Uso de Control de la misión para administrar controles

Control de la misión es una aplicación que presenta información de control desde la aplicación Proyectos en una vista simplificada y centralizada. Los operadores de primera línea de su organización pueden usar Control de la misión para ver y administrar los controles a los que tienen acceso, fuera de la aplicación Proyectos, y sin tener que navegar a través de la estructura de cada proyecto.

Toda la información de control se sincroniza entre Proyectos y Control de la misión, y se muestra en ambas aplicaciones, en tiempo real.

Antes de comenzar

Antes de que pueda administrar los controles, alguien en su equipo necesita definir objetivos, riesgos y controles en los proyectos y asignarle el acceso a los proyectos apropiados en la aplicación Proyectos.

Para ver la información de las tareas de control en Control de la misión, los programas de rendimiento del control se deben definir en la aplicación Proyectos.

Cómo funciona

Control de la misión muestra una lista de los controles a los que tiene acceso en varios proyectos. Puede buscar un control o usar filtros para restringir la lista a un subconjunto de controles.

Dentro de un control específico, puede ver o actualizar la siguiente información:

  • atributos las propiedades de un control
  • plan de pruebas una descripción o serie de pasos que detallan cómo se prueba el control
  • revisión de confiabilidad la evaluación de si un control está diseñado efectivamente o no
  • prueba la evaluación para saber si un control está funcionando de forma efectiva o no
  • tareas de control el estado de las actividades de control realizadas previamente y que se están realizando actualmente

También puede utilizar Control de la misión para actualizar atributos para múltiples controles al mismo tiempo.

Qué significan los iconos para el diseño del control y la operación del control

Los siguientes iconos representan la evaluación de una revisión de confiabilidad o prueba de control:

Icono Diseño de control (revisión de confiabilidad) Operación de control (prueba)

Diseñado/a apropiadamente

Funcionando de manera efectiva

Fallo de diseño

Excepciones observadas

No probado

No probado
  No aplicable

Ejemplo

Administración de controles individualmente

Escenario

Como propietario del control, usted es responsable de supervisar una serie de controles. Debe actualizar los atributos de cada control y controlar cómo se está realizando cada control.

Proceso

Abre Control de la misión y filtra la lista de controles por Propietario (su nombre). A continuación, abre cada control, actualiza la información de los atributos y ve las respuestas a los cuestionarios que han enviado los encargados del control.

Resultado

Puede ver y actualizar de manera eficiente la información asociada a todos los controles de los que es responsable.

Reasignación de múltiples controles a otra persona

Escenario

Susan Evans, una propietaria del control, dejó la empresa. Como propietario del proceso, usted es responsable de asignar los controles a su reemplazo, Hussein Hussain. Debe actualizar el propietario de cada uno de los controles de ella.

Proceso

Abre Control de la misión y filtra la lista de controles por Propietario (Susan Evans). Luego, selecciona las casillas de verificación junto a sus controles, hace clic en el botón Actualizar y cambia el propietario a Hussein Hussain.

Resultado

Hussein Hussain es ahora el propietario de todos los controles de Susan Evans.

Después de importar secciones desde un marco a proyectos

Escenario

Usted es un auditor líder responsable de importar las secciones de Cuentas por pagar desde un marco a proyectos que representan auditorías en diferentes regiones. En la costa este, los controles de las cuentas por pagar son controles claves, pero en la costa oeste los controles de las cuentas por pagar no son claves.

Proceso

Usted importa secciones desde su marco a sus diferentes proyectos. Luego abre Control de la misión y filtra la lista de controles por Proyecto (región costa oeste). Seleccione las casillas de verificación junto a los controles de las cuentas por pagar para la costa oeste, haga clic en el botón Actualizar y cambie los controles para que no sean claves.

Resultado

Todos los controles de las cuentas por pagar para proyectos de la costa este son controles claves pero todos los controles de las cuentas por pagar para proyectos de la costa oeste no son claves.

