Im Kontrollzentrum Kontrollen verwalten

Kontrollzentrum ist eine App, die Kontrollinformationen aus der Projekte-App in einer vereinfachten und zentralisierten Ansicht darstellt. Über das Kontrollzentrum können Frontline-Mitarbeiter in Ihrer Organisation die Kontrollen, auf die sie Zugriff haben, außerhalb der Projekte-App anzeigen und verwalten, ohne durch die Struktur der einzelnen Projekte navigieren zu müssen.

Alle Kontrollinformationen werden zwischen der Projekte-App und dem Kontrollzentrum in Echtzeit synchronisiert und in beiden Apps angezeigt.

Vorbereitungen

Bevor Sie Kontrollen verwalten können, muss ein Mitarbeiter aus Ihrem Team Ziele, Risiken und Kontrollen in Projekten definieren und Ihnen Zugriff auf die entsprechenden Projekte in der Projekte-App zuweisen.

Um die Informationen zu Kontrollaufgaben im Kontrollzentrum anzuzeigen, müssen in der Projekte-App Ablaufpläne für die Kontrollleistung definiert werden.

Funktionsweise

Im Kontrollzentrum wird eine Liste der Kontrollen angezeigt, auf die Sie über mehrere Projekte hinweg zugreifen können. Sie können nach einer Kontrolle suchen oder mit Filtern die Liste auf eine Teilmenge der Kontrollen einschränken.

Innerhalb einer bestimmten Kontrolle können Sie die folgenden Informationen anzeigen oder aktualisieren:

• Attribute Die Eigenschaften einer Kontrolle
• Testplan Eine Beschreibung oder eine Reihe von Schritten, die detailliert beschreiben, wie die Kontrolle getestet werden soll
• Exemplarische Vorgehensweise Die Bewertung, ob eine Kontrolle effektiv entworfen wurde oder nicht
• Testen Die Einschätzung, ob eine Kontrolle effektiv funktioniert oder nicht
• Kontrollaufgaben Der Status der Kontrollaktivitäten, die zuvor ausgeführt wurden und momentan ausgeführt werden.

Sie können auch mit dem Kontrollzentrum Attribute für mehrere Kontrollen gleichzeitig aktualisieren.

Bedeutung der Symbole für das Kontrollkonzept und den Ablauf von Kontrollen

Die folgenden Symbole stellen die Auswertung einer exemplarischen Vorgehensweise oder eines Tests einer Kontrolle dar:

Symbol	Kontrollkonzept (exemplarische Vorgehensweise)	Ablauf der Kontrolle (Test)
	Angemessen gestaltet	Funktioniert effektiv
	Gestaltungsfehler	Vermerkte Ausnahmen
	Nicht getestet	Nicht getestet
		Nicht zutreffend

Beispiel

Berechtigungen

Kontrollattribute

Benutzer mit den folgenden Berechtigungen können Kontrollattribute in Kontrollzentrum aktualisieren:

• Mitwirkende Manager, Fachbenutzer, Fachmanager

• Mitwirkende Tester oder mitwirkende Benutzer, aber nur, wenn sie auch der Eigentümer oder geschäftsführende Eigentümer des Ziels oder der Eigentümer der Kontrolle sind

  • Der Eigentümer oder der geschäftsführende Eigentümer des Ziels hat Lese- und Schreibzugriff auf alle Kontrollen innerhalb des Ziels

  • Der Eigentümer einer Kontrolle hat nur Lese- und Schreibzugriff auf diese Kontrolle

• Benutzer mit den Rollen „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” und „Beaufsichtigende Kontrollprüfer” haben schreibgeschützten Zugriff auf Kontrollattribute

Testattribute

Benutzer mit den folgenden Berechtigungen können Testattribute in Kontrollzentrum aktualisieren:

• Fachbenutzer, Fachmanager

• Mitwirkende Tester, aber nur, wenn sie auch der Eigentümer oder geschäftsführende Eigentümer des Ziels oder der Eigentümer der Kontrolle sind

  Hinweis

  Ein mitwirkender Tester kann alle Testrunden innerhalb einer Kontrolle sehen, wenn dieser Benutzer der zugeordnete Benutzer für mindestens eine Testrunde innerhalb dieser Kontrolle ist.

