Kit de ressources T&E analysis for Concur

Le kit de ressources du robot T&E analysis for Concur est une solution AaaS (analytics-as-a-service) permettant de surveiller le risque portant sur les opérations liées aux frais de déplacements et de représentation pour les organisations utilisant Concur. Il analyse les données de notes de frais issues de Concur susceptibles d'indiquer une fraude, un gaspillage ou un abus, et crée des rapports.

Le kit de ressources correspond à une solution préconfigurée qui est applicable à la plupart des clients. Une fois déployée, vous pouvez mettre à jour le kit de ressources du robot d'analyse avec les nouveaux scripts une fois que nous les avons lancés. Vous pouvez poursuivre leur personnalisation en ajoutant des scripts personnalisés pour affiner le kit de ressources. Les données importées peuvent être éditées vers Résultats ou des fichiers Excel.

Remarque

Le robot T&E analysis for Concur ne prend pas en charge ce qui suit :

  • Analytics Exchange (AX)
  • Agent Robots Cloud à des fins de production
  • Outils d'analyse et sources de données personnalisées
  • Toute création de rapport autre que des sorties Excel/Résultats

Configuration système requise et conditions requises pour l'abonnement

Assurez-vous que vous répondez à la configuration système requise et aux conditions d'abonnement requises pour utiliser le robot Analyse des frais pour Concur.

Condition requise Commentaires
Édition ACL Robotics Enterprise Les kits de ressources pour robot sont disponibles sous forme de composantes complémentaires

Agent Robots sur site version 15

Vérifiez la version à installer, Unicode ou Non-Unicode
ACL pour Windows version 15
  • Assurez-vous que l'installation utilise le même encodage que l'Agent Robots (Unicode ou Non-Unicode).
  • Une installation locale d'ACL pour Windows peut être utile à des fins de dépannage ou pour le développement de scripts personnalisés.
Robot Concur T&E Data Integration Assurez-vous que le robot Concur T&E Data Integration a été déployé avec succès dans votre organisation et qu'il est en cours d'exécution.

À propos du kit de ressources

Le kit de ressources installe plusieurs composants dans Diligent One.

Composant Compte Nom
Collection 2

T&E Analysis For Concur - Mode Développement

T&E Analysis For Concur - Mode Production
Analyse

2

 T&E Analysis For Concur (une par collection)
Robot 1 T&E Analysis For Concur
Tableaux analytiques 10 Pour plus d'informations, consultez la section Analytics pour Concur

Robot T&E Analysis For Concur

Le robot T&E Analysis For Concur est automatiquement créé lors de l'installation du kit de ressources. Ce robot contient les éléments suivants :

  • Scripts d'outils d'analyse : contient les scripts de base pour l'importation et le traitement des données.

    Remarque

    Vous ne devez pas modifier les scripts d'outils d'analyse. La modification des scripts peut entraîner des échecs lors de l'exécution des tâches. Toute modification requise doit être configurée dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur ou téléchargée sous forme de scripts d'outil d'analyse personnalisés.

  • (Facultatif) Scripts d'outils d'analyse personnalisés : scripts qui sont téléchargés manuellement pour ajouter au robot de nouvelles capacités analytiques propres au client ou pour apporter des modifications à la logique des données. Ces scripts ont la priorité sur les scripts d'outils d'analyse par défaut et doivent être examinés en profondeur.

  • Fichiers de configuration : tous les fichiers de configuration figurant dans le tableau suivant sont disponibles dans l'onglet Entrée/Sortie du robot.

    Nom de fichier Description Mode
    Concur_Default
    Analytic_Configuration.xlsx

    Contient les configurations par défaut

    Remarque

    Vous ne devez pas modifier ce fichier. La modification du fichier peut entraîner des échecs lors de l'exécution des tâches. Toute modification requise doit être configurée dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur ou téléchargée sous forme de scripts d'outil d'analyse personnalisés.

    		 Généré automatiquement par le robot
    Result_Table_IDs.csv Contient les destinations des tables exportées vers Résultats, dans les collections respectives Développement et Production.

    Généré automatiquement par le robot
    Fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur

    Contient des configurations personnalisées qui doivent remplacer les configurations fournies dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

    Les configurations de ce fichier ont la priorité sur les entrées du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

    REMARQUE : Si les personnalisations dépassent les capacités du fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur, un script personnalisé peut être ajouté.

