Criar um livro do conselho

Use a sua sala de dados de equipe no Secure File Sharing para gerenciar todos os seus documentos da reunião antes de movê-los em segurança para o Boards e criar um livro da reunião. Como um administrador do Boards você pode reunir e organizar todos os seus arquivos e documentos da sua reunião em sua sala de dados de equipe e, em seguida, usar essa estrutura quando transferir a pasta para criar o livro do conselho.

Antes de criar o livro do conselho você deve primeiro adicionar os arquivos e sub-pastas para criar a estrutura da pasta do livro principal.

Pré-requisitos

• Você precisa habilitar o Secure Meeting Workflow.
• Você precisa habilitar o OICD.
• Você precisa ser um gerente de sala de dados de equipe.
• Você precisar ter direitos de edição de administrador em pelo menos um comitê vinculado ao site do Boards.

1. Vá para a sua sala de dados de equipe e selecione o ícone de mais opções ao lado da pasta que você deseja usar para criar o livro da reunião.

   Um menu suspenso é exibido.

2. Selecione Criar livro do conselho no menu.

3. Verifique os detalhes que aparecem no formulário e faça as alterações necessárias.

   • O acesso ao comitê concede permissões Administrador pode editar para o comitê exibido. Se houver mais de um comitê no conselho, as opções aparecerão em um menu suspenso.
   • Marque a caixa de seleção Permitir que o livro seja impresso ou exportado para conceder direitos de impressão e exportação aos administradores.

4. Selecione Revisar livro para verificar a ordem do conteúdo e identificar os alertas que possam aparecer.

   Dica

   Os alertas aparecem se uma das opções abaixo for verdadeira:

   • Se um arquivo for muito grande, não for compatível ou estiver infectado.
   • Se houver um arquivo Excel.
   • Se houver um arquivo que não esteja em uma sub-pasta.
   • Se houver uma sub-pasta de terceiro nível.

5. Após ter verificado a ordem, selecione Criar Livro.

• Uma notificação é exibida na parte inferior da tela para atualizá-lo sobre o status.

• Um ícone será exibido na sua pasta do Secure File Sharing indicando que o arquivo foi carregado no Boards. Para publicar seu livro, você deve ir para o Boards.