Permisos

Atributos del control

Los usuarios con los siguientes permisos pueden actualizar los atributos del control en Control de la misión:

  • Gerentes colaboradores, usuarios profesionales, gerentes profesionales

  • Probadores colaboradores o usuarios colaboradores, pero solo si también son el propietario o el propietario ejecutivo del objetivo o el propietario del control

    • El propietario o el propietario ejecutivo del objetivo tienen acceso de lectura y escritura a todos los controles dentro del objetivo

    • Si se es el propietario de un control, se permite el acceso de lectura y escritura a ese control únicamente

  • Los ejecutivos supervisores y los revisores supervisores tienen acceso de solo lectura a los atributos del control

Atributos de las pruebas

Los usuarios con los siguientes permisos pueden actualizar los atributos de las pruebas en Control de la misión:

  • Usuarios profesionales, gerentes profesionales

  • Probadores colaboradores, pero solo si también son el propietario o el propietario ejecutivo del objetivo, o el propietario del control

    Nota

    Un probador colaborador puede ver todas las rondas de pruebas dentro de un control si ese usuario es el usuario asignado durante al menos una ronda de pruebas dentro de ese control.

  • Los ejecutivos supervisores y los revisores supervisores tienen acceso de solo lectura a los atributos de la pruebas

Mostrar y ocultar columnas en la tabla

Puede elegir qué columnas muestra Control de la misión para que solo tenga que revisar los datos que sean relevantes para usted.

  1. Abra la aplicación Control de la misión.
  2. Sobre la tabla, haga clic en el botón Organizar las columnas. Si tiene columnas ocultas, el botón dice n columnas ocultas.
  3. En el menú, active y desactive las columnas con los selectores junto a los nombres de las columnas. También puede utilizar los enlaces en la parte inferior para ocultar todas las columnas o mostrarlas todas.

Ordenar columnas en la tabla

Cambie el orden de las columnas en Control de la misión.

  1. Abra la aplicación Control de la misión.
  2. Sobre la tabla, haga clic en el botón Organizar las columnas. Si tiene columnas ocultas, el botón dice n columnas ocultas.
  3. En el menú, haga clic y arrastre los nombres de las columnas hacia arriba o hacia abajo para reordenarlos. Las columnas en la parte superior del menú aparecen a la izquierda en la tabla. Las columnas en la parte inferior aparecen a la derecha.

Buscar o filtrar controles

Busque un control o use filtros para restringir la lista a un subconjunto de controles.

  1. Abra la aplicación Control de la misión. Se abre la aplicación Control de la misión.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Buscar un control ingrese el identificador del control o una palabra o frase clave de la Descripción del control

      Consejo

      Si previamente insertó una imagen en la descripción del control y especificó un texto alternativo para la imagen, puede buscar la imagen por su descripción de texto alternativo. Si desea obtener más información sobre cómo especificar texto alternativo para imágenes, consulte Inserción de imágenes en campos de texto enriquecido.

    • Filtrar la lista de controles aplique uno o más filtros para restringir la lista a un subconjunto de controles

Actualizar el título y la descripción de un control

Actualice el título y la declaración que describe un control.

  1. Desde la página de inicio de Control de la misión, haga clic en la descripción del control. Se abre la página del control.
  2. Junto al id. del control, actualice el título del control.
  3. En el campo Descripción, actualice la declaración sobre el control.

Actualizar los atributos y ver el plan de pruebas de un control

Actualice las propiedades descriptivas de un control y vea información de cómo se probará el control.

Nota

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de HighBond, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.

  1. Abra la aplicación Control de la misión.
  2. Desde la página de inicio de Control de la misión, haga clic en la descripción del control. Se abre la página del control.
  3. En Atributos, actualice cualquiera de los siguientes campos:
    CampoDescripción

    Propietario

    opcional

    le permite asignar un usuario con licencia o sin licencia como propietario del control para fines de seguimiento y reportes

    Los usuarios asignados al rol de probador colaborador o usuario colaborador generalmente se asignan como propietario de un control.

