Trabajo con procesos en el Gestor de riesgos

Un proceso es una serie sistemática de pasos que se siguen para alcanzar una meta específica dentro de una organización. Los procesos se diseñan para ser eficientes y así ayudar a una organización a optimizar sus operaciones y entregar resultados uniformes.

Los procesos pueden incluir la gestión de operaciones, el aseguramiento de la calidad y el reporte financiero. En la aplicación Gestor de riesgos, puede crear estos procesos y enlazarlos a riesgos y controles.

Adición de un proceso

Para agregar un proceso en la aplicación Gestor de riesgos, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Procesos y haga clic en + Agregar procesos.

    Se abre el cuadro de diálogo Agregar proceso.

  3. En el panel Agregar proceso, ingrese un nombre para el proceso.
  4. Agregue otros detalles según sea necesario y haga clic en una de las siguientes opciones:
    • Agregar proceso para guardar el proceso y cerrar el panel.
    • Guardar y agregar nuevo para guardar el proceso y agregar otro.

    Resultado Una vez agregados, sus procesos están creados.

  5. Opcional. Después de crear los procesos, haga clic en el nombre de un proceso para ver la página del proceso detallado y agregar más detalles.

Mover un proceso a través de diferentes flujos de trabajo

Tras crear un proceso, puede hacerlo avanzar por los diferentes estados del flujo de trabajo en función de sus necesidades y requisitos. Algunos estados de flujo de trabajo pueden tener campos obligatorios; asegúrese de cumplir con los criterios para que el proceso avance.

Para mover un proceso del estado Definir a Planificación, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y haga clic en el nombre del proceso con el que desea trabajar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. Ingrese la información del proceso, incluyendo el identificador, la descripción y el propietario, y haga clic en Guardar cambios.
  4. Haga clic en Plan en la parte superior derecha.

    Resultado El estado del flujo de trabajo cambia a Planificación.

Nota

  • Puede seguir los pasos mencionados anteriormente para hacer avanzar el proceso a través del resto de los estados del flujo de trabajo en función de sus necesidades.

  • Algunos estados de flujo de trabajo pueden tener campos obligatorios; asegúrese de cumplir con los criterios para que el proceso avance.

Enlazar un proceso a otros objetos

Un proceso puede estar enlazado a los riesgos y controles de su organización. Es importante capturar esta relación para una evaluación del riesgo y mitigación efectivas.

Para enlazar un proceso con diferentes objetos, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y haga clic en el nombre de un proceso con el que desea trabajar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. Vaya a la ficha Relaciones y haga lo siguiente:
    • Para enlazar un riesgo, haga clic en Enlazar riesgo.

      Se abre el cuadro de diálogo Enlazar objeto.

      1. Los campos Tipo y Relación están preseleccionados.
      2. En el campo Relacionado con, seleccione el riesgo con el que desea enlazar el proceso y haga clic en Enlazar.

        Resultado El proceso está enlazado al riesgo seleccionado y aparece en la ficha Relaciones.

    • Para enlazar un control, haga clic en Enlazar control.

      Se abre el cuadro de diálogo Enlazar objeto.

      1. Los campos Tipo y Relación están preseleccionados.
      2. En el campo Relacionado con, seleccione el control con el que desea enlazar el proceso y haga clic en Enlazar.

        Resultado El proceso está enlazado al control seleccionado y aparece en la ficha Relaciones.

Nota

Cuando enlaza los objetos, se crea un enlace bidireccional. Por ejemplo, cuando enlaza un proceso con un riesgo, el riesgo enlazado se muestra en la ficha Relaciones del proceso y el proceso se muestra en la ficha Relaciones del riesgo.

Si los enlaces no funcionan en ambas direcciones, póngase en contacto con Soporte para solicitar ayuda.

Desenlazar un proceso de otros objetos

Puede desenlazar la relación de un proceso de otros objetos.

Para desenlazar una relación del proceso, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y haga clic en el nombre de un proceso con el que desea trabajar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. Vaya a la ficha Relación y haga clic en el icono para desenlazar el objeto al que quiere quitarle el enlace.

