Mit Kontrollen arbeiten

Eine Kontrolle kann jegliche geplante Aktion zur Beilegung eines Risikos in Ihrer Organisation sein. Die Kontrolle reduziert den Schweregrad und die Auswirkung des Risikos und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko in Ihrer Organisation eintritt.

Eine Kontrolle hinzufügen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dem Risikomanager eine Kontrolle hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Kontrollen und klicken Sie auf + Kontrolle hinzufügen.

    Das Dialogfeld „Kontrolle hinzufügen“ wird geöffnet.

  3. Geben Sie im Bereich Kontrolle hinzufügen einen Namen für die Kontrolle ein.
  4. Fügen Sie alle weiteren erforderlichen Details hinzu und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Kontrolle hinzufügen, um die Kontrolle zu speichern und den Bereich zu schließen.
    • Speichern & neue/n/s hinzufügen, um die Kontrolle zu speichern und eine weitere hinzuzufügen.

    Ergebnis Ihre Kontrollen werden nach dem Hinzufügen erstellt.

  5. Optional. Klicken Sie auf den Namen der Kontrolle, um die detaillierte Kontrollseite anzuzeigen, und fügen Sie weitere Details hinzu.

Eigentümer einer Kontrolle hinzufügen oder ändern

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Eigentümer einer Kontrolle hinzuzufügen oder zu aktualisieren:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontrollen.
  3. Klicken Sie in der Liste der Kontrollen auf den Namen der Kontrolle, deren Eigentümer Sie hinzufügen oder aktualisieren möchten.

    Die Registerkarte Details wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Kontrolleigentümer einen Benutzer aus und klicken Sie auf Änderungen speichern.

    Ergebnis Die Kontrolle wird dem ausgewählten Benutzer zugewiesen und es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den zugewiesenen Benutzer gesendet.

Eine Kontrolle durch verschiedene Workflows bewegen

Nach der Erstellung einer Kontrolle können Sie sie in Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen durch verschiedene Workflow-Zustände bewegen. Möglicherweise erfordern einige Workflow-Zustände das Ausfüllen bestimmter Felder, um sicherzustellen, dass die Kriterien für das Verschieben der Kontrolle erfüllt sind.

Um ein Risiko vom Zustand Entwurf in Identifizierung zu verschieben, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontrolle auf den Namen der Kontrolle, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrollseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die Informationen über die Kontrolle ein, einschließlich ID, Beschreibung und Eigentümer, und klicken Sie auf Änderungen speichern.
  4. Klicken Sie rechts oben auf Identifizieren.

    Ergebnis Der Workflow-Status ändert sich in Identifizierung.

Hinweis

Sie können die oben erwähnten Schritte befolgen, um die Kontrolle je nach Bedarf durch die übrigen Workflow-Zustände zu verschieben.

Eine Kontrolle mit verschiedenen Objekten verknüpfen

Eine Kontrolle ist mit verschiedenen Anlagen und anderen Bibliotheksobjekten in Ihrer Organisation verknüpft. Durch die Erfassung dieser Beziehung und die Verknüpfung der Kontrolle mit den Bibliotheksobjekten wird ein Kontext für die Kontrolle in der Bibliothek und seine Auswirkungen auf die zugehörigen Objekte festgelegt.

Um eine Kontrolle mit verschiedenen Objekten zu verknüpfen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Kontrolle, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Beziehung und führen Sie folgende Schritte aus:
    • Um ein Risiko zu verknüpfen, klicken Sie auf Risiken verknüpfen.

      Das Dialogfeld „Risiken verknüpfen“ öffnet sich.

      1. Wählen Sie den Risikotyp und das Risiko aus.
      2. Klicken Sie auf Risiken verknüpfen.

        Ergebnis Das Risiko wird mit der Kontrolle verknüpft.

    • Um eine Anlage zu verknüpfen, klicken Sie auf Anlagen verknüpfen.

      Das Dialogfeld „Anlagen verknüpfen“ öffnet sich.

      1. Wählen Sie den Anlagentyp und die Anlage aus.
      2. Klicken Sie auf Anlagen verknüpfen.

        Ergebnis Die Anlage wird mit der Kontrolle verknüpft.

    • Um eine Kontrollbewertung zu verknüpfen, klicken Sie auf Kontrollbewertungen verknüpfen.

      Das Dialogfeld „Kontrollbewertungen verknüpfen“ öffnet sich.

      1. Wählen Sie den Kontrollbewertungstyp und die Kontrollbewertung aus.
      2. Klicken Sie auf Kontrollbewertungen verknüpfen.

        Ergebnis Die Kontrollbewertung wird mit der Kontrolle verknüpft.

