Erstellen einer Sitzungsmappe

Verwenden Sie Ihren Team-Datenraum in Secure File Sharing, um alle Ihre Sitzungsdokumente zu verwalten, bevor Sie sie sicher in Boards verschieben, und eine Sitzungsmappe zu erstellen. Als Boards-Administrator können Sie alle Dateien und Dokumente für Ihre Sitzung in Ihrem Team-Datenraum sammeln und organisieren und diese Struktur dann beim Übertragen des Ordners zum Erstellen der Sitzungsmappe verwenden.

Vor dem Erstellen der Sitzungsmappe müssen Sie zunächst die Dateien und Unterordner hinzufügen, um die Struktur des Hauptordners der Sitzungsmappe zu erstellen.

Voraussetzungen

• Der Secure Meeting Workflow muss aktiviert sein.
• OIDC muss aktiviert sein.
• Sie müssen Manager eines Team-Datenraums sein.
• Sie müssen als Administrator über Bearbeitungsrechte in mindestens einem Gremium verfügen, das mit der Boards-Seite verknüpft ist.

1. Gehen Sie zu Ihrem Team-Datenraum und wählen Sie das Symbol „Weitere Optionen“ neben dem Ordner aus, den Sie zum Erstellen des Sitzungsbuchs verwenden möchten.

   Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.

2. Wählen Sie in dem Menü die Option Sitzungsmappe erstellen aus.

3. Überprüfen Sie die Angaben im Formular und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor.

   • Über Gremiumzugriff wird dem angezeigten Gremium die Berechtigung Administrator kann bearbeiten erteilt. Gibt es in diesem Aufsichtsrat mehr als ein Gremium, werden die Optionen in einem Dropdown-Menü angezeigt.
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Drucken oder Exportieren der Sitzungsmappe zulassen, um Administratoren Druck- oder Exportrechte zu gewähren.

4. Wählen Sie Sitzungsmappe prüfen aus, um die Reihenfolge des Inhalts zu überprüfen und eventuell auftretende Probleme zu identifizieren.

   Tipp

   Warnmeldungen erscheinen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

   • Wenn eine Datei zu groß ist, nicht unterstützt wird oder infiziert ist.
   • Wenn eine Excel-Datei vorhanden ist.
   • Wenn es eine Datei gibt, die nicht in einem Unterordner enthalten ist.
   • Wenn es einen Unterordner der 3. Ebene gibt.

5. Nachdem Sie die Reihenfolge überprüft haben, wählen Sie Sitzungsmappe erstellen aus.

• Am unteren Bildschirmrand erscheint eine Benachrichtigung, die Sie über den Status informiert.

• In Ihrem Ordner in Secure File Sharing erscheint ein Symbol, das anzeigt, dass die Datei in Boards hochgeladen wurde. Sie müssen zu Boards wechseln, um Ihre Sitzungsmappe zu veröffentlichen.