Definición de planes de aseguramiento

Planes de aseguramiento es una aplicación en Diligent One. Un plan de aseguramiento es un programa anual que determina el alcance de las actividades de aseguramiento, las áreas de cobertura y la disponibilidad de recursos. Defina un plan de aseguramiento para ejecutar en los objetivos claves de la organización, asegúrese de que estén disponibles la cobertura y los recursos adecuados y que se alinee directamente con el riesgo estratégico.

Antes de comenzar

Hay algunas cosas opcionales que puede hacer antes de definir un plan de aseguramiento.

Cómo funciona

La gobernanza adecuada requiere que los líderes evalúen los riesgos estratégicos y luego propongan un plan de aseguramiento a la junta para su aprobación, que ilustre los impactos potenciales para la organización y cómo y por qué se resolverán los riesgos estratégicos. Los planes de aseguramiento son los medios para obtener la aprobación de su lista de planes de auditoría, planes de gestión de riesgos o revisiones de cumplimiento.

Los planes de aseguramiento pueden capturar:

• los riesgos estratégicos que quiere abordar
• los objetivos en los que desea enfocarse
• las áreas de la organización que abarcará.
• el progreso general del plan y los proyectos individuales que forman parte del plan
• el total de recursos disponibles (en horas) asignados al plan

Agregar proyectos a un plan de aseguramiento

Puede agregar hasta 100 proyectos a un plan de aseguramiento:

• creando un nuevo proyecto
• enlazando un proyecto existente
• propagando un proyecto activo, proyecto archivado o plantilla de proyecto

Un proyecto único se puede agregar a múltiples planes de aseguramiento. Si crea un nuevo proyecto, puede importar objetivos desde marcos al proyecto y etiquetar proyectos con entidades como parte de la configuración del plan de aseguramiento:

• Objetivos las áreas claves de un proyecto y los contenedores que organizan el trabajo realizado en un proyecto.
• Entidades unidades de negocio, departamentos, ubicaciones o iniciativas claves que están dentro del alcance de la función del proyecto

Visualización de la cobertura

Después de definir su plan de aseguramiento, puede ver la cobertura de los diferentes proyectos en su plan de aseguramiento por categoría de entidad o entidad.

En cada plan de aseguramiento, la cobertura se muestra en una tabla. Las filas muestran los proyectos individuales asociados con el plan y las columnas muestran las entidades etiquetadas.

Las entidades etiquetadas a proyectos y elementos contenidos en proyectos (objetivos, riesgos, controles y asuntos) se indican con una marca de verificación . Las entidades que no se han etiquetado a proyectos o elementos de proyectos, pero son parte de la estructura organizativa de su entidad, se especifican en Entidades no cubiertas (#).

Visualización de los riesgos estratégicos

Dentro de un plan de aseguramiento, puede usar la ficha Riesgos para ver cómo su plan se alinea con los riesgos estratégicos de su organización:

Visualización del progreso y recursos disponibles

Cada plan de aseguramiento muestra el progreso de cada proyecto en el plan, el progreso general del plan y la cantidad total de recursos disponibles (en horas) asignados al plan.

El progreso y los recursos disponibles se visualizan utilizando los siguientes gráficos de barras de porcentajes:

Nombre del gráfico	Ejemplo	Cómo se calcula
Avance		la suma de las calificaciones recibidas para cada fase del proyecto dividido por la calificación máxima que puede obtener en todas las fases y objetivos del proyecto. Si desea obtener más información, consulte Comprensión de los gráficos del progreso del proyecto.
Progreso general		el progreso promedio del plan de aseguramiento en todos los proyectos
Total de recursos disponibles (horas)		Barra verde la suma de horas presupuestadas para cada proyecto en comparación con los recursos disponibles totales definidos en el plan de aseguramiento Barra roja la suma de las horas presupuestadas que exceden los recursos totales disponibles (si corresponde) Consejo Puede pasar el cursor sobre las secciones de la barra para ver la cantidad de horas.

Ejemplo

Permisos

Los administradores del proyecto, creadores de proyectos y administradores de planes de aseguramiento pueden definir planes de aseguramiento.

Crear un plan de aseguramiento

Proporcione un nombre y una descripción para el plan de aseguramiento y defina los recursos totales disponibles y el período de planificación.

1. Abra Planes de aseguramiento.

   Se abrirá la página Planes de aseguramiento.

