Configuring template assignments

When you create a document in Policy Manager, a template can be automatically assigned. Template assignments are the rules to ensure a document is assigned to the correct template. You can select a different template during document creation. For each document, the system reviews the sequenced rules and assigns the document template when there is a match.

You must create a document template before it can be assigned. See Managing document templates.

Add a template assignment

To add a template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments.

2. Select Document Template Assignments .

3. Enter a Name for the template assignment and add a Description.

4. To control the order, add a Sequence Number.

5. Form Name is not used. A template is always for a document.

6. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

   • Condición determina la relación entre el campo y el valor. Las selecciones disponibles dependen del trabajo que esté realizando.

     • Igual a (=) es una coincidencia exacta.

     • No es igual a (!=).

     • Contiene para encontrar coincidencias con texto parcial de un campo. Por ejemplo, puede agregar "negocio" y elegir campos con Procesos de negocio, Políticas de negocio y Unidad de negocio.

   • Valor son selecciones que se usan para aplicar filtros. Los valores pueden ser una fecha o texto libre, o pueden estar determinados por códigos de referencia. Consulte Configuring categories, values, and attributes.

   • Lógica define cómo interactúan los campos entre sí. Las selecciones disponibles dependen del trabajo que esté realizando.

     • La lógica “And” significa que deben encontrarse todos los campos, condiciones o valores (por ejemplo, campo 1 AND campo 2).

     • La lógica “Or” significa que debe encontrarse al menos un campo, condición o valor (por ejemplo, campo 1 OR campo 2).

     • La lógica “Not” es la opuesta de la lógica “And” (por ejemplo, solo campo 1. IF campo 1 AND campo 2, THEN ignorar).

     • Contiene un valor.

7. Under Then apply template assignment, identify the template to assign to the documents that match the criteria. You can only apply one template for the template assignment created.

8. Select Save changes.

Managing a template assignment

To manage an existing template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments. The existing template assignments display in the grid.

2. Select any of the following:

   to edit the template assignment.

   to delete the template assignment.

   to change the sequence.