Configuring template assignments

When you create a document in Policy Manager, a template can be automatically assigned. Template assignments are the rules to ensure a document is assigned to the correct template. You can select a different template during document creation. For each document, the system reviews the sequenced rules and assigns the document template when there is a match.

You must create a document template before it can be assigned. See Managing document templates.

Add a template assignment

To add a template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments.

2. Select Document Template Assignments .

3. Enter a Name for the template assignment and add a Description.

4. To control the order, add a Sequence Number.

5. Form Name is not used. A template is always for a document.

6. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

   • Bedingung bestimmt die Beziehung zwischen Feld und Wert. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten basieren auf Ihrem Arbeitsvorhaben.

     • Gleich (=) ist eine exakte Übereinstimmung.

     • Nicht gleich (!=).

     • Enthält, um einen Feldinhalt teilweise abzugleichen. Sie können beispielsweise „Geschäft“ hinzufügen und erhalten Felder mit den Begriffen „Geschäftsprozesse“, „Geschäftsrichtlinien“ und „Geschäftseinheit“.

   • Wert sind Auswahlmöglichkeiten, nach denen gefiltert werden soll. Werte können ein Datum, Freitext oder Referenzcodes enthalten. Siehe Configuring categories, values, and attributes.

   • Logik definiert, wie Felder zueinander stehen. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten basieren auf Ihrem Arbeitsvorhaben.

     • „Und“-Logik bedeutet, dass alle Felder/Bedingungen/Werte erfüllt sein müssen (z. B. Feld 1 UND Feld 2).

     • „Oder“-Logik bedeutet, dass mindestens ein Feld/eine Bedingung/ein Wert erfüllt sein muss (z. B. Feld 1 ODER Feld 2).

     • „Nicht“-Logik ist das Gegenteil von „Und“ (z. B. nur Feld 1. Ignorieren, wenn Feld 1 und Feld 2).

     • Enthält einen Wert.

7. Under Then apply template assignment, identify the template to assign to the documents that match the criteria. You can only apply one template for the template assignment created.

8. Select Save changes.

Managing a template assignment

To manage an existing template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments. The existing template assignments display in the grid.

2. Select any of the following:

   to edit the template assignment.

   to delete the template assignment.

   to change the sequence.