Mitglieder des Führungsgremiums. Sie können diese entfernten Seiten anzeigen und Notizen und Markups nach Bedarf zurück in die Sitzungsmappe holen.
Hinweis
Die Notizspeicherung ist eine optionale Funktion, die für Ihre Umgebung aktiviert werden muss. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Customer Success Manager.
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Um das Ersatzdokument hochzuladen, wählen Sie Hochladen aus.
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Diese Funktionen stehen auch zur Verfügung, indem Sie eine Datei auf Ihrem Computer auswählen, sie halten und dann in den entsprechenden Bereich des zu ersetzenden Dokuments ziehen: Ersetzen auf der linken Seite oder Optionen für „Ersetzen durch“ auf der rechten Seite.
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Wenn Sie ein Dokument durch eine Excel-Datei ersetzen, enthält die Funktion Optionen für „Ersetzen durch“ die Option Alle Tabellen einschließen, mit der Sie festlegen können, ob alle Tabellen hochgeladen werden sollen oder nur die derzeit aktive Tabelle.
