Wiederholte Erinnerungen an Aktionen versenden
Senden Sie wiederholte Erinnerungen an Menschen, die auf Aktionen antworten müssen.
Funktionsweise
Wenn Sie wiederholte Aktionserinnerungen verschicken müssen, können Sie konfigurieren, wie oft E-Mail-Benachrichtigungen an Eigentümer und an CC-Personen geschickt werden sollen. Sie können auch mehrere Aktionen in einer einzelnen E-Mail an die Eigentümer und mitwirkende Personen senden.
Beispiel
Wiederkehrende Erinnerungen konfigurieren
Szenario
Sie erstellen eine Aktion und legen als Fälligkeitsdatum den 3. Mai 2019 fest. Sie können ebenfalls Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie folgt konfigurieren:
- Wiederkehrende Erinnerungen versenden Wöchentlich
- Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden 5, 3. 1. leer, leer
Ergebnis
Vor dem 3. Mai 2019 Diligent One sendet Erinnerungs-E-Mails 5 Tage, 3 Tage und 1 Tag vor dem Fälligkeitsdatum.
Nach dem 3. Mail 2019 Nach dem 3. Mai 2019 werden Erinnerungs-E-Mails nach einem wöchentlichen Zeitplan verwendet, bis die Aktion geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen wird. Wird die Person, der eine Aktion zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.
Berechtigungen
Projekt- und Projekttyp-Administratoren können konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden.
Benutzer mit der Rolle „Fachmanager”, „Fachbenutzer”, „Mitwirkender Manager”, „Mitwirkender Tester” und „Mitwirkender Benutzer” können mehrere Aktionen in einer E-Mail versenden.
Konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden
Sie können wiederholte Erinnerungen verschicken auf Basis
- eines täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ablaufplans,
- eines benutzerdefinierten Zeitplans, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin beruht.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen aus.
- Konfigurieren Sie die folgenden Felder, und wählen Sie Speichern:
Feld Standard Bemerkungen Wiederkehrende Erinnerungen versenden Wöchentlich Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anfragen) versendet werden sollen.
Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt.
Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.
Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen.
Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.
Hinweis
Wenn Sie nur regelmäßig wiederkehrende Erinnerungsmails ohne zusätzliche geplante Erinnerungen „x“ Tage vor dem Fälligkeitsdatum aktivieren, sendet Diligent One die regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum.
Wenn Sie jedoch beide Benachrichtigungsarten aktivieren, sendet Diligent One nur die Erinnerungen im benutzerdefinierten Zeitplan vor dem Fälligkeitsdatum und nur die zusätzlichen regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum.
Mehrere Aktionen in einer einzelnen E-Mail pro Person konsolidieren
Sie können mehrere Aktionen, die einem Eigentümer oder einer CC-Person zugewiesen wurden, in einer einzelnen E-Mail pro Person konsolidieren.
- Fügen Sie alle Ihre Aktionen hinzu und behalten Sie die Option Benachrichtigung jetzt senden bei jeder Aktion nicht ausgewählt.
- Optional. Navigieren Sie in der Seite Projekttyp konfigurieren auf die Registerkarte Benachrichtigungen, um anzugeben, wie oft Erinnerungen verschickt werden sollen.
- Navigieren Sie zu jeder Aktion, wählen Sie [Häufigkeit] Erinnerung versenden und klicken Sie auf Speichern.
Ergebnis Alle Aktionen werden zu einer einzelnen E-Mail für jede Person zusammengefasst.
Wer erhält Erinnerungen?
Sowohl Eigentümer als auch alle Menschen, die auf CC gesetzt wurden, erhalten Erinnerungsbenachrichtigungen.
- Eigentümer erhalten eine E-Mail, die beschreibt, dass sie einem Problem oder einer Aktion als Eigentümer zugewiesen wurden.
- Personen, die für eine Aktion auf CC gesetzt wurden, erhalten eine andere E-Mail, die beschreibt, dass sie der Aktion als Mitwirkender zugewiesen wurden.
Wann werden Erinnerungen verschickt?
Erinnerungen werden nur für offene Aktionen verschickt.
Wenn Sie beispielsweise eine Aktion aktualisieren, indem Sie für Aktionsstatus Geschlossen einstellen, werden der Eigentümer der Aktion und auf CC gesetzte Personen keine Erinnerungen für die Aktion mehr erhalten.
