Mit Prozessen im Risikomanager arbeiten

Ein Prozess ist eine systematische Abfolge von Schritten, die unternommen werden, um ein bestimmtes Ziel innerhalb einer Organisation zu erreichen. Prozesse sind auf Effizienz ausgelegt und helfen einer Organisation, ihre Abläufe zu optimieren und konsistente Ergebnisse zu erzielen.

Beispiele für Prozesse können Betriebsmanagement, Qualitätssicherung und Finanzberichterstattung sein. In der Risikomanager-App können Sie diese Prozesse erstellen und mit Risiken und Kontrollen verknüpfen.

Einen Prozess hinzufügen

Um der Risikomanager-App einen Prozess hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und klicken Sie auf + Prozess hinzufügen.

    Das Dialogfeld „Prozess hinzufügen“ wird geöffnet.

  3. Geben Sie im Bereich Prozess hinzufügen einen Namen für den Prozess ein.
  4. Fügen Sie alle weiteren erforderlichen Details hinzu und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Prozess hinzufügen, um den Prozess zu speichern und den Bereich zu schließen.
    • Speichern & neue/n/s hinzufügen, um den Prozess zu speichern und einen weiteren hinzuzufügen.

    Ergebnis Ihre Prozesse werden nach dem Hinzufügen erstellt.

  5. Optional. Nachdem Sie die Prozesse erstellt haben, klicken Sie auf einen beliebigen Prozessnamen, um die detaillierte Prozessseite anzuzeigen und weitere Details hinzuzufügen.

Einen Prozess durch verschiedene Workflows bewegen

Nach der Erstellung eines Prozesses können Sie ihn in Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen durch verschiedene Workflow-Zustände bewegen. Möglicherweise erfordern einige Workflow-Zustände das Ausfüllen bestimmter Felder, um sicherzustellen, dass die Kriterien für das Verschieben des Prozesses erfüllt sind.

Um einen Prozess aus dem Zustand Definition in den Zustand Planung zu bewegen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und klicken Sie auf den Namen des Prozesses, mit dem Sie arbeiten möchten.

    Die Prozessseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die Informationen über den Prozess ein, einschließlich ID, Beschreibung und Eigentümer, und klicken Sie auf Änderungen speichern.
  4. Klicken Sie oben rechts auf Planen.

    Ergebnis Der Workflow-Zustand ändert sich in Planung.

Hinweis

  • Sie können die oben erwähnten Schritte befolgen, um den Prozess je nach Bedarf durch die übrigen Workflow-Zustände zu verschieben.

  • Möglicherweise erfordern einige Workflow-Zustände das Ausfüllen bestimmter Felder, um sicherzustellen, dass die Kriterien für das Verschieben des Prozesses erfüllt sind.

Einen Prozess mit anderen Objekten verknüpfen

Ein Prozess kann mit den Risiken und Kontrollen Ihrer Organisation verknüpft werden. Es ist wichtig, diese Beziehung für eine wirksame Risikobewertung und -minderung zu erfassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Prozess mit anderen Objekten zu verknüpfen:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und klicken Sie auf den Namen des Prozesses, mit dem Sie arbeiten möchten.

    Die Prozessseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Beziehung und führen Sie folgende Schritte aus:
    • Um ein Risiko zu verknüpfen, klicken Sie auf Risiko verknüpfen.

      Das Dialogfeld „Objekt verknüpfen“ wird geöffnet.

      1. Die Felder „Typ“ und „Beziehung“ werden vorausgewählt.
      2. Wählen Sie im Feld Verknüpft mit das Risiko aus, mit dem Sie den Prozess verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Verknüpfen.

        Ergebnis Der Prozess wird mit dem ausgewählten Risiko verknüpft und in der Registerkarte Beziehungen angezeigt.

    • Um eine Kontrolle zu verknüpfen, klicken Sie auf Kontrolle verknüpfen.

      Das Dialogfeld „Objekt verknüpfen“ wird geöffnet.

      1. Die Felder „Typ“ und „Beziehung“ werden vorausgewählt.
      2. Wählen Sie im Feld Verknüpft mit die Kontrolle aus, mit dem Sie den Prozess verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Verknüpfen.

        Ergebnis Der Prozess wird mit der ausgewählten Kontrolle verknüpft und in der Registerkarte Beziehungen angezeigt.

Hinweis

Wenn Sie die Objekte verknüpfen, wird eine gegenseitige Verknüpfung erstellt. Beispiel: Wenn Sie einen Prozess mit einem Risiko verknüpfen, wird das verknüpfte Risiko auf der Registerkarte „Beziehung“ des Prozesses und der Prozess auf der Registerkarte „Beziehung“ des Risikos angezeigt.

Wenn die Verknüpfung nicht in beide Richtungen geht, wenden Sie sich an den Support.

Verknüpfung eines Prozesses mit anderen Objekten aufheben

Sie können die Verknüpfung einer Prozessbeziehung mit anderen Objekten aufheben.

