Bestanden delen met Secure File Sharing

De geïntegreerde ervaring van Diligent Secure File Sharing (SFS) en Diligent Boards biedt meer controle en beveiliging bij het beheer van gevoelige bestanden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u inhoud uit een vergadermap deelt met een gegevensruimte in SFS en hoe u bestuurders via e-mail op de hoogte stelt met een koppeling naar de gedeelde bestanden.

1. Selecteer in de hub Actuele vergadermappen het menupictogram uiterst rechts in de rij van een vergadermap. Er wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.

2. U kunt ook in de Boekeditor het menupictogram rechtsboven op de pagina selecteren. Er wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.

3. Selecteer Delen met Secure File Sharing. U wordt naar de pagina Inhoudsselectie geleid.

   Notitie

   Als deze optie niet in het dropdownmenu staat, hebt u geen toegang tot Diligent Secure File Sharing. Neem contact op met uw Customer Success Manager voor hulp.

   

4. Specificeer de vergadermapinhoud die u wilt delen door het keuzerondje te selecteren naast een van de volgende opties:

   • Volledige vergadermap: alle secties in de vergadermap die bestanden bevatten, worden geëxporteerd. De geëxporteerde vergadermap bevat een inhoudsopgave die overeenkomt met de vergadermaptabbladen.

   • Paginabereik: hiermee wordt een reeks vergadermappagina's binnen een bepaald bereik geëxporteerd. Geef vervolgens het eerste en laatste paginanummer van het bereik op in de velden 'Van' en 'Tot'.

   • Tabbladen en bestanden: alle inhoud op een vergadermaptabblad en/of subtabblad wordt gedeeld

5. Selecteer Doorgaan.

   

6. Bekijk de bestemming in Secure File Sharing waar de vergadermapinhoud wordt gedeeld. Standaard worden de bestanden gedeeld met een nieuwe Boards-exportmap in uw persoonlijke gegevensruimte. Om een aangepaste bestemming te kiezen, selecteert u Locatie wijzigen.

7. Selecteer Bevestigen en doorgaan.

   

8. U hebt de mogelijkheid om een koppeling naar de gedeelde bestanden in SFS te genereren en de koppeling via e-mail naar eventuele ontvangers te sturen. Selecteer Koppeling verzenden om door te gaan met deze optie.

9. Selecteer het beveiligingsniveau en de ontvangers van de bestandskoppeling. U kunt naar beneden gaan op de pagina om aanvullende opties toe te voegen, zoals een bericht voor ontvangers of een watermerk om documenten te beschermen.

10. Selecteer Bevestigen en verzenden. De vergadermapinhoud is beschikbaar in SFS en de bestandskoppeling wordt via e-mail naar de ontvangers verzonden. Zie Toegang tot Diligent Secure File Sharing voor meer informatie.