Aufzeichnungsplanung in Risikomanager

Sie können geplante Datensatzlieferungen für Risikomanager-Objekte wie Risiken, Kontrollen, Prozesse und Ziele erstellen, verwalten und automatisieren. Diese Ablaufpläne können auf wiederkehrender Basis ausgeführt werden, mit Optionen zum Aktualisieren, Anhalten, Fortsetzen oder Löschen von Ablaufplänen nach Bedarf. Verwenden Sie die Datensatzplanung, um Ablaufpläne für bestimmte Datensätze auszulösen, Filter anzuwenden und Planungsaufgaben mehreren Benutzern zuzuweisen. Ein Ablaufplan wird basierend auf der in Ihrer Organisation konfigurierten Zeitzone ausgelöst. Wenn ein Ablaufplan festgelegt wird, beginnt er sofort, wenn er für den aktuellen Tag geplant ist, oder um 12:00 Uhr am angegebenen Tag. Ein Ablaufplan kann sich in einer der folgenden Phasen befinden:

Aktiv: Der Ablaufplan wird aktuell ausgeführt.
Pausiert: Der Ablaufplan wurde vorübergehend pausiert.
Geplant: Die zukünftige Ausführung des Ablaufplans ist geplant.
Gestoppt: Der Ablaufplan wurde abgeschlossen.
Abgebrochen: Der Ablaufplan wurde abgebrochen und kann nicht mehr fortgesetzt, aktualisiert oder gelöscht werden.
Blockiert: Der Ablaufplan ist entweder falsch konfiguriert oder es ist ein Fehler bei der Ausführung aufgetreten.

einen Ablaufplan hinzufügen

Sie können einen Ablaufplan wie folgt hinzufügen:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.
Wählen Sie auf der Listenseite Ablaufplan die Option Ablaufplan hinzufügen aus.
Geben Sie im Bereich Ablaufplan hinzufügen einen Namen für den Ablaufplan ein.
Wählen Sie den Objekttyp aus. Die verfügbaren Objekttypen sind Risiko, Kontrolle, Prozess und Ziel.
Wählen Sie den Datensatztyp aus. Die mit dem ausgewählten Objekttyp verknüpften Datensätze werden angezeigt. Wenn Sie beispielsweise den Objekttyp „Risiko“ ausgewählt haben, werden die Datensatztypen „Risikobewertung“ und „Risikobeilegung“ angezeigt.
(Optional) Geben Sie im Bereich Filtern nach das Feld, den Feldwert und die zugehörige Organisationseinheit an, nach dem bzw. der die Datensätze gefiltert werden sollen. Sie können mehrere Felder, Feldwerte und Organisationseinheiten auswählen. Wählen Sie Anwenden aus.
Geben Sie eine Wiederholungshäufigkeit für den Ablaufplan an:
1. Wählen Sie aus, wie oft der Ablaufplan wiederholt werden soll. Folgende Optionen sind verfügbar:
  - Monatlich
  - Vierteljährlich
  - Halbjährlich
  - Jährlich
  - Sie können die Wiederholungshäufigkeit auch ab 1 Monat anpassen. Verwenden Sie die Plus- (+) oder Minus-Taste (-), um die Anzahl der Monate anzupassen.
2. Verwenden Sie die Datumsauswahl, um ein Startdatum festzulegen.
3. Geben Sie an, wann der Ablaufplan enden soll. Folgende Optionen sind verfügbar:
  - Endet niemals
  - Verwenden Sie die Datumsauswahl, um ein Enddatum festzulegen.
  - Nach einer bestimmten Zahl stoppen
Verwenden Sie das Feld Empfänger, um den Ablaufplan zu suchen und mehreren Personen zuzuweisen. Alternativ können Sie das Kontrollkästchen Objekteigentümern zuweisen aktivieren, um den Ablaufplan automatisch den Objekteigentümern zuzuweisen. Die Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer vollständigen Liste aller zugewiesenen Datensätze, wenn ein Ablaufplan ausgelöst wird. Benachrichtigungen werden für jede Bewertung basierend auf der Ablaufplankonfiguration ausgelöst.
Wählen Sie Ablaufplan hinzufügen aus. Sie können den Ablaufplan auf der Listenseite „Ablaufplan“ anzeigen. Nachdem Sie einen Ablaufplan erstellt und gespeichert haben, werden die Bewertungen sofort am selben Tag ausgelöst.

