会議テンプレートを作成して使用する

会議テンプレートを使用すると、同じ詳細を使用する会議をより迅速に作成できます。テンプレートは、［議題］タブに事前入力されたデータを提供します。

テンプレートを作成する

  1. ［フロー］の［概要］に移動し、［フローの開始］アイコン を選択します。詳細については、以下を参照してください。会議フローを開始または開く

  2. ［議題］タブで、議題アイテムとドキュメント提供情報を追加します。ドキュメントを誰が提供、レビュー、承認するかに関する情報は、テンプレートで保存されます。

  3. 議題アイテムのリストの上にある［その他のオプション］アイコン を選択し、オプションから［テンプレートとして保存］を選択します。

  4. テンプレートの一意の名前を入力し、［作成］を選択します。このテンプレートは、次回会議を作成するときに使用できます。

    5. メモ

    会議テンプレートを作成するたびに、フローは、フロー インストールのチーム データ ルームの /Flows/Meetings/Templates フォルダーに .tpl ファイルを保存します。このファイルは、新しい会議フローを開始し、ユーザー インターフェイスでテンプレートを選択するとアクセスされます。これは内部システム ファイルであり、会議フローによってのみ解釈できます。このファイルおよびそれを含むフォルダー構造を変更、置換、移動、削除、または名前変更しないでください。

テンプレートを使用する

  1. ［フロー］の［概要］に移動し、［フローの開始］アイコン を選択します。詳細については、以下を参照してください。会議フローを開始または開く

  2. ［フロー］>［会議を作成］を選択します。

  3. 使用するテンプレートを選択し、［選択したテンプレートを使用］を選択します。

  4. ［詳細］タブの情報を更新します。

  5. ［議題］タブで、議題アイテムのドキュメント提供情報を更新します。

    1. ［提供を追加］を選択します。

    2. ［提供を要求］ウィンドウで、［戻る］を選択します。

  6. ドキュメントを誰が提供、レビュー、承認するかに関する情報を更新します。次に、ドキュメント要求の期日を調整します。

  7. ［次へ］を選択します。

  8. パーソナルメッセージを追加し、［提供を要求］を選択します。新しい会議に必要な議題アイテムを追加します。

テンプレートを削除する

  1. ［フロー］の［概要］に移動し、［フローの開始］アイコンを選択します。

  2. ［フロー］>［会議を作成］を選択します。

  3. 削除するテンプレートを選択します。

  4. ［テンプレートを削除］ > ［はい］を選択します。