Kit de ressources pour le robot P2P analysis for SAP ERP

Cet outil d'analyse permet d'identifier les éventuels doublons de transactions susceptibles d'être dus à une erreur du fournisseur ou du personnel du compte fournisseur.

Une transaction est définie comme un élément de ligne d'une facture. Les doublons de transactions sont identifiés sur la base de 12 combinaisons différentes de champs, appelées « sous-tests ». Pour en savoir plus sur les sous-tests, consultez Kit de ressources pour le robot P2P analysis for SAP ERP.

Les doublons d'éléments de ligne d'une même facture ne sont pas signalés à des fins d'analyse et d'examen, car ces éléments de ligne correspondent le plus souvent à un scénario de même élément/services destinés à des lieux ou à des entités différents. La plupart des risques liés aux doublons de factures, comme l'attribution d'un même achat à deux fournisseurs différents ou la saisie d'un numéro de facture fournisseur incorrect, ne s'appliquent pas à une même facture. Ces éléments de ligne peuvent être signalés s'ils constituent des doublons d'un ou de plusieurs éléments de ligne d'une autre facture.

Le concept de différences identiques est appliqué afin d'éviter de signaler plusieurs fois le même ensemble de transactions. Pour ce faire, les champs différents sont définis comme étant un ou plusieurs champs identifiés comme étant des doublons dans un sous-test précédent.

Exemple

• Le sous-test P2P01AP_01 signale les transactions dont le numéro fournisseur et le numéro de facture fournisseur sont des doublons. D'autres doublons peuvent exister, comme la même date de facturation ou le même montant de transaction, car ce sous-test ne requiert pas que d'autres champs soient différents, à l'exception du numéro de document.
• Le sous-test P2P01AP_02 signale les transactions dont le numéro fournisseur, la date de facturation et le montant de la transaction sont des doublons.
  • Cette transaction aurait déjà été signalée par le premier sous-test si le numéro de la facture fournisseur était un doublon. Par conséquent, il est nécessaire que le numéro de la facture fournisseur soit différent.
  • Pour réduire la possibilité de faux positifs et repérer les doublons les plus probables, le test requiert également un numéro de facture fournisseur identique (défini comme ayant une séquence identique de chiffres après suppression de tous les autres caractères).

Commentaires

• Une transaction n'est pas exclue de l'analyse une fois qu'elle a été mise en correspondance avec une autre transaction. Elle peut encore être mise en correspondance avec d'autres transactions sur l'ensemble des mêmes clés dans les sous-tests suivants.
• Les sous-tests qui recherchent les doublons dans les champs bancaires ou les numéros de téléphone peuvent légitimement déclarer plusieurs fois les mêmes transactions signalées. Un fournisseur peut avoir plusieurs comptes bancaires ainsi qu'un numéro de téléphone principal et un numéro de téléphone secondaire. Chaque compte bancaire est testé individuellement et, si deux fournisseurs correspondent à plusieurs comptes bancaires, les doublons potentiels sont déclarés pour chaque correspondance. Il en va de même pour les numéros de téléphone.
• La devise de la facture ne doit pas nécessairement être identique pour les sous-tests qui recherchent le même montant de transaction (BSIK / BSAK_WRBTR). Les transactions signalées avec des montants identiques, mais dans des devises différentes, peuvent mettre en évidence une erreur de saisie de la part du personnel des comptes fournisseurs.
• Le code de société des fournisseurs dans les doublons signalés ne doit pas nécessairement être identique.
• Les transactions pour lesquelles des données manquent dans l'un ou l'autre de ces mêmes champs seront éliminées de l'analyse. Les données manquantes dans les champs différents continueront d'être analysées.
• La différence de traitement des majuscules et des minuscules pour des mêmes champs et des champs différents :
  • Les mêmes champs ne sont pas sensibles à la casse. Par exemple, dans les sous-tests qui recherchent les doublons dans le nom du fournisseur, ABC CORP et Abc Corp sont considérés comme des doublons.
  • Les champs différents d'origine sont sensibles à la casse. Par exemple, dans les sous-tests qui requièrent des numéros de facture fournisseur différents pour que les transactions soient signalées comme des doublons sur les mêmes champs, les numéros de facture fournisseur JAN-2021-07 et Jan-2021-07 sont considérés comme différents et les transactions avec les mêmes champs seront signalées.
  • Les champs différents standardisés comme c_Vendor_Name_Sorted sont utilisés tels qu'ils ont été définis, ce qui peut inclure la conversion en majuscules.

