E-Mails für Sicherheitsereignisse

Für Diligent hat die Sicherheit Ihrer Umgebung und Ihrer Benutzer höchste Priorität. Einige kritische Einstellungen können vom Benutzer selbst verwaltet werden, während andere auf Anfrage und nach Genehmigung von Diligent-Mitarbeitern unterstützt werden müssen. Wenn sensible Änderungen an Ihrer Umgebung vorgenommen werden, informiert ein Sicherheitshinweis per E-Mail die Benutzer über die möglichen Auswirkungen, einschließlich der Möglichkeit, auf ihre Boards-Umgebung und Sitzungsmappeninhalt zuzugreifen. Wenn eine Umgebung bestimmte Empfänger hat, erhalten diese auch entsprechende Sicherheitsbenachrichtigungen per E-Mail. In diesem Thema werden die Sicherheitsereignisse beschrieben, die E-Mail-Benachrichtigungen von Diligent Boards auslösen.

Die E-Mail-Adresse eines Benutzers wird hinzugefügt, entfernt oder geändert.

Es gibt drei Arten von E-Mail-Adressen, die mit dem Konto eines Nutzers verbunden sind:

Konto-E-Mail-Adresse
E-Mail-Adresse für Führungsgremium
Anmelde-E-Mail-Adresse

Je nach Typ und Bedingungen können E-Mail-Adressen vom Benutzer, einem Administrator oder den Mitarbeitern von Diligent hinzugefügt, entfernt oder geändert werden. Wenn eine beliebige E-Mail-Adresse aktualisiert wird, wird eine Sicherheitsbenachrichtigung per E-Mail an den Benutzer gesendet, um sicherzustellen, dass er sich anmelden und Benachrichtigungen über sein Konto und seine Bücher erhalten kann.

Notiz

Der Benutzer muss sich mindestens einmal bei Boards anmelden, um Sicherheitsbenachrichtigungs-E-Mails zu erhalten.

Ein Benutzerpasswort wird geändert

Nach der Änderung des Passworts erhält der Benutzer eine E-Mail mit einer Sicherheitsbenachrichtigung, um seine neuen Anmeldedaten zu bestätigen.

Änderung der Telefonnummer eines Benutzers für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert ist, erhält der Benutzer bei der Anmeldung einen Sicherheitscode per SMS-Nachricht. Wenn sich die 2FA-Telefonnummer ändert, wird eine Sicherheitsbenachrichtigung per E-Mail an den Benutzer gesendet, um sicherzustellen, dass der Sicherheitscode an sein bevorzugtes Gerät gesendet wird.

Änderung von Sicherheitsfragen eines Benutzers

Sicherheitsfragen werden verwendet, um die Identität eines Benutzers zu bestätigen, wenn er sein Passwort zurücksetzt oder den Diligent-Support um Hilfe bittet. Der Benutzer kann entweder eine Sicherheitsfrage ändern oder die Antwort auf eine bestehende Frage aktualisieren. Diese Aktionen lösen eine Sicherheitsbenachrichtigung per E-Mail an den Benutzer aus.

Änderung der Gremien- oder Rollenzuweisung eines Benutzers

Das Gremium, dem ein Benutzer zugewiesen ist, bestimmt die Sitzungsmappen, Dokumente und anderen Inhalte, die er öffnen kann. Die Rolle des Nutzers stellt sicher, dass er über die richtigen Berechtigungen verfügt, um auf die benötigten Funktionen, wie z. B. Abstimmungen, zuzugreifen. Wenn ein Administrator einen Benutzer zu einem Gremium hinzufügt oder aus einem Gremium entfernt oder die Rollen und Berechtigungen eines Benutzers ändert, wird eine Sicherheitsbenachrichtigung per E-Mail an die vorgesehenen Empfänger gesendet, um zu dokumentieren, was geändert wurde und wer die Änderungen vorgenommen hat.

Änderung der Sicherheitseinstellungen der Umgebung

Wenn sich die Sicherheitseinstellungen einer Umgebung ändern, können sich die neuen Konfigurationen auf den Zugang aller Benutzer auswirken. Zu den möglichen Änderungen gehören das Hinzufügen oder Entfernen von Multi-Faktor-Authentifizierung, Offline-Zugriff, Timeout-Einstellungen und biometrische Aktivierung für mobile Geräte. Die vorgesehenen Empfänger erhalten eine Sicherheits-E-Mail, um sie zu benachrichtigen, dass die Sicherheitseinstellungen der Umgebung aktualisiert wurden.