2. Haga clic en + Crear plan.

   Se abrirá el panel lateral Crear nuevo plan.

3. Ingrese la información en los siguientes campos y haga clic en Crear plan:

   Campo	Descripción
   Nombre del plan de aseguramiento	el título del plan El límite máximo de caracteres es 255.
   Descripción opcional	una declaración sobre el plan
   Total de recursos disponibles (horas)	La cantidad total de horas disponibles para el trabajo del proyecto
   Período de planificación	las fechas de inicio y finalización del plan, definidas en años Consejo Generalmente, el período de planificación se define como un año calendario.

   Resultado Se crea el plan de aseguramiento.

Agregar proyectos al plan de aseguramiento

Defina los proyectos que forman la base del plan de aseguramiento.

Haga clic en + Agregar al plan y elija una de las siguientes opciones:

• Crear un nuevo proyecto configure un nuevo proyecto desde cero y agréguelo al plan de aseguramiento
• Enlazar proyectos activos agregue proyectos activos existentes al plan de aseguramiento
• Propagar proyecto propague un proyecto activo, un proyecto archivado o una plantilla de proyecto y agréguelos al plan de aseguramiento

Crear un nuevo proyecto

1. Proporcione información básica sobre el proyecto y haga clic en Continuar.

   Si desea obtener más información, consulte Creación de proyectos.

2. Opcional. Seleccione los objetivos desde los marcos para importar al proyecto.

   Nota

   Se aplican las siguientes limitaciones:

   • Para seleccionar objetivos, su rol debe permitirle ver los objetivos en el marco.

     Si desea obtener más información acerca de los roles, consulte Permisos de la aplicación Proyectos.

   • Puede seleccionar hasta un máximo de 100 objetivos para importar desde marcos al proyecto a la vez.
   • No puede importar objetivos en marcos desde la Biblioteca de contenidos.

   Situación	Pasos	Información adicional
   Desea basar su plan de aseguramiento en riesgos estratégicos.	En Objetivos enlazados a riesgos estratégicos seleccione entre los objetivos existentes en marcos enlazados a riesgos estratégicos. Haga clic en Continuar.	Los riesgos estratégicos se ordenan por Grado de riesgo inherente en orden descendente primero y luego por fecha de creación. Si desea obtener más información, consulte Definición del tratamiento del riesgo.
   Desea basar su plan de aseguramiento en objetivos existentes a partir de marcos.	En Todos los objetivos seleccione entre los objetivos existentes en los marcos. Haga clic en Continuar..	Los objetivos enlazados a los riesgos estratégicos se incluyen en la lista Todos los objetivos.
   Usted no tiene ningún marco u objetivo existente.	Haga clic en Continuar para omitir este paso o crear nuevos marcos y objetivos: Crear un nuevo objetivo en un marco existente Haga clic en + Crear objetivo y seleccione el marco en la lista desplegable. Crear un nuevo objetivo en un nuevo marco Haga clic en + Crear objetivo y seleccione + Crear nuevo marco... en la lista desplegable.	Si desea obtener más información, consulte Administración de la información utilizando marcos y Definición de objetivos.

3. Opcional. Seleccione las entidades existentes que se aplican al proyecto y haga clic en Continuar.

   Se preselecciona toda entidad que se haya etiquetado previamente a objetivos.

   Si no tiene ninguna entidad existente, haga clic en Continuar para omitir este paso por ahora y configure la estructura de entidades de su organización en una fecha posterior. Si desea obtener más información, consulte Configuración del etiquetado de la entidad.

4. Revise y finalice el proyecto, y haga clic en Crear proyecto.

   Resultado El nuevo proyecto se agrega al plan de aseguramiento. Si usted seleccionó objetivos y entidades como parte de la configuración, los objetivos del o de los marcos se importan al nuevo proyecto y las entidades se agregan al plan de aseguramiento.

Enlazar proyectos activos

Seleccione los proyectos que desea agregar al plan de aseguramiento y haga clic en Enlazar proyectos.

Resultado Los proyectos existentes, los objetivos y las entidades etiquetadas se agregan al plan de aseguramiento.

Propagar un proyecto

1. Busque o filtre el proyecto que desea agregar al plan de aseguramiento.
2. Seleccione el proyecto y haga clic en Continuar.
3. Proporcione información básica sobre el proyecto y haga clic en Continuar.

