Envío de recordatorios de solicitudes recurrentes
Envíe recordatorios recurrentes a las personas responsables de cumplir con las solicitudes.
Cómo funciona
Si necesita enviar recordatorios recurrentes sobre solicitudes, puede configurar la frecuencia con la que deben enviarse las notificaciones por correo electrónico a los propietarios de las solicitudes y personas que reciben la copia. También puede enviar múltiples elementos de solicitud en un solo correo electrónico a propietarios y personas que reciben copia.
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
Ejemplo
Configuración de recordatorios recurrentes
Escenario
Usted crea una solicitud y especifica como fecha de vencimiento el 3 de mayo de 2019. También configura sus ajustes de las notificaciones de la siguiente manera:
- Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente
- Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento 5, 3, 1, blanco, blanco
Resultado
Los correos electrónicos de recordatorio para la solicitud se envían semanalmente (todos los lunes) antes del 3 de mayo de 2019. También se envían correos electrónicos recordatorios adicionales para la solicitud 5 días, 3 días y 1 día antes del 3 de mayo de 2019.
Después del 3 de mayo de 2019, los correos electrónicos de recordatorio continúan enviándose semanalmente, hasta que la solicitud se cierre, elimine o asigne a otra persona. Si la persona asignada a la solicitud se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Permisos
Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios.
Los gerentes profesionales y los usuarios profesionales pueden enviar múltiples elementos de solicitud en un solo correo electrónico.
Configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios
Puede enviar recordatorios recurrentes en un programa diario, semanal o mensual, o en un programa personalizado basado en "x" número de días antes de la fecha de vencimiento.
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Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Haga clic en la ficha Notificaciones.
- Configure los siguientes campos y haga clic en Guardar:
Campo Predeterminado Comentarios Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos como recordatorios de elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas).
Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes.
Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento Seleccione esta opción para establecer una programación personalizada para notificaciones de recordatorio sobre la base de un número "x" de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas.
Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).
Nota
Si activa solo los correos electrónicos de recordatorio que se repiten regularmente sin recordatorios programados adicionales "x" días antes de la fecha de vencimiento, Diligent One envía los recordatorios que se repiten regularmente tanto antes como después de la fecha de vencimiento.
Sin embargo, si activa ambos tipos de notificación, Diligent One envía solo los recordatorios en la programación personalizada antes de la fecha de vencimiento y envía solo los recordatorios adicionales que se repiten regularmente después de que haya pasado la fecha de vencimiento.
Para consolidar varias solicitudes en un mismo correo electrónico por persona
Si envía solicitudes en forma masiva, se consolidan varias solicitudes en un único correo electrónico en lugar de enviar un correo electrónico por cada solicitud.
- Agregue todas sus solicitudes y mantenga la opción Enviar ahora desactivada para cada solicitud.
- Opcional. Vaya a la ficha Notificaciones de la página Configurar tipo de proyecto para especificar la frecuencia con la que se deben enviar los recordatorios.
- Haga clic en la ficha de gestión del proyecto Solicitudes para desplazarse a la página Seguimiento de la lista de solicitudes.
- Seleccione las solicitudes que le gustaría consolidar en un mismo correo electrónico.
- Haga clic en Enviar notificación.
Resultado Todas las solicitudes se consolidan en un mismo correo electrónico para cada persona.
¿Quién recibe recordatorios?
Tanto los propietarios de la solicitud como las personas que han recibido copia reciben notificaciones del recordatorio.
- El propietario de la solicitud recibe un correo electrónico que describe que se le ha asignado la solicitud.
- Las personas que han recibido copia de la solicitud reciben un correo electrónico diferente que describe que se les ha agregado como contribuyentes a la solicitud.
¿Cuándo dejan de ser enviados los recordatorios?
Se envían recordatorios sobre las solicitudes abiertas y sobre las que se encuentren en algún estado para el que se hayan activado las notificaciones en el tipo de proyecto.
Si actualiza una solicitud configurando Estado como Recibido, el propietario de la solicitud, y cualquier persona que recibió copia de ella, ya no recibirán recordatorios sobre la solicitud. Los recordatorios tampoco se envían si la solicitud se encuentra en algún estado para el que están desactivadas.