• Benutzer mit den Rollen „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” und „Beaufsichtigende Kontrollprüfer” haben schreibgeschützten Zugriff auf Testattribute

Spalten in der Tabelle anzeigen und ausblenden

Sie können wählen, welche Spalten im Kontrollzentrum angezeigt werden, damit Sie nur die Daten überprüfen müssen, die für Sie relevant sind.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
2. Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Spalten neu anordnen. Wenn Sie Spalten ausgeblendet haben, lautet die Schaltfläche n Spalten ausgeblendet.
3. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie im Menü die Spalten mit den Schaltern neben den Spaltennamen. Sie können auch über die Links am unteren Rand alle Spalten ein- oder ausblenden.

Spalten in der Tabelle sortieren

Sie können im Kontrollzentrum die Reihenfolge der Spalten ändern.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
2. Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Spalten neu anordnen. Wenn Sie Spalten ausgeblendet haben, lautet die Schaltfläche n Spalten ausgeblendet.
3. Klicken Sie im Menü auf die Spaltennamen und ziehen Sie ihn nach oben oder unten, um ihn neu anzuordnen. Die Spalten oben im Menü befinden sich links in der Tabelle. Die Spalten unten in der Tabelle werden rechts angezeigt.

Kontrollen suchen oder filtern

Sie können nach einer Kontrolle suchen oder mit Filtern die Liste auf eine Teilmenge der Kontrollen einschränken.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App. Die App „Kontrollzentrum” wird geöffnet.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Nach einer Kontrolle suchen Geben Sie die Kontroll-ID oder ein Schlüsselwort bzw. eine Phrase aus der Beschreibung der Kontrolle ein.

     Tipp

     Wenn Sie zuvor eine Abbildung in die Beschreibung der Kontrolle eingefügt und einen alternativen Text für die Abbildung angegeben haben, können Sie die Abbildung anhand ihrer alternativen Textbeschreibung suchen. Weitere Informationen zur Angabe von alternativem Text für Bilder finden Sie unter Bilder in Rich-Text-Felder einfügen.

   • Liste der Kontrollen filtern Sie können einen oder mehrere Filter anwenden, um nur eine Teilmenge der Liste der Kontrollen anzuzeigen.

Titel und Beschreibung für eine Kontrolle aktualisieren

Aktualisiert den Titel und die Aussage, die eine Kontrolle beschreibt.

1. Klicken Sie auf der Homepage des Kontrollzentrums auf die Beschreibung der Kontrolle. Die Kontrollseite wird geöffnet.
2. Aktualisieren Sie neben der ID der Kontrolle den Titel der Kontrolle.
3. Aktualisieren Sie im Feld Beschreibung die Aussage über die Kontrolle.

Attribute aktualisieren und den Testplan für eine Kontrolle anzeigen

Sie können die deskriptiven Eigenschaften einer Kontrolle aktualisieren und Informationen, wie die Kontrolle getestet wird, anzeigen.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
2. Klicken Sie auf der Homepage des Kontrollzentrums auf die Beschreibung der Kontrolle. Die Kontrollseite wird geöffnet.
3. Aktualisieren Sie unter Attribute ein oder mehrere der folgenden Felder:

