Utilización de evaluaciones para administrar riesgos y controles

La aplicación Evaluaciones de la plataforma Diligent One le proporciona herramientas para administrar los riesgos y controles más comunes y, al mismo tiempo, reducir los costos generales.

En Mis actividades, encontrará varias herramientas de navegación que le brindarán un panorama de prioridad de la evaluación del riesgo y las pruebas de control, y la habilidad para completar rápidamente las tareas en línea en la página. En Matriz de riesgos y controles (Matriz de RyC), se proporciona una lista plana de todos los riesgos y controles que tiene permiso para ver con el fin de ofrecer contexto de apoyo.

La aplicación Evaluaciones presenta información sobre los riesgos y controles que se le asignaron en la aplicación Proyectos, en una vista simplificada a la que es fácil acceder. Puede utilizar Evaluaciones para administrar los riesgos y controles a los que tiene acceso a la vez que completa las evaluaciones y actividades de prueba.

Toda la información de riesgo y control se sincroniza entre Proyectos y Evaluaciones, y se muestra en tiempo real en ambas aplicaciones.

Antes de comenzar a utilizar Evaluaciones

Antes de poder completar una evaluación, alguien de su equipo tiene que definir los riesgos y controles en la aplicación Proyectos. Después, se tienen que asignar las tareas, que aparecerán en la aplicación Evaluaciones.

Cómo funciona Evaluaciones

Evaluaciones tiene dos secciones principales.

La primera sección, Mis actividades (en el menú de la izquierda), incluye varias opciones para ver los diferentes tipos de actividades que tiene asignadas en distintos proyectos. La opción Todo de Mis actividades muestra todas las actividades que le asignaron. Las demás opciones de Mis actividades muestran tipos específicos de asignaciones de actividades. En todas las páginas, las actividades están organizadas en una vista de tarjetas que se muestran por orden de última actualización, la más reciente primero.

En cada tarjeta, puede tener asignada una de las siguientes actividades:

Revisión de confiabilidad Es la evaluación de si un control está diseñado efectivamente o no. Las tarjetas de la revisión de confiabilidad se le asignan en Evaluaciones si usted es Propietario del control o un revisor de la revisión de confiabilidad. En esta tarjeta se documentan los resultados de una revisión de confiabilidad de control.
Cuestionario Incluye el contenido de un cuestionario. Aquí es donde completa el cuestionario.
Plan de pruebas Es una descripción o serie de pasos que detalla cómo se prueba el control, aunque esto no es una evaluación. Las tarjetas del plan de pruebas se le asignan en Evaluaciones si usted es propietario del control o revisor del plan de pruebas.
Prueba Es la prueba para saber si un control está funcionando de forma efectiva o no. Las tarjetas de la prueba de control se le asignan en Evaluaciones si usted es propietario del control, está asignado a una ronda de prueba de control o es revisor. En esta tarjeta se completa una prueba de control.
Evaluación de riesgo Es la evaluación de los factores de riesgo que tienen impacto en el cumplimiento de los objetivos. En esta tarjeta se califica un riesgo eligiendo los factores de calificación. Esta tarjeta aparece en la sección Evaluaciones de Mis actividades si se le ha asignado el rol de Propietario para un riesgo.
Acción Monitoree y administre elementos de acción relacionados con asuntos que se han identificado. Las tarjetas de acción aparecen en Evaluaciones para las acciones que ha agregado, que se le han asignado o en las que lo han puesto en copia.
Solicitud Solicite o entregue documentación para consultas relacionadas con una auditoría. Las tarjetas de solicitud aparecen para las solicitudes que ha agregado, que se le han asignado o en las que lo han puesto en copia.

La segunda sección, Matriz de riesgos y controles (en el menú de la izquierda), le permite ordenar y filtrar los riesgos y controles a los que tiene acceso y que le asignaron en Proyectos.

