Envío de recordatorios recurrentes de acciones
Envíe recordatorios recurrentes a las personas que necesitan responder a las acciones.
Cómo funciona
Si necesita enviar recordatorios recurrentes sobre acciones, puede configurar la frecuencia con la que deben enviarse las notificaciones por correo electrónico a los propietarios y personas que reciben la copia. También puede enviar múltiples acciones en un solo correo electrónico a propietarios y personas que reciben copia.
Ejemplo
Configuración de recordatorios recurrentes
Escenario
Usted crea una acción y especifica como fecha de vencimiento el 3 de mayo de 2019. También configura sus ajustes de las notificaciones de la siguiente manera:
- Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente
- Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento 5, 3, 1, blanco, blanco
Resultado
Antes del 3 de mayo de 2019 Diligent One envía correos electrónicos de recordatorio 5 días, 3 días y 1 día antes de la fecha de vencimiento.
Después del 3 de mayo de 2019 Los correos electrónicos de recordatorio continúan enviándose semanalmente, hasta que la acción se cierre, elimine o asigne a otra persona. Si la persona asignada a la acción se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Permisos
Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios.
Los gerentes profesionales, los usuarios profesionales, los gerentes colaboradores, los probadores colaboradores y los usuarios colaboradores pueden enviar múltiples acciones en un solo correo electrónico.
Configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios
Puede enviar recordatorios recurrentes:
- programados de forma diaria, semanal o mensual
- en un horario personalizado basado en "la cantidad x" de días antes de la fecha de vencimiento
-
Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Seleccione la ficha Notificaciones.
- Configure los siguientes campos y seleccione Guardar:
Campo Predeterminado Comentarios Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos como recordatorios de elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas).
Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes.
Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento Seleccione esta opción para establecer una programación personalizada para notificaciones de recordatorio sobre la base de un número "x" de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas.
Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).
Nota
Si activa solo los correos electrónicos de recordatorio que se repiten regularmente sin recordatorios programados adicionales "x" días antes de la fecha de vencimiento, Diligent One envía los recordatorios que se repiten regularmente tanto antes como después de la fecha de vencimiento.
Sin embargo, si activa ambos tipos de notificación, Diligent One envía solo los recordatorios en la programación personalizada antes de la fecha de vencimiento y envía solo los recordatorios adicionales que se repiten regularmente después de que haya pasado la fecha de vencimiento.
Consolidar varias solicitudes en un mismo correo electrónico por persona
Puede agregar varias acciones que se han asignado a un propietario o a una persona que recibe copia en un solo correo electrónico por persona.
- Agregue todas sus acciones y mantenga la opción Enviar notificación ahora desmarcada para cada acción.
- Opcional. Vaya a la ficha Notificaciones de la página Configurar tipo de proyecto para especificar la frecuencia con la que se deben enviar los recordatorios.
- Vaya hasta cada acción, seleccione Enviar recordatorio [frecuencia] y haga clic en Guardar.
Resultado Todas las acciones se consolidan en un mismo correo electrónico para cada persona.
¿Quién recibe recordatorios?
Tanto los propietarios como las personas que han recibido copia reciben notificaciones del recordatorio.
- Los propietarios reciben un correo electrónico que describe que se les ha asignado como propietarios de un asunto o una acción.
- Las personas que han recibido copia de la acción reciben un correo electrónico diferente que describe que se les ha agregado como contribuyentes a la acción.
¿Cuándo dejan de ser enviados los recordatorios?
Los recordatorios solo se envían para las solicitudes abiertas.
Por ejemplo, si actualiza una acción estableciendo el Estado de la acción en Cerrado, el propietario de la acción y cualquier persona que haya recibido copia de la acción ya no recibirán recordatorios sobre la acción.