Um die Verknüpfung einer Prozessbeziehung aufzuheben, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und klicken Sie auf den Namen des Prozesses, mit dem Sie arbeiten möchten.

    Die Prozessseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Beziehung und klicken Sie auf das Symbol für die Aufhebung der Verknüpfung auf dem Objekt, von dem Sie die Verknüpfung entfernen möchten.

    Das Dialogfeld „Objekt trennen“ wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Verknüpfung aufheben.

    Ergebnis Die Prozessverknüpfung wird entfernt.

Einen Prozess einer Organisationseinheit zuordnen

Erstellen Sie eine Beziehung zwischen einem Prozess im Risikomanager und einer Organisationseinheit. Organisationseinheiten bilden das Fundament des Unternehmens und verbinden verschiedene organisatorische Entitäten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. In dieser Hierarchie werden auch Angaben zu Abteilungen und Geschäftseinheiten gespeichert. Sie können einen Prozess mehreren Organisationseinheiten zuordnen.

So ordnen Sie einen Prozess einer Organisationseinheit zu:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Prozesse den Namen des Prozesses aus, den Sie aktualisieren möchten.

    Die Seite mit den Prozessdetails wird angezeigt.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Details im Feld Zugehörige Organisationseinheit eine der vorkonfigurierten Organisationseinheiten aus, mit denen Sie den Prozess verknüpfen möchten.

  4. Wählen Sie Auswahl anwenden.

  5. Wählen Sie Änderungen speichern.

    Ergebnis Der Prozess wird aktualisiert. Auf der Startseite des Risikomanagers können Sie auf der Registerkarte Kontrolle in der Spalte Organisationseinheit die Organisationseinheit anzeigen, die dem jeweiligen Risiko zugeordnet ist.

Hinweis

Die Hierarchie der Organisationseinheiten wird von den Systemadministratoren in Ihrer Organisation vorkonfiguriert. Weitere Informationen über die Hierarchien in der Organisationsstruktur erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Wenn Sie ein Systemadministrator sind, können Sie die Liste der vorkonfigurierten Organisationseinheiten in den Plattformeinstellungen anzeigen (navigieren Sie zu Plattformeinstellungen und klicken Sie auf Organisationsstruktur). Weitere Informationen über Organisationseinheiten finden Sie unter Übersicht über die Organisationseinheit.

Einen Prozess löschen

Führen Sie zum Löschen eines Prozesses die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und klicken Sie auf den Namen des Prozesses, mit dem Sie arbeiten möchten.

    Die Prozessseite mit der Registerkarte „Details“ wird angezeigt.

  3. Klicken Sie oben rechts auf Mehr Optionen und dann auf Löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld erneut auf Löschen.

    Ergebnis Der Prozess wird gelöscht.

Prozesseinstellungen im Risikomanager verwalten

Sie können das Prozessobjekt in der Risikomanager-App aktivieren/deaktivieren. Sie können auch den Namen, der für das Prozessobjekt verwendet werden soll, anpassen.

Das Prozessobjekt aktivieren und deaktivieren

Beim Einschalten

  • Die Registerkarte „Prozess“ wird auf der Risikomanager-Startseite angezeigt.
  • Sie können die erstellten Prozesse anzeigen.
  • Sie können auch die Beziehungen der Prozesse zu Risiken und Kontrollen anzeigen.

Beim Ausschalten

  • Die Registerkarte „Prozess“ wird von der Risikomanager-Startseite entfernt.
  • Die Prozesse oder die Beziehungen der Prozesse zu anderen Objekten werden nicht mehr angezeigt.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Prozessobjekt ein- oder auszuschalten:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf die Erweiterungsschaltfläche , um den Seitenbereich zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen > Globale Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf den Schalter neben dem Prozess, um das Objekt zu aktivieren oder deaktivieren.

    Ergebnis Das Prozessobjekt wird je nach Ihrer Auswahl aktiviert oder deaktiviert.

    Hinweis

    Wenn Sie den Schalter deaktivieren, wird die Registerkarte „Prozess“ von der Risikomanager-Startseite entfernt und die Beziehungen des Prozesses zu anderen Objekten wie Risiken und Kontrollen werden nicht mehr angezeigt.

Das Prozessobjekt umbenennen

In der Risikomanager-App können Sie einen eigenen Namen für das Prozessobjekt vergeben. Dieser Name wird auf der Registerkarte „Prozess“ der Risikomanager-Startseite verwendet.

Führen Sie zum Umbenennen die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Risikomanager-App.

    Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf die Erweiterungsschaltfläche , um den Seitenbereich zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen > Globale Einstellungen.
  4. Klicken Sie neben „Prozess“ auf Namen bearbeiten.
  5. Geben Sie im Dialogfeld Objektnamen bearbeiten einen neuen Namen ein und klicken Sie auf Namen bearbeiten.

    Ergebnis Der Prozess wird erfolgreich umbenannt.