    Los Propietarios se pueden asignar según la región, la unidad de negocios o un marco relacionado con el proyecto. Una vez que una persona es asignada como propietario de un control, recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al control, que le otorga acceso de escritura al control asignado y acceso de lectura a los objetivos y riesgos.

    Frecuencia

    determina el método de prueba predeterminado y el tamaño de la muestra en el plan de prueba

    Por ejemplo, el plan de pruebas para un proyecto se puede configurar con una frecuencia específica (continuo, semanal, mensual, etc.) o según sea necesario.

    Si desea obtener más información, consulte Ejecución de procedimientos y pruebas de controles.

    Tipo

    determina el método de prueba predeterminado y el tamaño de la muestra en el plan de pruebas

    Por ejemplo, el plan de pruebas puede incluir Controles manuales, Controles de aplicación/sistema, Controles generales informáticos o Controles manuales dependientes de informática. 

    Si desea obtener más información, consulte Ejecución de procedimientos y pruebas de controles.

    ¿Prevenir o detectar?especifica si el control está destinado a prevenir o detectar riesgos, o si no es aplicable

    Método

    opcional

    Especifica cómo se probará o implementará el control

    Estado

    opcional

    especifica el estado actual del control

    Atributos personalizados

    opcional

    En Atributos personalizados del control, actualice los atributos asociados con el control. Los administradores del proyecto pueden definir atributos personalizados para los controles en Administrar tipos de proyectos en la aplicación Proyectos.
  4. Opcional. Para ver el plan de pruebas, haga clic en la ficha Pruebas correspondiente.

    Resultado El plan de pruebas se muestra debajo de la sección Atributos.

Realizar una revisión de confiabilidad para un control

Evaluar el diseño de un control.

Nota

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de HighBond, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.

  1. Abra la aplicación Control de la misión.
  2. Desde la página de inicio de Control de la misión, haga clic en la descripción del control. Se abre la página del control.
  3. Desde la ficha Revisión de confiabilidad, actualice cualquiera de los siguientes campos.
    CampoDescripción

    Resultados de la revisión de confiabilidad

    opcional

    una descripción de los resultados de la revisión de confiabilidad

    Nota

    Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

    Consejo

    Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

    • Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
    • Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas

    ¿El control está diseñado de manera adecuada?

    opcional

    • Diseñado apropiadamente especifica que el control diseñado fue aprobado
    • Fallo de diseño especifica que el diseño del control ha fallado
    Consejo:

    Puede rellenar automáticamente el valor de este campo basándose en una medida de Resultados. Si desea obtener más información, consulte Automatización de las evaluaciones de controles.

    Fecha del hito prevista

    opcional

    especifica la fecha prevista de un hito asociado con la revisión de confiabilidad

    Los administradores del proyecto pueden activar y personalizar este campo en Administrar tipos de proyectos.

    Fecha del hito real

    opcional

    especifica la fecha real de un hito asociado con la revisión de confiabilidad

    Los administradores del proyecto pueden activar y personalizar este campo en Administrar tipos de proyectos.

    Atributos personalizados de la revisión de confiabilidad

    opcional

    especifica los atributos asociados con la revisión de confiabilidad

    Los administradores del proyecto pueden definir atributos personalizados para las revisiones de confiabilidad en administrar tipos de proyectos.

Ver rendimiento del control

Puede ver el estado de las actividades de control que se realizaron anteriormente o que se están realizando actualmente.

