Meilleures pratiques pour la configuration de documents

Types de fichiers

Boards accepte Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe PDF et les formats de fichiers image courants (.jpg, .BMP, .png, .gif). Les formats de fichiers vidéo ne peuvent pas être chargés dans l’application. Les documents chargés avec des supports vidéo intégrés ou du contenu Flash seront rendus au format PDF statique.

Taille du document

La taille maximale recommandée du fichier de document est de 12 Mo, avec des résultats optimaux pour les fichiers de moins de 10 Mo, car les limitations de bande passante réseau peuvent ralentir le rendu ou le téléchargement des fichiers volumineux. La conversion d’un fichier volumineux en document PDF réduit généralement la taille du fichier, tout en conservant une qualité visuelle suffisante.

Documents PDF numérisés

Dans la mesure du possible, il est préférable de charger des sources de fichiers originales ou des PDF convertis plutôt que des documents PDF numérisés. La numérisation d’un document au format PDF réduit la qualité du texte, supprime toute indexation native du fichier d’origine et peut modifier l’orientation du document. Un PDF numérisé est essentiellement une image photographique d’un document, ce qui peut créer une taille de fichier plus grande et rendre le texte difficile à lire (selon la qualité de la numérisation). Comme le document est une image, aucun texte du fichier ne pourra être recherché par défaut. En outre, vous devrez peut-être faire pivoter un PDF numérisé pour qu’il corresponde à l’orientation du document ou du fichier d’origine.

Protection par mot de passe

Les documents protégés par un mot de passe ou dont l’accès est autrement restreint ne peuvent pas être chargés sur l’application à moins que ces restrictions ne soient supprimées.

Marges et espacement

Si cela est possible, les marges du document peuvent être réduites pour maximiser l’espace à l’écran. Les marges importantes peuvent réduire la quantité de contenu visible à l’écran, obligeant l’utilisateur à ajuster le zoom de la page pour lire le contenu.

Mise en page et sauts de page

Les options de mise en page et de sauts de page peuvent être ajustées dans le fichier d’origine afin de contrôler le contenu qui apparaîtra sur chaque page du document. Ces paramètres sont particulièrement importants lors de l’utilisation de documents Excel, car l’utilisation de grandes feuilles de calcul entraîne le fractionnement des colonnes et des lignes sur des pages distinctes.

Polices personnalisées

Il se peut que les polices personnalisées, non standard, dans des documents chargés ne s’affichent pas correctement dans l’application. Pour contourner ce problème, il est possible de convertir les documents au format PDF pour intégrer les polices personnalisées au fichier exporté. Si vos documents contiennent souvent des polices personnalisées, contactez votre Customer Success Manager pour discuter des autres options.

Taille et résolution de l’appareil : iPad, PC, Mac

Boards utilise un protocole de largeur de page par défaut qui ajuste les documents à n’importe quelle taille ou n’importe quel type d’écran, réduisant ainsi (sans toutefois éliminer) le besoin de mettre en forme les documents pour des appareils ou des écrans spécifiques.