    		 Chargement manuel lors de l'implémentation du kit de ressources

  • Tâche du robot : exécute les scripts par défaut et les scripts personnalisés du robot ; contient les informations suivantes.

    Paramètre Description
    Export to HighBond Results? (Exporter vers HighBond Résultats ?)

    Précise s'il faut exporter les données importées vers Résultats. Les options disponibles sont les suivantes :

    • Export to Results - Overwrite (Exporter vers Résultats - Écraser) : écrasez les données dans des tables de résultats à chaque fois que des données sont exportées.
    • Export to Results - Append (Exporter vers Résultats - Concaténer) : concatène les données aux tables de résultats.
    • Do not export (Ne pas exporter) : n'exporte pas les données vers Résultats.
    Export to Excel? (Exporter vers Excel ?)

    Indique s'il faut exporter les résultats actuels vers un fichier Excel ou non. Les options disponibles sont les suivantes :

    • Exporter vers Excel
    • Ne pas exporter
    Jeton d'accès à HighBond

    Jeton nécessaire pour se connecter à Résultats. Si l'exportation vers Résultats est désactivée, toute valeur aléatoire peut être fournie pour ce paramètre.

Tables liées

Les tables partagées requis du robot Concur T&E Data Integration sont liés à l'analyse des frais pour le robot T&E Analysis for Concur dans l'onglet Entrée/Sortie. Lorsque la tâche du robot d'analyse s'exécute, elle extrait les données des tables liées et les utilise pour traiter la logique analytique de base définie.

Remarque

Vous pouvez créer plusieurs robots d'analyse et ne lier que les tables nécessaires pour séparer les robots pour des tâches spécialisées ou un ensemble de tâches.

Outils d'analyse pour Concur

Les outils d'analyse pour Concur sont répertoriés dans le tableau suivant.

Journalisation des erreurs

Toutes les erreurs détectées pendant l'exécution de la tâche sont journalisées dans la table Journal des erreurs pour chaque analyse. Si le nombre d'enregistrements est égal à 0, un message d'erreur est écrit dans la table Journal des erreurs.

Astuce

Examinez le journal des erreurs après l'exécution de la tâche, même si l'outil d'analyse n'a renvoyé aucune exception, afin de vous assurer que la table n'a pas été marquée comme ayant 0 enregistrement. Par exemple, les paramètres de saisie de l'utilisateur du fichier de configuration des outils d'analyse de l'utilisateur peuvent être ignorés si le fichier n'est pas mis en forme correctement.

Ce que fait chaque outil d'analyse

Nom de l'outil d'analyse Description
TNE01_Outliers_
Type_frais

Cet outil d'analyse crée un rapport avec les enregistrements dont les montants comptabilisés présentent au moins N écarts types par rapport au montant médian comptabilisé pour les codes de catégories de frais. La commande OUTLIERS, disponible à partir de la version 14 d'Analytics et des versions ultérieures, permet de détecter les valeurs aberrantes, le cas échéant. Pour les écarts-types :

  • Cette commande nécessite un nombre positif qui représente les écarts types par rapport à la médiane.
  • Si vous indiquez la valeur 0 pour les écarts types, toutes les écritures sont enregistrées.

Le champ c_Expense_Type_Code utilise le code de la catégorie de frais de la table des postes de dépenses, s'il est disponible, pour présenter des données basées sur les codes de frais. Si la table n'est pas disponible, le champ utilise le code du type de frais de la table Écritures.

Le script analyse tous les frais, à l'exception de ceux dont le code de catégorie est spécifié dans le paramètre de type de frais exclus afin d'identifier les valeurs aberrantes par montant comptabilisé. Par défaut, tous les codes de type de frais sont inclus dans l'analyse. Il est recommandé que les montants comptabilisés soient dans la même devise pour toutes les transactions et tous les rapports du jeu de données.

Les paramètres par défaut suivants sont disponibles pour cet outil d'analyse dans la feuille de travail Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

  • v_Start_Date : s'applique au champ R_Submit_Date.
  • v_End_Date : s'applique au champ R_Submit_Date.
  • v_Min_Trans_Threshold : s'applique au champ c_Posted_Amount.
  • v_TNE01_Outlier_Std_Dev : s'applique au champ c_Posted_Amount.
  • v_TNE01_Excl_Expense_Types : s'applique au champ c_Expense_Type_Code.

