Best practices voor documentinstellingen
Bestandstypen
Diligent Boards accepteert bestanden in de indeling Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe PDF en algemene afbeeldingsindelingen (.jpg, .bmp, .png, .gif). Het is niet mogelijk videobestanden te uploaden naar Diligent Boards. Geüploade documenten met ingesloten videomedia of Flash-inhoud worden weergegeven als statisch PDF-bestand.
Documentgrootte
De aanbevolen maximale bestandsgrootte is 12 MB en de beste resultaten worden behaald met bestanden die kleiner zijn dan 10 MB. Door de beperkte bandbreedte kan het weergeven of downloaden van inhoud bij grote bestanden langer duren. Als u een groot bestand converteert naar PDF, wordt de bestandsgrootte meestal verkleind, terwijl de beeldkwaliteit voldoende blijft.
Gescande PDF-documenten
Wanneer mogelijk geniet het de voorkeur originele bestandsbronnen of geconverteerde PDF-bestanden te uploaden in plaats van gescande PDF-documenten. Als een document wordt gescand als PDF, neemt de tekstkwaliteit af, wordt eventuele indexering in het originele bestand verwijderd en wordt de afdrukstand van het document mogelijk gewijzigd. Een gescand PDF-bestand is in feite een foto van een document, waardoor de bestandsgrootte mogelijk toeneemt en tekst mogelijk moeilijker te lezen is (afhankelijk van de scankwaliteit). Aangezien het document een afbeelding is, is eventuele tekst in het bestand standaard niet doorzoekbaar. Verder moet u een gescand PDF-bestand mogelijk draaien zodat de afdrukstand overeenkomt met die van het originele document.
Wachtwoordbeveiliging
Documenten die zijn beveiligd met een wachtwoord of die een andere toegangsbeperking hebben, kunnen niet worden geüpload naar Diligent Boards, tenzij deze beperkingen worden verwijderd.
Marges en afstand
Indien toegestaan kunnen documentmarges worden verkleind zodat de ruimte op het scherm maximaal is. Bij grote documentmarges is er mogelijk minder inhoud zichtbaar op het scherm, waardoor de gebruiker het zoomniveau van de pagina moet aanpassen om de inhoud ervan te kunnen lezen.
Pagina-instelling en pagina-einde
De opties voor pagina-instelling en pagina-einde kunt u aanpassen in het originele document. Zo kunt u bepalen welke inhoud wordt weergegeven op elke pagina van het document. Deze instellingen zijn met name belangrijk bij het werken met Excel-documenten omdat bij grote spreadsheets de kolommen of rijen worden verdeeld over verschillende pagina's.
Aangepaste lettertypen
Aangepaste, niet-standaardlettertypen in geüploade documenten worden mogelijk niet juist weergegeven in Diligent Boards. Als tijdelijke oplossing kunnen documenten worden geconverteerd naar PDF-indeling, zodat aangepaste lettertypen worden ingesloten in het geëxporteerde bestand. Als uw documenten vaak aangepaste lettertypen bevatten, neemt u contact op met uw Customer Success Manager om aanvullende opties te bespreken.
Apparaatgrootte en resolutie: iOS, pc, Mac
Diligent Boards gebruikt een protocol voor de standaard paginabreedte, waarbij documenten worden geschaald zodat ze op elke schermgrootte en elk schermtype passen. Hierdoor is het minder vaak (maar soms wel) nodig de documenten op te maken voor specifieke apparaten of schermen.
