Managing target audiences

You can identify criteria to select which users have access to a published document. For example, all internal users may have access to your organization's data security policy but only a select group have access to IT security processes. Or, you may have target audiences based on geographic regions.

The General Info tab for a document is where you select the Target Audience or identify that the document is Publicly Accessible.

A user can be part of more than one target audience. However, a document can only be associated with a single target audience.

Add a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select Target Audience to add a target audience.

  3. Name the target audience and add a Description.

  4. Select Is Active to make the target audience available as a selection when creating or revising documents.

  5. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

    • Condición determina la relación entre el campo y el valor. Las selecciones disponibles dependen del trabajo que esté realizando.

      • Igual a (=) es una coincidencia exacta.

      • No es igual a (!=).

      • Contiene para encontrar coincidencias con texto parcial de un campo. Por ejemplo, puede agregar "negocio" y elegir campos con Procesos de negocio, Políticas de negocio y Unidad de negocio.

    • Valor son selecciones que se usan para aplicar filtros. Los valores pueden ser una fecha o texto libre, o pueden estar determinados por códigos de referencia. Consulte Configuring categories, values, and attributes.

    • Lógica define cómo interactúan los campos entre sí. Las selecciones disponibles dependen del trabajo que esté realizando.

      • La lógica “And” significa que deben encontrarse todos los campos, condiciones o valores (por ejemplo, campo 1 AND campo 2).

      • La lógica “Or” significa que debe encontrarse al menos un campo, condición o valor (por ejemplo, campo 1 OR campo 2).

      • La lógica “Not” es la opuesta de la lógica “And” (por ejemplo, solo campo 1. IF campo 1 AND campo 2, THEN ignorar).

      • Contiene un valor.

  6. Select Save.

Manage a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select any of the following for the target audience:

    to edit the target audience.

    to clone a target audience and edit it to create a new target audience.

    to delete to remove the target audience if no documents have the target audience assigned. If a document is assigned to a target audience, the is grayed out and the target audience cannot be deleted.