Anzeigen eines Ablaufplans

Sie können einen Ablaufplan wie folgt anzeigen:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.

Auf der Listenseite Ablaufplan können Sie Ablaufpläne und Details anzeigen, darunter den Namen, Status, Datensatz, die Wiederholungshäufigkeit, das Start- und Enddatum des Ablaufplans sowie die ausgewählten Filter.

Aktualisieren eines Ablaufplans

Sie können einen Ablaufplan wie folgt aktualisieren:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.
Suchen Sie auf der Listenseite Ablaufplan den Ablaufplan, den Sie aktualisieren möchten, wählen Sie das Symbol Weitere Optionen (drei vertikale Punkte) und anschließend Ablaufplan aktualisieren aus.
Sie können im Bereich Ablaufplan aktualisieren die folgenden Felder aktualisieren:
- Name des Ablaufplans
- Filtern nach
- Wiederholen alle, Startdatum und Ende der Wiederholung, um die Wiederholungshäufigkeit des Ablaufplans zu bearbeiten. Wenn der Beginn des Ablaufplans auf ein zukünftiges Datum festgelegt ist, können Sie das Startdatum nicht auf den aktuellen Tag aktualisieren. Das Startdatum kann frühestens auf den nächsten Werktag aktualisiert werden.
- Das Feld Empfänger, um den Ablaufplan einem anderen Eigentümer zuzuweisen oder Eigentümer hinzuzufügen.
Wählen Sie Ablaufplan aktualisieren aus. Die Details werden aktualisiert.

Bei jeder Aktualisierung des Ablaufplans nach dem ersten Auslösen werden die Datensatz- und Objektfelder auf schreibgeschützt gesetzt. Sie können die anderen Felder noch bearbeiten. Die Änderungen werden jedoch erst bei der nächsten Ausführung wirksam.

Pausieren eines Ablaufplans

Sie können einen aktiven oder geplanten Ablaufplan wie folgt pausieren:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.
Suchen Sie auf der Listenseite Ablaufplan den Ablaufplan, den Sie pausieren möchten, und wählen Sie dann Pausieren aus.

Der Ablaufplan wird pausiert und der Status wird zu Pausiert geändert.

Fortsetzen eines Ablaufplans

Sie können alle Ablaufpläne außer jene mit dem Status Gestoppt fortsetzen.

Sie können einen Ablaufplan wie folgt fortsetzen:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.
Suchen Sie auf der Listenseite Ablaufplan den Ablaufplan, den Sie fortsetzen möchten, und wählen Sie dann Fortsetzen aus.

Der Ablaufplan wird fortgesetzt und der Status wird zu Aktiv geändert.

Einen Ablaufplan abbrechen

Sie können Ablaufpläne mit dem Status Aktiv oder Pausiert abbrechen.

Sie können einen Ablaufplan wie folgt abbrechen:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.
Suchen Sie auf der Listenseite Ablaufplan den Ablaufplan, den Sie abbrechen möchten, wählen Sie das Symbol Weitere Optionen (drei vertikale Punkte) und anschließend Ablaufplan abbrechen aus.
Wählen Sie in dem Dialogfeld Ablaufplan abbrechen die Option Ablaufplan abbrechen aus, um den Abbruch zu bestätigen. Der Ablaufplan wird abgebrochen und im Abschnitt Abgebrochen angezeigt. Sie können einen abgebrochenen Ablaufplan nicht aktualisieren, fortsetzen oder löschen.

Löschen eines Ablaufplans

Sie können nur Ablaufpläne mit dem Status Eingeplant löschen. Sie können einen Ablaufplan wie folgt löschen:

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Bereich Einstellungen und dann Ablaufplan aus.
Suchen Sie auf der Listenseite Ablaufplan den Ablaufplan, den Sie löschen möchten, wählen Sie das Symbol Weitere Optionen (drei vertikale Punkte) und anschließend Ablaufplan löschen aus.
Wählen Sie im Dialogfeld Ablaufplan löschen die Option Ablaufplan löschen aus, um den Löschvorgang zu bestätigen. Der Ablaufplan wird gelöscht und kann nicht mehr abgerufen werden.