Significado de los widgets para completar las actividades en Evaluaciones

Widgets de Evaluaciones	Mensajes asociados
Marca de verificación de aprobación	Cada nivel de aprobación que haya ocurrido, junto con el nombre de la persona que la haya completado.
Signo de exclamación de asunto por solucionar	Fallo de diseño Excepción(es) observada(s) No hay ningún revisor asignado
Esperando aprobación	El siguiente nivel de aprobación pendiente y asignado
Creado/a en	Dónde se creó el elemento, como documentos de prueba de asunto o prueba de control
Comentarios	Hay comentarios
Barra de actualización	Haga clic en el botón para actualizar la lista de tarjetas de la pantalla Mis actividades. Aparecen las actualizaciones de las fichas y las fichas se reordenan según la hora de la última actualización.

Uso de los filtros en Evaluaciones

Puede usar Filtros para localizar tarjetas. Algunos filtros se basan en lo que haya seleccionado en Mis actividades, como Acciones, Controles, etc.

Filtro	Descripción
Estados En curso y Completado	Utilice este filtro para seleccionar el estado de las tarjetas que quiere ver. En curso: todas las tarjetas que tienen una tarea por hacer, entre las que se incluyen la prueba de un control, la revisión de un control probado, la firma del estado de un control, la evaluación de un riesgo o el completamiento de una acción. Completado: todas las tarjetas que no tienen tareas por hacer. Estas tarjetas muestran el estado "Completado" en el widget de información.
Ordenar por	Elija una opción de orden de visualización de las tarjetas: Más reciente: las tarjetas se muestran de más reciente a más antigua en función de la fecha y hora de la última edición de la tarjeta. Más antiguo: las tarjetas se muestran de más antigua a más reciente en función de la fecha y hora de la última edición de la tarjeta.
Proyecto	Este filtro muestra una lista de todos los proyectos a los que tiene acceso en Evaluaciones El estado predeterminado es Todos, y le permite ver todos los riesgos y controles de todos los proyectos. Puede buscar proyectos utilizando el campo Buscar dentro del filtro. Puede buscar más de un proyecto utilizando los campos de búsqueda de varios proyectos dentro del filtro. Cuando el filtro esté activado, solo aparecerán los riesgos y controles de los proyectos seleccionados en las listas de tarjetas. Una vez seleccionados los proyectos deseados, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Estado de la acción (en Acciones)	Este filtro muestra todos los estados de acción a los que tiene acceso en Evaluaciones, como abierta, corregida u otros valores definidos por la organización. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar los estados de acción deseados, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Prioridad de la acción (en Acciones)	Este filtro muestra todas las prioridades de acción a las que tiene acceso en Evaluaciones, como alta, baja u otros valores definidos por la organización. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar las prioridades de acción deseadas, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Siguiente aprobación (en Controles)	Este filtro muestra todos los estados de aprobación correspondientes al filtro de proyecto seleccionado a los que tiene acceso en Evaluaciones, como preparador, revisor u otros valores definidos por la organización. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar los estados de aprobación deseados, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Tipo de actividad de control (de Controles)	Este filtro muestra todos los tipos de actividad de control a los que tiene acceso en Evaluaciones, como plan de prueba, revisión de confiabilidad u otros valores definidos por la organización. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar los tipos de actividad de control deseados, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Rondas de prueba (en Controles)	Este filtro muestra todas las rondas de pruebas de solicitud a las que tiene acceso en Evaluaciones, como inicial, final u otros valores definidos por la organización. Después de seleccionar las rondas de prueba, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Control (de Controles)	Este filtro muestra una lista de todos los controles a los que tiene acceso en Evaluaciones. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar los controles deseados, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Estado de solicitud (en Solicitudes)	Este filtro muestra todos los términos de estado de solicitud a los que tiene acceso en Evaluaciones, como en curso, abierta u otros valores definidos por la organización. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar los términos de estado de solicitud deseados, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Término de riesgo (en Riesgo)	Este filtro muestra todos los términos de riesgo a los que tiene acceso en Evaluaciones, como todo, riesgo u otros valores definidos por la organización. Las opciones Todo y Riesgo están seleccionadas de manera predeterminada. Después de seleccionar el término de riesgo deseado, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.
Cuestionarios completados (de Cuestionarios)	Este filtro enumera todos los cuestionarios que ha completado. El estado predeterminado es Todo. Después de seleccionar el cuestionario deseado, haga clic en Aplicar. Haga clic en Cancelar para volver al estado aplicado anteriormente. Haga clic en Borrar para volver al estado predeterminado y seleccionar todos los proyectos.