Managing target audiences

You can identify criteria to select which users have access to a published document. For example, all internal users may have access to your organization's data security policy but only a select group have access to IT security processes. Or, you may have target audiences based on geographic regions.

The General Info tab for a document is where you select the Target Audience or identify that the document is Publicly Accessible.

A user can be part of more than one target audience. However, a document can only be associated with a single target audience.

Add a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select Target Audience to add a target audience.

  3. Name the target audience and add a Description.

  4. Select Is Active to make the target audience available as a selection when creating or revising documents.

  5. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

    • Bedingung bestimmt die Beziehung zwischen Feld und Wert. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten basieren auf Ihrem Arbeitsvorhaben.

      • Gleich (=) ist eine exakte Übereinstimmung.

      • Nicht gleich (!=).

      • Enthält, um einen Feldinhalt teilweise abzugleichen. Sie können beispielsweise „Geschäft“ hinzufügen und erhalten Felder mit den Begriffen „Geschäftsprozesse“, „Geschäftsrichtlinien“ und „Geschäftseinheit“.

    • Wert sind Auswahlmöglichkeiten, nach denen gefiltert werden soll. Werte können ein Datum, Freitext oder Referenzcodes enthalten. Siehe Configuring categories, values, and attributes.

    • Logik definiert, wie Felder zueinander stehen. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten basieren auf Ihrem Arbeitsvorhaben.

      • „Und“-Logik bedeutet, dass alle Felder/Bedingungen/Werte erfüllt sein müssen (z. B. Feld 1 UND Feld 2).

      • „Oder“-Logik bedeutet, dass mindestens ein Feld/eine Bedingung/ein Wert erfüllt sein muss (z. B. Feld 1 ODER Feld 2).

      • „Nicht“-Logik ist das Gegenteil von „Und“ (z. B. nur Feld 1. Ignorieren, wenn Feld 1 und Feld 2).

      • Enthält einen Wert.

  6. Select Save.

Manage a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select any of the following for the target audience:

    to edit the target audience.

    to clone a target audience and edit it to create a new target audience.

    to delete to remove the target audience if no documents have the target audience assigned. If a document is assigned to a target audience, the is grayed out and the target audience cannot be deleted.