   Feld	Beschreibung
   Eigentümer	Ermöglicht Ihnen, einen lizenzierten oder nicht lizenzierten Benutzer als den Eigentümer der Kontrolle zur Überwachung und Erstellung von Berichten zuzuweisen Benutzer mit der Rolle „Mitwirkender Tester” oder „Mitwirkender Benutzer” werden normalerweise als Eigentümer einer Kontrolle zugewiesen. Eigentümer können auf Grundlage regionaler oder die Geschäftseinheit bzw. das Projekt betreffende Frameworks zugewiesen werden. Sobald eine Person als Eigentümer einer Kontrolle festgelegt wurde, erhält sie eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link auf die Kontrolle. Auf diese Weise erhält die Person Schreibzugriff auf die zugewiesene Kontrolle und Lesezugriff auf Ziele und Risiken.
   Häufigkeit	Bestimmt die Standardtestmethode und die Stichprobengröße im Testplan Der Testplan für ein Projekt kann zum Beispiel mit einer vordefinierten Häufigkeit (fortlaufend, wöchentlich, monatlich usw.) oder nach Bedarf angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren ausführen und Kontrollen testen.
   Typ	Bestimmt die Standardtestmethode und die Stichprobengröße im Testplan Der Testplan kann zum Beispiel manuelle Kontrollen, Anwendungs-/Systemkontrollen, generelle IT-Kontrollen oder IT-abhängige, manuelle Kontrollen beinhalten.  Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren ausführen und Kontrollen testen.
   Verhindern oder Erkennen	Bestimmt, ob die Kontrolle zur Vermeidung oder zur Erkennung von Risiken vorgesehen ist oder ob sie hier nicht angewendet werden kann.
   Methode optional	Legt fest, wie die Kontrolle getestet oder implementiert wird
   Status optional	Bestimmt den aktuellen Status der Kontrolle
   Benutzerdefinierte Attribute Optional	Aktualisieren Sie unter Benutzerdefinierte Kontrollattribute ein oder mehrere Attribute, die zur Kontrolle gehören. Projektadministratoren können benutzerdefinierte Attribute für Kontrollen unter Projekttypen verwalten in der Projekte-App definieren.

4. Optional. Um den Testplan anzuzeigen, klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte Testen.

   Ergebnis Der Testplan wird unter dem Abschnitt Attribute angezeigt.

Exemplarische Vorgehensweise für eine Kontrolle durchführen

Sie können den Entwurf einer Kontrolle bewerten.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
2. Klicken Sie auf der Homepage des Kontrollzentrums auf die Beschreibung der Kontrolle. Die Kontrollseite wird geöffnet.
3. Aktualisieren Sie auf der Registerkarte Exemplarische Vorgehensweise eins oder mehrere der folgenden Felder:
   

   Feld	Beschreibung
   Ergebnisse der exemplarischen Vorgehensweise optional	Eine Beschreibung der Ergebnisse der exemplarischen Vorgehensweise Hinweis Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Tipp Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren: Chrome, Firefox oder Safari STRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac Internet Explorer oder Microsoft Edge öffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtsschreibprüfung / Hervorhebung falsch geschriebener Wörter
   Ist die Kontrolle angemessen entworfen? Optional	Angemessen gestaltet Gibt an, dass die entworfene Kontrolle den Test bestanden hat Gestaltungsfehler Gibt an, dass das Kontrollkonzept den Test nicht bestanden hat Tipp Der Wert dieses Feldes kann automatisch auf Grundlage der Ergebnisse-App-Metrik ausgefüllt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrollbewertungen automatisieren.
   Geplantes Meilensteindatum optional	Gibt das geplante Datum eines Meilensteins in der exemplarischen Vorgehensweise an Projektadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen.
   Tatsächliches Meilensteindatum optional	Gibt das tatsächliche Datum eines Meilensteins im Zusammenhang mit einer exemplarischen Vorgehensweise an Projektadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen.
   benutzerdefinierte Attribute optional	Legt die Attribute im Zusammenhang mit der exemplarischen Vorgehensweise fest Projektadministratoren können benutzerdefinierte Attribute für exemplarische Vorgehensweisen unter Projekttypen verwalten definieren.

Kontrollleistung anzeigen

Sie können den Status von bereits ausgeführten oder gerade durchgeführten Kontrollaktivitäten anzeigen.

1. In der Projekte-App definieren Sie die Ablaufpläne für die Kontrollleistung.
2. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
3. In der Hauptspalte der Kontrollzentrum-Tabelle für die Kontrollleistung oder über die Registerkarte Exemplarische Vorgehensweise in einer Kontrolle:
   • Status der Kontrollaufgaben anzeigen Bewegen Sie die Maus über die farbigen Abschnitte im Balkendiagramm. Kontrollaufgaben sind Vorkommen der Kontrollaktivitäten, die zuvor ausgeführt wurden und momentan ausgeführt werden. Statusinformationen werden im Balkendiagramm wie folgt zusammengefasst:

     Status	Beschreibung
     Nicht gestartet	der Kontrollverantwortliche hat den Fragebogen erhalten, aber noch nicht beantwortet
     Wird ausgeführt	der Kontrollverantwortliche hat den Fragebogen erhalten, die Antwort gespeichert, jedoch noch nicht übermittelt
     Abgeschlossen	der Kontrollverantwortliche hat den Fragebogen erhalten und die Antwort übermittelt

