ドキュメントの置換

このトピックでは、古いドキュメントを手動で削除することなく、新しいドキュメントまたは更新されたドキュメントに置き換える方法について説明します。

1. ドキュメント置換オプションを表示するには、ドキュメントの行の右端にあるメニューを選択します。

2. 選択したドキュメントを新しいドキュメントに置き換えるには、［置換］を選択してから、アップロードする新しいファイルを選択します。新しいファイルがアップロードされると、元のファイルが削除されます。

3. オプション機能にある「改訂としてマーク機能」および「メモ保存機能」を利用するには、［置換］ではなく［オプションで置換］を選択します。まず新しいファイルをアップロードするように求められ、アップロードすると以下のオプションを利用できるようになります。

   

4. 改訂されたドキュメントは、役員の［更新履歴］リストに自動的に追加されて、改訂としてマークされます。ドキュメントに含めない場合は、［改訂としてマーク］オプションを無効にします。

5. ［更新履歴］リストにメモを残すには、［公開コメント］フィールドにテキストを入力します。

6. 古いドキュメントの役員の注釈を新しいドキュメントに自動転送させるには、メモ保存機能の［メモ/注釈を新しいドキュメントに移動する］オプションを選択します。新しいドキュメントのページ数、ページサイズ、およびページの向きが古いドキュメントと同じである必要があります。

   Note

   新しいファイル名が元のファイル名と同じである場合、［メモ/注釈を新しいドキュメントに移動する］スイッチはデフォルトで有効になります。

   Note

   サイトでメモ保存機能が有効になっているが、ファイルの置換時にこのオプションを使用していない場合、メモ保存機能によって、置き換えられた注釈付きページのコピーが取締役向けに自動的に作成されます。取締役は、必要に応じてこれらの削除されたページを表示でき、メモおよびマークアップをブックに戻すこともできます。

   Note

   メモ保存機能は、サイトで有効にする必要があるオプション機能です。詳細については、カスタマー サクセス マネージャーに問い合わせてください。

7. 置き換えドキュメントのアップロードを開始するには、［アップロード］を選択します。

   

8. コンピューター上のファイルを選択して長押しし、置き換え対象のドキュメントの該当領域にドラッグして、これらの機能を利用することもできます。その場合は、左側にある［置換］または右側にある［オプションで置換］を使用します。

   

9. ドキュメントを Excel ファイルに置き換える場合、［オプションで置換］機能には［すべてのワークシートを含める］があり、すべてのワークシートをアップロードするか、現在アクティブなワークシートのみをアップロードするかを選択できます。