Tipps zur Dokumenteinrichtung
Dateitypen
Diligent Boards unterstützt Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- und Adobe PDF-Dateien sowie gängige Bilddateiformate (.jpg, .bmp, .png, .gif). Videodateiformate können nicht in Diligent Boards hochgeladen werden. Hochgeladene Dokumente mit eingebetteten Videomedien oder Flash-Inhalten werden als statische PDFs dargestellt.
Dokumentgröße
Die maximale empfohlene Dokumentgröße beträgt 12 MB. Optimale Ergebnisse werden mit Dateien unter 10 MB erzielt, da Netzwerkbandbreitenbeschränkungen die Zeit für das Darstellen oder Herunterladen von Inhalten für große Dateien verzögern können. Das Konvertieren einer großen Datei in ein PDF-Dokument verringert gewöhnlich die Dateigröße und die Bildqualität bleibt dabei ausreichend hoch.
Gescannte PDF-Dokumente
Wenn möglich, wird empfohlen, Dateien im Originalformat oder konvertierte PDFs anstelle von gescannten PDF-Dokumenten hochzuladen. Beim Scannen eines Dokuments in das PDF-Format wird die Textqualität verringert, werden ursprüngliche Indexierungen aus der Originaldatei entfernt und kann sich die Ausrichtung des Dokuments ändern. Bei einer gescannten PDF handelt es sich im Grunde um eine Fotografie eines Dokuments, wodurch sich die Datei vergrößern kann und der Text eventuell schwierig zu lesen ist (je nach Qualität des Scans). Da es sich bei dem Dokument um ein Bild handelt, kann in der Datei standardmäßig nicht nach Text gesucht werden. Des Weiteren müssen Sie eine gescannte PDF unter Umständen drehen, um sie an die Ausrichtung des Originaldokuments anzupassen.
Passwortschutz
Dokumente mit Passwortschutz oder anderweitiger Zugriffsbeschränkung können nur in Diligent Boards hochgeladen werden, wenn diese Einschränkungen entfernt werden.
Ränder und Abstände
Sofern zulässig, können Ränder in Dokumenten verkleinert werden, um den Platz auf dem Bildschirm zu maximieren. Bei großen Dokumenträndern ist unter Umständen weniger Inhalt auf dem Bildschirm sichtbar, sodass der Benutzer den Zoom auf der Seite anpassen muss, um den Inhalt lesen zu können.
Seiteneinrichtung und Seitenumbruch
Die Seiteneinrichtungs- und Seitenumbruchoptionen können in der Originaldatei angepasst werden, um festzulegen, welche Inhalte auf jeder Seite des Dokuments angezeigt werden. Diese Einstellungen sind bei der Arbeit mit Excel-Dokumenten besonders wichtig, da bei großen Tabellen Spalten oder Zeilen auf separate Seiten umgebrochen werden.
Eigene Schriftarten
Eigene, nicht standardmäßige Schriftarten in hochgeladenen Dokumenten werden unter Umständen in Diligent Boards nicht richtig angezeigt. Um dieses Problem zu umgehen, können Dokumente in das PDF-Format konvertiert werden, sodass eigene Schriftarten in die exportierte Datei eingebettet werden. Wenn Ihre Dokumente häufig eigene Schriftarten enthalten, besprechen Sie weitere Optionen mit Ihrem Customer Success Manager.
Gerätegröße und -auflösung: iOS, PC, Mac
Diligent Boards verwendet ein Protokoll für Standardseitenbreiten, mit dem Dokumente für jede Displaygröße und jeden Displaytyp skaliert werden können. So wird die Notwendigkeit, Dokumente für bestimmte Geräte oder Displays zu formatieren, verringert (wenn auch nicht ganz beseitigt).