  1. Defina programas de rendimiento del control en la aplicación Proyectos.
  2. Abra la aplicación Control de la misión.
  3. En la columna principal Control del rendimiento de la tabla de Control de la misión o desde la ficha Revisión de confiabilidad en un control:
    • Vea el estado de las tareas de control pase el ratón sobre las secciones coloreadas en el gráfico de barras. Las tareas de control son instancias de actividades de control efectuadas previamente y que se realizan actualmente. La información de estado se resume en el gráfico de barras de la siguiente manera:
      EstadoDescripción
      No iniciado

      el encargado del control recibió el cuestionario pero no proporcionó una respuesta

      En ejecución

      el encargado del control recibió el cuestionario, guardó su respuesta pero no envió la respuesta

      Completadoel encargado del control recibió el cuestionario y envió su respuesta
  4. Desde la ficha Revisión de confiabilidad en un control, vea la siguiente información:
    • Vea la cantidad de tareas de control que están vencidas active Mostrar solo vencidas. Las tareas de control vencidas son la cantidad de veces que las actividades de control no se han realizado según lo programado. Una tarea de control vencida se muestra cuando un encargado del control recibe un cuestionario posterior y no ha enviado una respuesta a un cuestionario enviado anteriormente.
    • Cree o edite programas de rendimiento del control haga clic en Programar y actualice los detalles necesarios. Si desea obtener más información, consulte Programación del rendimiento del control.

Realizar una prueba

Evalúe la efectividad operativa de un control.

Nota

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de HighBond, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.

  1. Abra la aplicación Control de la misión.
  2. Desde la página de inicio de Control de la misión, haga clic en la descripción del control. Se abre la página del control.
  3. Desde la ficha Prueba pertinente, actualice cualquiera de los siguientes campos.
    CampoDescripción

    ¿Está probando este Control como parte de esta ronda de prueba (testingRound)?

    • especifica que los resultados de las pruebas son aplicables a la ronda de pruebas
    • No especifica que los resultados de las pruebas no son aplicables a la ronda de pruebas

    Usuario asignado

    opcional

    especifica el miembro del equipo responsable de probar el control

    Nota

    Solo los gerentes profesionales y los usuarios profesionales pueden asignar pruebas de control y solo los gerentes profesionales y los usuarios profesionales pueden seleccionarse desde este campo .

    ¿Cuál es el tamaño de muestra de la ronda de pruebas?

    especifica un valor numérico que define el tamaño de muestra total para la ronda de pruebas

    Si desea obtener más información, consulte Ejecución de procedimientos y pruebas de controles.

    Resultados de las pruebas

    opcional

    especifica detalles sobre los resultados de la prueba

    Nota

    Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

    Consejo

    Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

    • Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
    • Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas

    ¿Funcionó con eficacia este control?

    opcional

    • Funcionando de manera efectiva especifica que se ha aprobado la prueba de control
    • Excepción(es) observada(s) especifica que la prueba de control ha fallado
    Consejo:

    Puede completar automáticamente el valor de este campo en función de una medida de Resultados. Si desea obtener más información, consulte Automatización de las evaluaciones de controles.

    Fecha del hito prevista

    opcional

    especifica la fecha prevista de un hito asociado con la prueba

    Los administradores del proyecto pueden activar y personalizar este campo en Administrar tipos de proyectos.

    Fecha del hito real

    opcional

    especifica la fecha real de un hito asociado con la prueba

    Los administradores del proyecto pueden activar y personalizar este campo en Administrar tipos de proyectos.

    Probar atributos personalizados

    opcional

    especifica los atributos asociados con la prueba

    Los administradores del proyecto pueden definir atributos personalizados para las pruebas en Administrar tipos de proyectos.

Actualice atributos para múltiples controles al mismo tiempo

Puede actualizar atributos para hasta 50 controles a la vez, siempre que tenga acceso de lectura y escritura a esos controles, y si esos controles son de proyectos del mismo tipo. Si necesita actualizar más de 50 controles, repita el proceso de actualización en forma masiva según sea necesario. Los cambios que realice de esta manera aparecerán en el log de actividad de esos controles.

