Projekte sichern und exportieren

Sie können eine Kopie eines Projekts außerhalb der Projekte-App auf Ihrem lokalen Computer oder im Netzwerk speichern.

Funktionsweise

Sie können ein Projekt sichern und exportieren, um Ihre Projektergebnisse für andere Teammitglieder, externe Prüfer und Regulierer freigeben. Die Projektinhalte werden als ein aus einzelnen Dateien bestehender Satz exportiert, der als Archivdatei (.zip) komprimiert wurde. Die maximale Dateigröße für den Export beträgt 90 GB.

Achtung

Sie können die Löschung eines einzelnen Elements in Diligent One nicht rückgängig machen. Alle Löschungen müssen bestätigt werden, und sobald eine Löschung bestätigt wurde, ist das Element nicht mehr verfügbar. Am einfachsten stellen Sie ein gelöschtes Element wieder her, indem Sie es neu anlegen.

Berechtigungen

Nur Fachmanager können Projekte sichern und exportieren.

Projektdateien sichern und exportieren

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf den Projektmanagementreiter Einstellungen.

    Die Unterregisterkarte Einstellungen wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf den Unterreiter Datensicherung/Export.
  5. Erstellen Sie eine neue Sicherung des Projekts:
    1. Klicken Sie auf Exportieren.
    2. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.

      Auf der Seite Datensicherung/Export wird eine Statusmitteilung angezeigt und der Liste Projektexport wird ein Eintrag hinzugefügt, der darauf hinweist, dass der Backup gestartet ist. Wenn die Sicherung vollständig erstellt wurde, wird eine E-Mail-Benachrichtigung versendet.

Projektdateien herunterladen

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf den Link in der E-Mail zur Projektdatensicherung, um zur Seite Datensicherung/Export zu navigieren.
    • Klicken Sie innerhalb des Projekts auf der Projektmanagement-Registerkarte auf Einstellungen, und klicken Sie auf die Unterregisterkarte Datensicherung/Export.
  2. Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:
    • Um eine bestehende Projektsicherung lokal auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk zu speichern, klicken Sie neben dem entsprechenden Backupeintrag auf Herunterladen.
    • Um Projektberichte herunterzuladen, navigieren Sie zum betreffenden Dokument unter Projektberichte exportieren, klicken Sie auf Gehe zu und wählen Sie den oder die herunterzuladenden Berichte.

Datensicherung der Projektdateien löschen

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf den Link in der E-Mail zur Projektdatensicherung, um zur Seite Datensicherung/Export zu navigieren.
    • Klicken Sie innerhalb des Projekts auf der Projektmanagement-Registerkarte auf Einstellungen, und klicken Sie auf die Unterregisterkarte Datensicherung/Export.
  2. Klicken Sie neben dem Backup-Eintrag auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf OK, um die Löschung der Datensicherung der Projektdateien zu bestätigen.

    Achtung

    Die Datensicherung der Projektdateien wird endgültig entfernt. Nach der Löschung ist es nicht mehr möglich, auf die Projektdateien zuzugreifen oder sie wiederherzustellen.

Struktur der Unterordner der ZIP-Datei

In der Datensicherung eines Projekts sind die folgenden Inhalte des Projekts enthalten:

  • Informationen des Aktivitätsprotokolls, die unter Letzte Aktivitäten auf dem Dashboard protokolliert werden.
  • Aktuelle Versionen von hochgeladenen Anhängen
  • Word-, PowerPoint-, PDF- und Excel-Berichte
    Hinweis

    Wenn bei der Datensicherung eines Projekts ein Problem auftritt, ist in der .zip-Datei eine die Datei errors.txt mit Informationen über das Problem enthalten. Auch die Person, die die Projektsicherung durchgeführt hat, erhält eine Benachrichtigung mit weiteren Anweisungen per E-Mail.

Anhänge

Die Anhänge in der .ZIP-Datei werden automatisch in benannten Unterordnern gruppiert. In den Unterordnern werden Anhänge danach kategorisiert, wo sie in der Projekte-App angehängt wurden. Die Bezeichnungen der Unterordner können maximal 60 Zeichen lang sein.

Unterordner

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Die Unterordner in der .ZIP-Datei werden wie folgt kategorisiert und verschachtelt:

[Projektname]

  • Planung
    • [Titel der Planungsdatei]
  • Schilderungen
    • [Schilderungstitel]
  • Kontrolltests
    • [Kontroll-ID] (Zielreferenz + Kontrollnummer)
      Beispiel: C-01
      • [Testrunde]
        Beispiele: Zwischen/Gesamtjahr, Q1, Q2, Q3, Q4
        Hinweis

        Bei nur einer Testrunde wird kein Unterordner erstellt.

  • Exemplarische Vorgehensweisen
    • [Kontroll-ID] (Zielreferenz + Kontrollnummer)
      Beispiel: C-01
  • Aktionen
    • [Aktionstitel]
  • Feststellungen
    • [Feststellungstitel]
  • Requests
    • [Anfragetitel]