Créer un livre de conseil

Utilisez votre salle de données d’équipe dans Secure File Sharing pour gérer l’ensemble de vos documents de réunion avant de les déplacer en toute sécurité vers Boards pour créer un livre de réunion. En tant qu’administrateur de l’application Diligent Boards, vous pouvez réunir et organiser l’ensemble de vos fichiers et documents pour votre réunion dans votre salle de données d’équipe, puis utiliser cette structure lors du transfert du dossier pour créer le livre de conseil.

Avant de créer le livre de conseil, vous devez d’abord ajouter les fichiers et les sous-dossiers pour créer la structure du dossier principal du livre.

Conditions préalables

• La fonctionnalité Secure Meeting Workflow doit être activée.
• La fonctionnalité OIDC doit être activée.
• Vous devez être responsable de salle de données d’équipe.
• Vous devez disposer des droits « Le gestionnaire peut modifier » pour au moins un comité lié au site Boards.

1. Accédez à votre salle de données d’équipe et sélectionnez l’icône Plus d’options à côté du dossier que vous souhaitez utiliser pour créer le livre de réunion.

   Un menu déroulant apparaît.

2. Sélectionnez Créer un livre de conseil dans le menu.

3. Vérifiez les informations contenues dans le formulaire et procédez aux modifications requises.

   • L’option Accès au comité accorde les autorisations Le gestionnaire peut modifier au comité affiché. Si plusieurs comités sont associés à ce conseil d’administration, les options apparaîtront dans un menu déroulant.
   • Cochez la case Autoriser l’impression ou l’exportation du livre pour accorder aux gestionnaires des droits d’impression ou d’exportation.

4. Sélectionnez Examiner le livre pour vérifier l’ordre du contenu et identifier les éventuelles alertes.

   Astuce

   Les alertes apparaissent dans l’une des situations suivantes :

   • Si un fichier est trop volumineux, n’est pas pris en charge ou est infecté.
   • S’il y a un fichier Excel.
   • Si un fichier n’est pas contenu dans un sous-dossier.
   • S’il y a un sous-dossier de troisième niveau.

5. Une fois que vous avez vérifié l’ordre, sélectionnez Créer un livre.

• Une notification apparaît en bas de l’écran pour vous informer du statut.

• Une icône apparaît sur votre dossier dans Secure File Sharing, indiquant que le fichier a été chargé dans Boards. Vous devez accéder à Boards pour publier votre livre.