Meilleures pratiques pour la configuration de documents

Types de fichiers

Diligent Boards accepte les formats de fichiers Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe PDF, ainsi que les formats de fichiers image courants (.jpg, .bmp, .png, .gif). Les formats de fichiers vidéo ne peuvent pas être chargés sur Diligent Boards. Les documents chargés avec des médias vidéos intégrés ou du contenu Flash apparaîtront sous forme de PDF statiques.

Taille du document

La taille maximale recommandée des documents est de 12 Mo, avec des résultats optimaux pour les fichiers inférieurs à 10 Mo, étant donné que les limites de bande passante du réseau peuvent allonger la durée nécessaire pour générer ou charger le contenu de gros fichiers. La conversion d'un gros fichier en document PDF réduit généralement la taille du fichier tout en conservant une qualité visuelle suffisante.

Documents PDF numérisés

Dans la mesure du possible, il est préférable de charger les sources de fichiers d’origine ou des PDF convertis plutôt que des documents PDF numérisés. Numériser un document au format PDF réduit la qualité du texte, supprime l’indexation native du fichier d’origine et peut changer l’orientation du document. Dans l’absolu, un document PDF numérisé est une photographie d’un document, ce qui peut créer un fichier plus volumineux et rendre le texte difficile à lire (selon la qualité de la numérisation). Puisque le document est une image, il ne sera pas possible, par défaut, de rechercher du texte dans le fichier. De plus, il sera peut-être nécessaire de faire pivoter un document PDF numérisé pour qu’il soit conforme à l’orientation du document ou du fichier d’origine.

Protection par mot de passe

Les documents protégés par un mot de passe ou dont l’accès est autrement restreint ne peuvent pas être chargés sur Diligent Boards à moins que ces restrictions ne soient supprimées.

Marges et espacement

Si c'est autorisé, il est possible de réduire les marges du document afin d'optimiser l'espace à l'écran. De grandes marges sur un document peuvent réduire la quantité de contenu visible à l'écran, obligeant ainsi l'utilisateur à régler le zoom de la page pour lire le contenu.

Mise en page et sauts de page

Les options de mise en page et de sauts de page peuvent être ajustées dans le fichier d’origine afin de contrôler le contenu qui apparaîtra sur chaque page du document. Ces paramètres sont particulièrement importants lors de l’utilisation de documents Excel, car l’utilisation de grandes feuilles de calcul entraîne le fractionnement des colonnes et des lignes sur des pages distinctes.

Polices personnalisées

Il se peut que les polices personnalisées, non standard, dans des documents chargés ne s’affichent pas correctement dans Diligent Boards. Pour contourner ce problème, il est possible de convertir les documents au format PDF pour intégrer les polices personnalisées au fichier exporté. Si vos documents contiennent souvent des polices personnalisées, contactez votre Customer Success Manager pour discuter des autres options.

Taille et résolution de l'appareil : iPad, PC, Mac

Diligent Boards utilise un protocole de largeur de page par défaut qui ajuste les documents à n'importe quelle taille ou n'importe quel type d'écran, réduisant ainsi (sans toutefois éliminer) le besoin de mettre en forme les documents pour des appareils ou des écrans spécifiques.