Si les paramètres par défaut ne s'appliquent pas ou s'ils sont incomplets, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le format et les conventions d'appellation tels qu'ils figurent dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table des résultats de cet outil d'analyse est R_TNE01_Outliers_Type_Frais.
TNE02_Suspicious_
Mots-clés

Cet outil d'analyse identifie les frais dont la description du fournisseur (E_Vendor_Description) ou la description des frais(E_Description) contient un ou plusieurs mots clés suspects .

Les frais répondant aux critères suivants sont indiqués dans les résultats :

  • La description du fournisseur ou la description des frais contient un ou plusieurs mots clés spécifiés
  • Le rapport tombe dans la période d'enquête spécifiée par l'utilisateur, en fonction de la date de soumission du rapport
  • Le montant comptabilisé est égal ou supérieur au seuil minimal spécifié par l'utilisateur (dans la devise du rapport)
  • Le frais n'appartient pas à l'un des codes de type de frais exclu.

Les montants comptabilisés doivent être dans la même devise pour toutes les transactions et tous les rapports du jeu de données.

Les valeurs par défaut pour les mots clés suspects sont maintenues dans la table des paramètres PARAMS_Keyword fournie dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut. Le champ calculé c_Matched_Keywords indique le(s) mot(s)-clé(s) ayant été mis en correspondance avec la description du fournisseur ou la description des frais. Les correspondances multiples de mots-clés sont présentées sous la forme d'une liste séparée par un trait vertical.

Les paramètres par défaut suivants sont disponibles pour cet outil d'analyse dans la feuille de travail Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

  • v_Start_Date : s'applique au champ R_Submit_Date.
  • v_End_Date : s'applique au champ R_Submit_Date.
  • v_Min_Trans_Threshold : s'applique au champ E_Posted_Amount.
  • v_TNE02_Excl_Expense_Types : s'applique au champ E_Expense_Type_Code.

Si les paramètres par défaut ne s'appliquent pas ou s'ils sont incomplets, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le format et les conventions d'appellation tels qu'ils figurent dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table des résultats de cet outil d'analyse est R_TNE02_Suspicious_Keywords.
TNE03_Double_
Dipping_Expenses

Cet outil d'analyse identifie les frais effectués par un employé, pour le même montant de transaction et la même devise, engagées à la même date de transaction, mais avec un ID de rapport différent.

Les frais répondant aux critères suivants sont indiqués dans les résultats :

  • Les frais signalés sont soumis par le même employé (R_Owner_Name)
  • Le montant de la transaction (c_Transaction_Amount) et la devise (E_Transaction_Currency_Code) correspondent
  • L'ID de rapport (R_ID) des frais signalés est différent
  • Le montant comptabilisé (c_Posted_Amount) est égal ou supérieur au seuil minimum spécifié par l'utilisateur
  • Le frais ne relève pas de l'un des codes de catégories de dépenses exclues (c_Expense_Type_Code)
  • Au moins une des dépenses dupliquées doit se situer dans la période d'enquête en cours spécifiée par l'utilisateur, à partir de la date de soumission du rapport (R_Submit_Date). Les autres frais jumelés peuvent provenir de rapports présentés en dehors de la période d'enquête en cours.

Les montants comptabilisés doivent être dans la même devise de rapport pour toutes les transactions et tous les rapports du jeu de données. Le champ calculé c_Group_ID attribue le même numéro d'identification aux frais potentiellement dupliqués, ce qui permet de filtrer efficacement les résultats.

Les paramètres par défaut suivants sont disponibles pour cet outil d'analyse dans la feuille de travail Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

  • v_Start_Date : s'applique au champ R_Submit_Date.
  • v_End_Date : s'applique au champ R_Submit_Date.
  • v_Min_Trans_Threshold : s'applique au champ c_Posted_Amount.
  • v_TNE03_Excl_Expense_Types : s'applique au champ c_Expense_Type_Code.

Si les paramètres par défaut ne s'appliquent pas ou s'ils sont incomplets, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le format et les conventions d'appellation tels qu'ils figurent dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table des résultats de cet outil d'analyse est R_TNE03_Double_Dipping_Expenses.