Copia de seguridad y exportación de proyectos

Guarde una copia de un proyecto en su computadora local o red fuera de la aplicación Proyectos.

Cómo funciona

Puede hacer una copia de seguridad y exportar un proyecto para compartir los resultados de su proyecto con otros miembros del equipo, auditores externos y reguladores. El contenido del proyecto se exporta como un conjunto de archivos individuales comprimidos en un archivo comprimido (.zip). El tamaño de archivo total máximo para la exportación es de 90 GB.

¡Precaución!

No se pueden deshacer las eliminaciones de elementos individuales en Diligent One. Todas las acciones de eliminación requieren una confirmación y, una vez confirmada la eliminación, el elemento deja de estar disponible. La forma más sencilla de recuperar un elemento eliminado es volver a crearlo.

Permisos

Solo los gerentes profesionales pueden hacer copias de seguridad y exportar proyectos.

Hacer copias de seguridad y exportar archivos del proyecto

  1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Haga clic en la ficha de gestión del proyecto Configuración.

    Se abre la ficha secundaria Configuración.

  4. Haga clic en la ficha secundaria Copia de respaldo/exportación.
  5. Cree una nueva copia de seguridad del proyecto:
    1. Haga clic en Exportar.
    2. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.

      Aparecerá un mensaje de estado en la página Copia de seguridad/exportación y se agrega una entrada a la lista Proyecto de exportación que indica que se ha iniciado el proceso de copia de seguridad. Se envía una notificación por correo electrónico cuando se ha completado la copia de respaldo.

Descargar los archivos del proyecto

  1. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en el enlace del correo electrónico de copia de seguridad del proyecto para desplazarse hasta la página Copia de seguridad/exportación.
    • Dentro del proyecto, haga clic en la ficha de gestión del proyecto Configuración y haga clic en la ficha secundaria Copia de seguridad/exportación.
  2. Complete cualquiera de las siguientes tareas:
    • Para guardar una copia de seguridad de un proyecto existente de manera local en su computadora o red, haga clic en Descargar junto a la entrada de copia de seguridad.
    • Para descargar reportes del proyecto, vaya al documento apropiado en Exportar reportes del proyecto, haga clic en Ir a y seleccione el o los reportes que desea descargar.

Eliminar una copia de seguridad de los archivos del proyecto

  1. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en el enlace del correo electrónico de copia de seguridad del proyecto para desplazarse hasta la página Copia de seguridad/exportación.
    • Dentro del proyecto, haga clic en la ficha de gestión del proyecto Configuración y haga clic en la ficha secundaria Copia de seguridad/exportación.
  2. Haga clic en Eliminar junto a la entrada de copia de seguridad.

  3. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación de la copia de seguridad de los archivos de proyecto.

    ¡Precaución!

    La copia de seguridad de los archivos del proyecto se quita permanentemente. Una vez eliminado, no podrá acceder a ninguno de los archivos del proyecto ni restaurarlos.

Estructura de subcarpetas del archivo comprimido

Cuando hace una copia de seguridad de un proyecto, se incluyen los siguientes contenidos del proyecto:

  • Información del log de actividad en Actividad reciente en el tablero de mando
  • Últimas versiones de los adjuntos cargados
  • Reportes de Word, PowerPoint, PDF y Excel
    Nota

    Si se produce un problema durante el proceso de copia de seguridad de un proyecto, se incluye un archivo errors.txt en el archivo zip, que proporciona información sobre el problema. La persona que realizó la copia de seguridad del proyecto también recibe una notificación por correo electrónico con instrucciones adicionales.

Adjuntos

Los adjuntos del archivo comprimido se agrupan automáticamente en subcarpetas con nombres. Las subcarpetas clasifican los adjuntos sobre la base del lugar de la aplicación Proyectos en el que se adjuntaron. Los títulos de las subcarpetas pueden tener una longitud máxima de 60 caracteres.

Subcarpetas

Notas

  • Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
  • Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Las subcarpetas del archivo .zip se clasifican y anidan de la siguiente manera:

[Nombre del proyecto]

  • Planificación
    • [Archivo de planificación]
  • Narraciones
    • [Título de la narración]
  • Pruebas de control
    • [ID del control] (Referencia del objetivo + Número de control)
      Ejemplo: C-01
      • [Ronda de pruebas]
        Ejemplos: Provisional/final, T1, T2, T3, T4
        Nota

        Si hay solo una ronda de pruebas, no se crea ninguna subcarpeta.

  • Revisiones de confiabilidad
    • [ID del control] (Referencia del objetivo + Número de control)
      Ejemplo: C-01
  • Acciones
    • [Título de la acción]
  • Hallazgos
    • [Título del hallazgo]
  • Solicitudes
    • [Título de la solicitud]