4. Zeigen Sie auf der Registerkarte Exemplarische Vorgehensweise in einer Kontrolle die folgenden Informationen an:
   • Anzahl der überfälligen Kontrollaufgaben anzeigen Aktivieren Sie Nur überfällige anzeigen. Überfällige Kontrollaufgaben geben an, wie oft Kontrollaktivitäten nicht nach Ablaufplan durchgeführt wurden. Eine überfällige Kontrollaufgabe wird angezeigt, wenn der Kontrollverantwortliche einen Anschlussfragebogen erhält und die Antwort auf einen zuvor gesendeten Fragebogen noch nicht übermittelt hat.
   • Ablaufpläne für Kontrollleistung erstellen oder bearbeiten Klicken Sie auf Ablaufplan und aktualisieren Sie alle relevanten Details. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrollleistung planen.

Einen Test durchführen

Sie können die Wirksamkeit im betriebswirtschaftlichen Kontext der Kontrolle beurteilen.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
2. Klicken Sie auf der Homepage des Kontrollzentrums auf die Beschreibung der Kontrolle. Die Kontrollseite wird geöffnet.
3. Aktualisieren Sie auf der relevanten Registerkarte Testen eins oder mehrere der folgenden Felder.
   

   Feld	Beschreibung
   Testen Sie diese Kontrolle im Rahmen dieser Testrunde (Testrunde)?	Ja Gibt an, dass die Testergebnisse auf die Testrunde anwendbar sind Nein Gibt an, dass die Testergebnisse nicht auf die Testrunde anwendbar sind
   Benutzer zugewiesen optional	Gibt das Teammitglied an, das für das Testen der Kontrolle verantwortlich ist Hinweis Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“ und „Fachbenutzer“ können Kontrolltests zuweisen und nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“ sowie „Fachbenutzer“ können aus diesem Feld ausgewählt werden.
   Was ist die Stichprobengröße der Testrunde?	Gibt einen numerischen Wert an, der die Gesamtstichprobengröße für die Testrunde definiert Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren ausführen und Kontrollen testen.
   Testergebnisse optional	Gibt Details zu den Testergebnissen an Hinweis Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Tipp Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren: Chrome, Firefox oder Safari STRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac Internet Explorer oder Microsoft Edge öffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtsschreibprüfung / Hervorhebung falsch geschriebener Wörter
   Funktionierte diese Kontrolle effektiv? Optional	Funktioniert effektiv Gibt an, dass der Kontrolltest bestanden wurde Ausnahme(n) vermerkt Gibt an, dass die Kontrolle den Test nicht bestanden hat Tipp Der Wert dieses Feldes kann automatisch auf Grundlage der Ergebnisse-App-Metrik ausgefüllt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrollbewertungen automatisieren.
   Geplantes Meilensteindatum optional	Gibt das geplante Datum eines Meilensteins im Test an Projektadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen.
   Tatsächliches Meilensteindatum optional	Gibt das tatsächliche Datum eines Meilensteins an, das mit dem Test verbunden ist Projektadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen.
   Benutzerdefinierte Attribute für Testrunden optional	Legt die Attribute im Zusammenhang mit dem Test fest Projektadministratoren können benutzerdefinierte Attribute für Tests unter Projekttypen verwalten definieren.

Attribute für mehrere Kontrollen gleichzeitig aktualisieren

Sie können Attribute für bis zu 50 Kontrollen auf einmal aktualisieren, solange Sie Lese- und Schreibzugriff auf diese Kontrollen haben, und wenn diese Kontrollen aus Projekten desselben Typs stammen. Wenn Sie mehr als 50 Kontrollen aktualisieren müssen, wiederholen Sie die Massenaktualisierung nach Bedarf. Die so vorgenommenen Änderungen werden im Aktivitätsprotokoll für diese Kontrollen angezeigt.

Die folgenden Kontrollattribute können auf diese Weise aktualisiert werden:

• Häufigkeit
• Typ
• Verhindern oder erkennen?
• Methode
• Status
• Benutzerdefinierte Attribute
• Eigentümer

Die folgenden Testattribute können auf diese Weise für jede Testrunde aktualisiert werden:

• Testen Sie diese Kontrolle im Rahmen dieser Testrunde?