   Si desea obtener más información, consulte Propagar proyectos.

4. Revise y finalice el proyecto, y haga clic en Guardar y propagar proyecto.

   Resultado El nuevo proyecto y cualquier entidad etiquetada al proyecto se agregan al plan de aseguramiento.

Ver o actualizar un plan de aseguramiento

Vea la cobertura, actualice los detalles de un plan de aseguramiento o agregue proyectos al plan de aseguramiento y elimine proyectos del plan.

1. Desde la página Planes de aseguramiento, abra el plan de aseguramiento que desea ver o actualizar.

   Los planes de aseguramiento se ordenan por período de planificación y luego por nombre alfabético.

2. Realice una de las siguientes acciones:
   • Ver cobertura En Mostrar cobertura en, seleccione Entidades o Categorías y seleccione la entidad o categoría apropiada del filtro:

     Acción	Resultado
     Seleccione una categoría de entidad	muestra las entidades asociadas como columnas distintas en la tabla
     Seleccionar Entidades de nivel superior	muestra las entidades raíz como columnas distintas en la tabla
     Seleccionar una entidad principal	muestra las entidades sucesoras directas como columnas distintas en la tabla
     VerEntidades no cubiertas (#)	muestra una lista filtrada basada en la entidad que usted selecciona Entidades no cubiertas (#) está oculta cuando selecciona una categoría de entidades.

   • Ver riesgos estratégicos Haga clic en la ficha Riesgos.

     Los riesgos estratégicos se ordenan por Grado de riesgo inherente en orden descendente primero y luego por fecha de creación.

   • Actualizar los detalles de un plan de aseguramiento Haga clic en Editar plan.
   • Agregar un proyecto al plan de aseguramiento Haga clic en + Agregar al plan y siga estos pasos: Agregar proyectos al plan de aseguramiento.
   • Quitar un proyecto del plan de aseguramiento Haga clic en al lado del proyecto en la tabla y haga clic en Desenlazar.
3. Opcional. Realice las actualizaciones necesarias y guarde sus cambios.

   Resultado Se actualiza el plan de aseguramiento.

Ver el log de actividad

Vea un historial completo de los cambios en un plan de aseguramiento.

1. Desde la página Planes de aseguramiento, abra el plan de aseguramiento pertinente.
2. Haga clic en la ficha Actividades.

   Resultado Se muestra el log de actividad asociado con el plan de aseguramiento.

3. Opcional. Utilice cualquiera de las opciones de filtro para limitar las acciones que se muestran en la tabla de resumen:

   Nota

   Puede combinar las selecciones de filtro para refinar la lista de las acciones que se muestran en la tabla. Para borrar todos los filtros que aplique, haga clic en Resuelto.

   Filtro	Descripción	Ejemplo
   Rango de fechas	Especifica el rango de fechas sobre el cual mostrar la actividad. Se muestran las acciones que ocurrieron entre la fecha de inicio y la de finalización. Utilice las flechas para desplazarse por diferentes periodos. Puede especificar rangos de fechas semanales, mensuales o personalizados.	Últimos 30 días
   Usuarios	Incluye las acciones completadas solo por los usuarios seleccionados. Puede seleccionar uno o más usuarios para ver a la vez.	"Pedro Pérez"

Descargar un reporte

Descargue un reporte del plan de aseguramiento en formato .docx o .pdf.

1. Desde la página Planes de aseguramiento, vaya al plan de aseguramiento que desea exportar.
2. Haga clic en el icono de desbordamiento y seleccione Exportar como Word o Exportar como PowerPoint.
3. Haga clic en Descargar.

   Resultado El reporte del plan de aseguramiento se descarga en su máquina:

   • Word Nombre_de_la_organización Reporte del plan de aseguramiento fecha.docx
   • PowerPoint Nombre_de_la_organización Reporte del plan de aseguramiento fecha.pptx

Eliminar un plan de aseguramiento.

Elimine un plan de aseguramiento para quitarlo permanentemente de Proyectos.

1. Desde la página Planes de aseguramiento, vaya al plan de aseguramiento que desea eliminar.
2. Haga clic en el icono de desbordamiento junto al plan, seleccione Eliminar plan y haga clic en Eliminar plan para confirmar.

   Resultado Se elimina el plan de aseguramiento.