取締役会ブックを作成する

会議のブックを作成するためにドキュメントを安全に Diligent Boards に移動する前に、Secure File Sharing のチームのデータルームを使用して、会議に関するすべてのドキュメントを管理します。Diligent Boards 管理者は、会議に関するすべてのファイルとドキュメントをチームのデータルームで収集して整理し、そのフォルダーを転送して取締役会ブックを作成する際にその構造を利用します。

取締役会ブックを作成する前に、まず、ファイルとサブフォルダーを追加して、主となるブックのフォルダーの構造を作成する必要があります。

前提条件

• Secure Meeting Workflow を有効にしておく必要があります。
• OIDC を有効にしておく必要があります。
• 自身がチームのデータルームマネージャーである必要があります。
• Diligent Boards サイトにリンクされている 1 つ以上の委員会に対して、［管理者が編集可能］権限を持っている必要があります。

1. チームのデータルームに移動して、会議のブックを作成するために使用するフォルダーの横にある［その他のオプション］アイコン を選択します。

   ドロップダウンメニューが開きます。

2. メニューから［取締役会ブックを作成］を選択します。

3. フォームに表示される詳細を確認し、修正が必要である部分があったら変更します。

   • ［委員会アクセス］では、表示されている委員会に対する［管理者が編集可能］権限を付与します。 取締役会に複数の委員会がある場合は、ドロップダウンメニューにオプションが表示されます。
   • ［ブックの印刷またはエクスポートを許可］チェックボックスを選択すると、管理者に対する印刷権限またはエクスポート権限が許可されます。

4. ［ブックをレビュー］を選択すると、内容の順番をチェックして、表示される可能性のあるアラートを確認できます。

   ヒント

   アラートは、以下のいずれかが該当する場合に表示されます。

   • ファイルのサイズが大きすぎる、サポートされていないファイル形式である、ファイルがウィルスに感染している。
   • Excel ファイルがある。
   • サブフォルダーに入っていないファイルがある。
   • 第 3 レベルのサブフォルダーがある。

5. 順番を確認したら、［ブックを作成］を選択します。

• ステータスを更新するための通知が画面下部に表示されます。

• Secure File Sharing のフォルダーに、ファイルが Diligent Boards にアップロードされたことを示すアイコンが表示されます。ブックを公開するには Diligent Boards に移動する必要があります。