  • Sie müssen Ja wählen, um Werte für alle anderen Attribute für diese Testrunde einzugeben.

    Achtung

    Wenn Sie für eine Kontrolle, für die eine automatische Kontrollbewertung konfiguriert ist, Nein wählen, wird der Bewertungsfaktor deaktiviert. Auch wenn Sie später Ja wählen, müssen Sie die Kontrolle öffnen und den Bewertungsfaktor erneut aktivieren, damit Sie ihn wieder verwenden können.

• Zugeordneter Benutzer
  • Sie können Fachbenutzer, Fachmanager und Contributor-Tester als zugeordneten Benutzer zuweisen. Die Benutzer, die Sie auswählen können, sind mit allen Projekten verbunden, die die von Ihnen ausgewählten Kontrollen enthalten.
• Stichprobengröße

• Hat diese Kontrolle effektiv funktioniert?

  Hinweis

  Sie können diesen Wert nicht für eine Kontrolle ändern, für die eine automatische Kontrollbewertung konfiguriert wurde. Sie müssen die Kontrollbewertung deaktivieren, um diesen Wert im Kontrollzentrum zu ändern.

Attribute, die nicht massenweise aktualisiert werden können:

• Kontroll-ID
• Beschreibung der Kontrolle
• Titel
• Kontrollkonzept
• Ablauf der Kontrolle
• Projekttyp

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mehrere Kontrollen zu aktualisieren.

1. Öffnen Sie die Kontrollzentrum-App.
2. Suchen Sie nach Kontrollen oder filtern Sie diese, falls erforderlich.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Kontrolle, die Sie aktualisieren möchten.

4. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf die Schaltfläche Aktualisieren und wählen Sie dann entweder Kontrollattribute aktualisieren oder Testattribute aktualisieren.

   Hinweis

   Sie können Testattribute aktualisieren nur für Kontrollen auswählen, die Testrunden haben, oder wenn die Projekte, in denen sie enthalten sind, den Projekttyp „Interne Kontrolle“ haben.

5. Wenn Sie Kontrollen aus verschiedenen Projekttypen ausgewählt haben, werden Sie im Kontrollzentrum aufgefordert, den zu aktualisierenden Satz von Kontrollen auszuwählen. Wählen Sie einen Satz aus und klicken Sie dann auf Aktualisierung fortsetzen.
6. Ändern Sie im Seitenbereich Kontrollen aktualisieren die betreffenden Attribute.
   
   Hinweis

   Attribute mit anstehenden Änderungen sind durch einen blauen Punkt gekennzeichnet. Wenn Sie für ein Attribut eine leere Zeichenfolge als Wert festlegen, ist dies dasselbe wie das Löschen des Wertes. Wenn Sie ausstehende Änderungen an einem Attribut rückgängig machen möchten, klicken Sie auf das Symbol Zurücksetzen oder den Link neben dem Attribut.

7. Klicken Sie auf N Kontrollen aktualisieren. Der Seitenbereich wird geschlossen, und im Kontrollzentrum wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Problembehandlung

Wenn der Versuch einer Massenaktualisierung fehlgeschlagen ist, kann dies einen der folgenden Gründe haben:

• Das Ziel ist ausgecheckt und kann erst bearbeitet werden, wenn es wieder eingecheckt ist.

• Sie haben versucht, eine Bewertung zu aktualisieren, die mit einem Bewertungsfaktor automatisiert wird.

• Der Kontrolltest wurde bereits abgezeichnet, wodurch er schreibgeschützt ist.

• Die Kontrolle, das Ziel oder das Projekt war bereits gelöscht, während Sie versucht haben, die Aktualisierung durchzuführen.

• Das Projekt war bereits archiviert, als Sie versucht haben, die Aktualisierung durchzuführen.

• Ein anderer Benutzer hat ebenfalls versucht, dieselbe Kontrolle zur gleichen Zeit zu aktualisieren, wodurch es zu einem Konflikt mit Ihrer Aktualisierung kam.

• Während der Durchführung der Aktualisierung war das zu aktualisierende Feld für diesen Projekttyp deaktiviert.