Los siguientes atributos de control se pueden actualizar de esta manera:

  • Frecuencia
  • Tipo
  • ¿Prevenir o detectar?
  • Método
  • Estado
  • Atributos personalizados
  • Propietario

Los siguientes atributos de las pruebas se pueden actualizar de esta manera para cada ronda de pruebas:

  • ¿Está probando este control como parte de esta ronda de pruebas?
    • Debe seleccionar para ingresar valores para cualquier otro atributo para esa ronda de pruebas.

      Precaución

      Si selecciona No para un control que tiene configurado una evaluación del control automatizada, el controlador de evaluación se desactiva. Incluso si luego selecciona , también debe abrir el control y volver a activar el controlador de evaluación para utilizarlo nuevamente.

  • Usuario asignado
    • Puede asignar usuarios profesionales, gerentes profesionales y probadores colaboradores como usuarios asignados. Cada usuario que puede elegir está asociado a todos los proyectos que contienen los controles que seleccionó.
  • Tamaño de la muestra
  • ¿Funcionó con eficacia este control?

    Nota

    No puede cambiar este valor para un control que tiene configurado una evaluación automatizada de los controles. Debe desactivar la evaluación del control para cambiar este valor en Control de la misión.

Atributos que no puede actualizar de forma masiva:

  • Identificador del control
  • Descripción del control
  • Título
  • Diseño del control
  • Operación del control
  • Tipo de proyecto

Siga los pasos a continuación para actualizar múltiples controles.

Nota

Cuando se actualiza en forma masiva al propietario o usuario asignado a controles de diferentes proyectos, Control de la misión solo muestra los usuarios de todos los proyectos afectados; por ejemplo, no puede asignar a Hussein Hussain como propietario del control para un control que se encuentra en un proyecto al que no puede acceder.

Nota

Cuando se actualiza de forma masiva el propietario o el usuario asignado a los controles, HighBond envía una única notificación de resumen por correo electrónico al nuevo propietario o usuario asignado en lugar de un correo electrónico por control, para evitar bombardearlos con nuevos correos electrónicos.

  1. Abra la aplicación Control de la misión.
  2. Busque o filtre los controles, si es necesario.
  3. Seleccione la casilla de verificación junto a cada control que desee actualizar.
  4. Haga clic en el botón Actualizar sobre la tabla, luego elija Actualice atributos del control o Actualice los atributos de las pruebas.

    Nota

    Solo puede seleccionar Actualice los atributos de las pruebas para controles que tienen rondas de pruebas o si los proyectos en los que se encuentran son del tipo de proyecto Control interno.

  5. Si seleccionó controles desde diferentes tipos de proyectos, Control de la misión le pide que elija cuál conjunto de controles actualizar. Elija uno, luego haga clic en Continuar actualizando.
  6. En el panel lateral Actualizar controles, cambie los atributos que desea cambiar.
    Nota

    Los atributos con cambios pendientes se indican con un punto azul. Establecer un atributo como en blanco es lo mismo que eliminar el valor. Si desea revertir los cambios pendientes en un atributo, use el icono de restablecimiento o el enlace junto a ese atributo.

  7. Haga clic en Actualizar n controles. El panel lateral se cierra y Control de la misión muestra un mensaje de confirmación.

Resolución de problemas

Si intentó realizar una actualización en forma masiva y falló, puede ser por una de las siguientes razones:

  • El objetivo está comprobado y no se puede editar hasta que se vuelva a verificar.

  • Si usted intentó actualizar una evaluación automatizada por un controlador de evaluación.

  • La prueba de control ya ha sido aprobada, por lo que es de solo lectura.

  • El control, objetivo o proyecto se eliminó mientras usted intentaba realizar la actualización.

  • El proyecto se archivó mientras usted intentaba realizar la actualización.

  • Otro usuario también intentó actualizar el mismo control al mismo tiempo, lo que provocó un conflicto con su actualización.

  • El campo que intentaba actualizar estaba desactivado para ese tipo de proyecto mientras usted intentaba realizar la actualización.