Wiederholte Anfrageerinnerungen versenden

Senden Sie wiederholte Erinnerungen an Menschen, die für die Erfüllung von Anfragen verantwortlich sind.

Funktionsweise

Wenn Sie wiederholte Erinnerungen in Bezug auf Anfragen verschicken müssen, können Sie konfigurieren, wie oft E-Mail-Benachrichtigungen an Eigentümer von Anfragen und an CC-Personen geschickt werden sollen. Sie können auch mehrere Anfragen in einer einzelnen E-Mail an die Eigentümer und mitwirkende Personen senden.

Hinweise

Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Beispiel

Wiederkehrende Erinnerungen konfigurieren

Szenario

Sie erstellen eine Anfrage und legen als Fälligkeitsdatum den 3. Mai 2019 fest. Sie können ebenfalls Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie folgt konfigurieren:

Wiederkehrende Erinnerungen versenden Wöchentlich
Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden 5. 3. 1, leer, leer

Ergebnis

Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden wöchentlich (jeden Montag) vor dem 3. Mail 2019 versendet. Zusätzliche Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden außerdem 5 Tage, 3 Tage und 1 Tag vor dem 3. Mai 2019 versendet.

Nach dem 3. Mail 2019 werden Erinnerungs-E-Mails nach einem wöchentlichen Zeitplan verwendet, bis die Anfrage geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen wurde. Wird die Person, der eine Anfrage zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.

Berechtigungen

Projekt- und Projekttyp-Administratoren können konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden.

Benutzer mit der rolle „Fachmanager” und „Fachbenutzer” können mehrere Anfragen in einer E-Mail versenden.

Konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden

Sie können wiederkehrende Erinnerungen nach einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ablaufplan oder nach einem benutzerdefinierten Ablaufplan auf der Grundlage von „x“ (Anzahl) Tagen vor dem Fälligkeitsdatum senden.

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
Wählen Sie unter Systemadministration die Option Projekttypen verwalten.
Gehen Sie zu dem gewünschten Projekttyp und wählen Sie Bearbeiten.
Die Seite Projekttypen verwalten wird geöffnet.
Wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen aus.

Konfigurieren Sie die folgenden Felder, und wählen Sie Speichern:

Feld	Standard	Bemerkungen
Wiederkehrende Erinnerungen versenden	Wöchentlich	Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anfragen) versendet werden sollen. Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt. Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.
Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden		Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen. Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.

Feld

Standard

Bemerkungen

Wiederkehrende Erinnerungen versenden

Wöchentlich

Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anfragen) versendet werden sollen.

Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt.

Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.

Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden

Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen.

Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.

Hinweis

Wenn Sie nur regelmäßig wiederkehrende Erinnerungsmails ohne zusätzliche geplante Erinnerungen „x“ Tage vor dem Fälligkeitsdatum aktivieren, sendet Diligent One die regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum.

Wenn Sie jedoch beide Benachrichtigungsarten aktivieren, sendet Diligent One nur die Erinnerungen im benutzerdefinierten Zeitplan vor dem Fälligkeitsdatum und nur die zusätzlichen regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum.

Mehrere Anfragen in einer einzelnen E-Mail pro Person konsolidieren

Wenn Sie einen Massenversand von Anfragen durchführen, werden mehrere Anfragen zu einer einzelnen E-Mail zusammengefasst und nicht jeweils als eine E-Mail pro Anfrage versendet.

Fügen Sie alle Ihre Anfragen hinzu und behalten Sie die Option Jetzt senden nicht ausgewählt.
Optional. Navigieren Sie in der Seite Projekttyp konfigurieren auf die Registerkarte Benachrichtigungen, um anzugeben, wie oft Erinnerungen verschickt werden sollen.
Klicken Sie auf den Projektverwaltungsreiter Anfragen, um auf die Seite Anfragenverfolgung zu gelangen.
Wählen Sie die Anfragen, die zu einer einzelnen E-Mail konsolidiert werden sollen.
Klicken Sie auf Benachrichtigung senden.
Ergebnis Alle Anfragen werden zu einer einzelnen E-Mail für jede Person zusammengefasst.

Wer erhält Erinnerungen?

Sowohl der Eigentümer der Anfrage als auch alle Menschen, die auf CC gesetzt wurden, erhalten E-Mail-Benachrichtigungen.

Der Eigentümer der Anfrage erhält eine E-Mail, die beschreibt, dass ihr die Anfrage zugewiesen wurde.
Menschen, die für die Anfrage auf CC gesetzt wurden, erhalten eine andere E-Mail, die beschreibt, dass sie der Anfrage als Mitwirkender zugewiesen wurden.

Wann werden Erinnerungen verschickt?

Erinnerungen werden für offene Anfragen sowie für weitere Anfragestatus gesendet, für die im Projekttyp Benachrichtigungen aktiviert wurden.

Wenn Sie eine Anfrage aktualisieren, indem Sie den Status auf Empfangen einstellen, werden der Eigentümer der Anfrage und auf CC gesetzte Personen keine Erinnerungen für die Anfrage mehr erhalten. Erinnerungen werden außerdem nicht gesendet, während die Anfrage sich in einem Status befindet, für den Benachrichtigungen deaktiviert sind.