Gérer les conditions d’accès

Vous pouvez créer des mentions légales, telles que des conditions générales et des accords de non-divulgation, que les membres d’une salle de données d’équipe doivent accepter avant de rejoindre une salle d’équipe. Les mentions légales sont présentées aux membres par Secure File Sharing lorsqu’ils demandent l’accès à la salle d’équipe. Les spécificités des conditions générales ou des accords de non-divulgation sont générées par vous-même ou votre organisation.

Lorsque vous activez la politique Conditions d’accès, les membres se voient présenter un formulaire qu’ils doivent lire et accepter avant de pouvoir accéder à la salle d’équipe. Si un membre n’indique pas qu’il accepte les Conditions d’accès, il ne peut pas accéder à la salle d’équipe concernée.

Le rapport d’activité de votre salle d’équipe contient un registre complet de tous les accords.

Conditions préalables

• Cette fonctionnalité doit être activée par l’assistance Diligent. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, contactez votre responsable de l’équipe Réussite client pour en savoir plus.

• Vous devez être responsable de la salle de données d’équipe.

• Le fichier de vos conditions d’accès doit être au format .docx ou .pdf et d’une taille de 100 Mo maximum.

Activer les conditions d’accès

1. Dans votre salle de données d’équipe, sélectionnez l’onglet Politiques dans la barre de navigation latérale.

2. Sélectionnez Charger un fichier.

   Le fichier doit être au format .docx ou .pdf et d’une taille de 100 Mo maximum.

3. Cochez la case Activer.

4. Sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page.

5. Dans la fenêtre Confirmer et activer les conditions d’accès, sélectionnez Confirmer et activer.

Les conditions d’accès sont désormais actives pour votre salle d’équipe.

Prévisualiser le formulaire Conditions d’accès

Vous pouvez prévisualiser le formulaire Conditions d’accès pour vérifier la mise en page présentée à vos membres.

1. Dans votre salle de données d’équipe, sélectionnez l’onglet Politiques dans la barre de navigation latérale.

2. Sélectionnez Aperçu.

   Un aperçu de votre document et de la mise en page des conditions d’accès s’ouvre.

Remarque

Les boutons et éléments figurant dans cette vue sont inactifs.

3. Sélectionnez l’icône Fermer pour retourner dans l’onglet Politique.

Mettre à jour les conditions d’accès

Si les détails de votre politique d’accès changent, vous pouvez mettre à jour le fichier chargé.

1. Dans votre salle de données d’équipe, sélectionnez l’onglet Politiques dans la barre de navigation latérale.

2. Sélectionnez Charger un nouveau fichier.

   Le fichier doit être au format .docx ou .pdf et d’une taille de 100 Mo maximum.

3. Sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page.

4. Dans la fenêtre Confirm update of access conditions (Confirmer la mise à jour des conditions d’accès), sélectionnez Confirm and update (Confirmer et mettre à jour).

   En tant que responsable de salle de données, vous acceptez également ces conditions.

Les conditions d’accès à votre salle d’équipe sont mises à jour. Tous les membres devront accepter les nouvelles conditions pour accéder à la salle.

Désactiver les conditions d’accès

1. Dans votre salle de données d’équipe, sélectionnez l’onglet Politiques dans la barre de navigation latérale.

2. Décochez la case Activer.

3. Sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page.

   Les conditions d’accès sont désormais supprimées pour tous les membres.

Ressources supplémentaires

Création et affichage d'un rapport d'activité