    Se abre el cuadro de diálogo Desenlazar objeto.

  4. Haga clic en Desenlazar.

    Resultado Se quitó el enlace del proceso.

Asociar un proceso con una unidad organizacional

Cree una relación entre un proceso en Gestor de riesgos y una unidad organizacional. Las unidades organizacionales constituyen la base de la empresa, al enlazar diversas entidades organizacionales en diferentes segmentos de la compañía. Esta jerarquía también almacena detalles de unidades departamentales y de negocios. Puede relacionar un proceso a varias unidades organizacionales.

Para asociar un proceso con una unidad organizacional, realice lo siguiente:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Aparece la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. En la ficha Procesos, seleccione el nombre del proceso que desea actualizar.

    Aparece la página de detalles del proceso.

  3. En la ficha Detalles, en el campo Unidad de organización relacionada, busque y seleccione cualquiera de las unidades organizacionales preconfiguradas a las que desea relacionar el proceso.

  4. Seleccione Aplicar selección.

  5. Seleccione Guardar cambios.

    ResultadoSe actualiza el proceso. En la página de inicio de Gestor de riesgos, en la ficha Control, puede ver la unidad organizacional asociada con el riesgo específico en la columna Unidad de org.

Nota

La jerarquía de unidades organizacionales es preconfigurada por los administradores del sistema en su organización. Para obtener más información sobre las jerarquías en la estructura organizacional, comuníquese con su administrador del sistema. Si es administrador del sistema, puede ver la lista de unidades organizacionales preconfiguradas en la configuración de la plataforma (navegue hasta Configuración de la plataforma y haga clic en Estructura de la organización). Para obtener más información sobre unidades organizacionales, consulte Panorama de Unidad organizacional.

Eliminar un proceso

Para eliminar un proceso, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y haga clic en el nombre de un proceso con el que desea trabajar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. En la parte superior derecha, haga clic en Más opcionesy luego en Eliminar.
  4. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic de nuevo en Eliminar.

    Resultado Se elimina el proceso.

Gestionar la configuración del proceso en el Gestor de riesgos

Puede habilitar o deshabilitar el objeto Proceso en la aplicación Gestor de riesgos. También puede personalizar el nombre que se usará para el objeto Proceso.

Habilitar y deshabilitar el objeto Proceso

Cuando lo activa

  • Aparece la ficha Proceso en la página de inicio de Gestor de riesgos.
  • Puede ver los procesos creados.
  • También puede ver las relaciones de los procesos con riesgos y controles.

Cuando lo desactiva

  • Yo no aparece la ficha Proceso en la página de inicio del Gestor de riesgos.
  • Ya no verá los procesos ni las relaciones de los procesos con otros objetos.

Para activar o desactivar un objeto Proceso, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. En el lado izquierdo, haga clic para ampliar el botón y abrir el panel lateral.
  3. Haga clic en Configuración > Ajustes globales.
  4. Haga clic en el conmutador junto al Proceso para habilitar o deshabilitar el objeto.

    Resultados El objeto Proceso está habilitado o deshabilitado dependiendo de su selección.

    Nota

    Cuando desactiva el conmutador, se quita la ficha Proceso de la página de inicio de Gestor de riesgos, y ya no verá las relaciones de los procesos con otros objetos como riesgos y controles.

Renombrar el objeto Proceso

En la aplicación Gestor de riesgos, puede proporcionar su propio nombre personalizado para el objeto Proceso. Este nombre se usará en la ficha Proceso de la página de inicio del Gestor de riesgos.

Para renombrar, siga estos pasos:

  1. Abra la aplicación Gestor de riesgos.

    Se abre la página de inicio del Gestor de riesgos.

  2. En el lado izquierdo, haga clic para ampliar el botón y abrir el panel lateral.
  3. Haga clic en Configuración > Ajustes globales.
  4. Haga clic en Editar nombre junto a Proceso.
  5. En el cuadro de diálogo Editar nombre del objeto, proporcione un nombre nuevo y haga clic en Editar nombre.

    Resultado El nombre del proceso se cambia correctamente.