Hinweis

  • Sie können dieselben Schritte wie oben durchführen, um eine Kontrolle mit zusätzlichen Bibliotheksobjekten, z. B. andere Kontrollen, Prozesse und Ziele, zu verknüpfen, wenn diese Objekte im Risikomanager konfiguriert sind.
  • Sie können von der Startseite aus schnell Objekte verknüpfen, indem Sie die Kontrollzeile erweitern und auf Beziehung hinzufügen klicken. Dies gilt nur, wenn Sie die Kontrolle noch nicht mit einem Objekt verknüpft haben.
  • Wenn Sie Objekte miteinander verknüpfen, wird eine gegenseitige Verknüpfung erstellt. Beispiel: Wenn Sie ein Risiko mit einer Kontrolle verknüpfen, wird das verknüpfte Risiko auf der Registerkarte „Beziehung“ der Kontrolle und die Kontrolle auf der Registerkarte „Beziehung“ des Risikos angezeigt. Wenn die Verknüpfung nicht in beide Richtungen geht, wenden Sie sich an den Support.

Die Verknüpfung der Kontrolle mit anderen Objekten aufheben

Sie können die Verknüpfung einer Kontrolle mit verschiedenen Anlagen und anderen Bibliotheksobjekten aufheben.

Um die Verknüpfung einer Kontrollbeziehung aufzuheben, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Kontrolle, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Beziehung und klicken Sie auf das Symbol für die Aufhebung der Verknüpfung auf dem Objekt, von dem Sie die Verknüpfung entfernen möchten.

    Das Dialogfeld „Verknüpfung der Beziehung aufheben“ wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Verknüpfung des Objekts aufheben.

    Ergebnis Die Verknüpfung mit der Kontrolle wird aufgehoben.

Eine Kontrolle einer Organisationseinheit zuordnen

Erstellen Sie eine Beziehung zwischen einer Kontrolle im Risikomanager und einer Organisationseinheit. Organisationseinheiten bilden das Fundament des Unternehmens und verbinden verschiedene organisatorische Entitäten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. In dieser Hierarchie werden auch Angaben zu Abteilungen und Geschäftseinheiten gespeichert. Sie können eine Kontrolle mehreren Organisationseinheiten zuordnen.

So ordnen Sie eine Kontrolle einer Organisationseinheit zu:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontrolle den Namen der Kontrolle, die Sie aktualisieren möchten.

    Die Seite mit den Kontrolldetails wird angezeigt.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Details im Feld Zugehörige Organisationseinheit eine der vorkonfigurierten Organisationseinheiten aus, mit denen Sie die Kontrolle verknüpfen möchten.

  4. Wählen Sie Auswahl anwenden.

  5. Wählen Sie Änderungen speichern.

    Ergebnis Die Kontrolle wird aktualisiert. Auf der Startseite des Risikomanagers können Sie auf der Registerkarte Kontrolle in der Spalte Organisationseinheit die Organisationseinheit anzeigen, die dem jeweiligen Risiko zugeordnet ist.

Hinweis

Die Hierarchie der Organisationseinheiten wird von den Systemadministratoren in Ihrer Organisation vorkonfiguriert. Weitere Informationen über die Hierarchien in der Organisationsstruktur erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Wenn Sie ein Systemadministrator sind, können Sie die Liste der vorkonfigurierten Organisationseinheiten in den Plattformeinstellungen anzeigen (navigieren Sie zu Plattformeinstellungen und klicken Sie auf Organisationsstruktur). Weitere Informationen über Organisationseinheiten finden Sie unter Übersicht über die Organisationseinheit.

Eine Kontrolle bewerten

Sobald Ihre Kontrolle hinzugefügt und identifiziert wurde, können Sie die Kontrolle bewerten, indem Sie ihre Effektivität analysieren.

Führen Sie zur Bewertung einer Kontrolle die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Kontrolle, die Sie bewerten möchten.

    Die Kontrolldetailseite wird geöffnet.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Bewertungen und klicken Sie den Namen der Kontrollbewertung, um sie zu öffnen.
  4. Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Informationen eingegeben haben, und klicken Sie dann oben rechts auf Bewerten.

    Ergebnis Der Workflow-Zustand ändert sich in Bewertung.

  5. Klicken Sie auf Genehmigen.

    Ergebnis Der Workflow-Zustand ändert sich in „Überwachung“.

Wie werden Kontrollbewertungen generiert?

Kontrollbewretungen werden basierend auf der Zuordnung eines Risikos zu einer Kontrolle generiert.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie werden Bewertungen generiert?

Hinweis

Sie können Risikobewertungen auch manuell von der Registerkarte Bewertungen hinzufügen.

Eine Kontrolle löschen

Führen Sie zum Löschen einer Kontrolle die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Kontrolle, die Sie löschen möchten.

    Die Kontrolldetailseite wird geöffnet.

  3. Klicken Sie oben rechts auf Mehr Optionen und dann auf Löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld erneut auf Löschen.

    Ergebnis Die Kontrolle wird gelöscht.