Paramètres par défaut Deux paramètres par défaut, v_P2P01AP_min_threshold et v_delete_P2P01AP, sont disponibles pour cette analyse dans les feuilles de calcul Default_Config_Params et Script P2P01AP_Duplicate_Transactions du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut, respectivement. Si les paramètres par défaut ne s'appliquent pas ou s'ils sont incomplets, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le même format et les mêmes conventions d'appellation que ceux mentionnés dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table de résultats de cet outil d'analyse est R_P2P01AP_Duplicate_Transactions.

Cet outil d'analyse repère des informations des factures et des fournisseurs contenant des mots-clés à haut risque qui peuvent indiquer des erreurs, des gaspillages ou des abus.

Les champs suivants sont examinés :

• Description de la facture au niveau de l'en-tête : BKPF_BKTXT.
• Description des éléments de ligne : BSIK / BSAK_SGTXT.
• Champ du nom du fournisseur : c_Full_Vendor_Name. Le champ c_Full_Vendor_Name concatène les champs LFA1_NAME1 à LFA1_NAME4 dans le script de préparation des données P_LFB1_LFA1_BUKRS. Si la table fournisseur ne contient aucun enregistrement, seuls les champs de description de la facture et de description des éléments de ligne sont testés.

Plusieurs mots-clés à haut risque courants sont stockés dans une table de paramètres dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

• Les mots-clés par défaut peuvent être remplacés par un autre ensemble en remplissant la table de paramètres dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Notez que si l'un des mots-clés par défaut doit être appliqué, vous devez le mentionner dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Si une table de paramètres est fournie par l'utilisateur, la table de paramètres par défaut est complètement supprimée.
• La recherche par mots-clés n'est pas sensible à la casse.
• La recherche par mots-clés détecte les correspondances partielles, où le mot-clé est une sous-chaîne d'un mot dans les champs de recherche, comme le mot-clé Cadeau trouvé dans la description contenant le mot Cadeaux.
• La recherche par mots-clés ne permet pas de détecter les correspondances partielles lorsqu'un ou plusieurs mots figurant dans les champs de recherche sont des sous-chaînes du mot-clé. Par exemple : le mot-clé paiement dans une description contenant payer les fournisseurs ou payer les fournisseurs mentionnés.

Si une correspondance existe entre plusieurs mots-clés dans les trois champs test, l'outil d'analyse les concatène dans une liste délimitée par un trait vertical, qui s'affiche dans le champ c_Matched_Keyword_List. De plus, l'outil d'analyse indique le champ Primary_Matched_Keyword, qui contient le premier mot-clé correspondant répertorié dans la table des paramètres. Cette fonctionnalité suppose que la table des paramètres est alimentée en mots-clés par ordre décroissant de criticité.

• Les correspondances multiples d'un même mot-clé dans un ou plusieurs champs ne sont indiquées qu'une seule fois.
• Les correspondances de mots-clés multiples sont indiquées dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans la table des paramètres.

Aucun filtre de résultats par défaut n'est disponible. Vous pouvez déclarer les filtres de résultats dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur afin d'affiner davantage les résultats.

Paramètres par défaut Un paramètre par défaut, v_P2P02AP_min_threshold, est disponible pour cette analyse dans la feuille de calcul Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut. Si le paramètre par défaut ne s'applique pas ou s'il est incomplet, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le même format et les mêmes conventions d'appellation que ceux mentionnés dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table de résultats de cet outil d'analyse est R_P2P02AP_High_Risk_Keywords.

Cet outil d'analyse détecte les montants de transaction inhabituels pour un fournisseur donné qui sont égaux ou supérieurs à un nombre spécifié d'écarts types par rapport au montant médian de la transaction du fournisseur. Ces transactions peuvent indiquer une erreur de la part du fournisseur ou du personnel des comptes fournisseurs.

Le pseudo-code suivant décrit le processus en détail. Chaque élément de ligne de facturation est traité comme une transaction.

• Le nombre total de transactions pour un fournisseur donné est calculé, quelle que soit la société. Ce champ est seulement requis pour la génération de rapports.
• La commande VALEUR ABERRANTE est utilisée pour communiquer tous les montants en devise locale (DMBTR) qui s'écartent d'au moins n écarts types du montant médian de la transaction pour un fournisseur donné, où n est un paramètre configurable. Une seule devise est prévue pour chaque vendeur. Les devises différentes par code de société pour le même fournisseur ne sont pas prises en charge.

• Les fournisseurs signalés sont associés à la table maîtresse des fournisseurs (P_LFB1_LFA1_BUKRS) afin de rechercher des champs de rapports supplémentaires.

Aucun filtre de résultats par défaut n'est disponible. Vous pouvez déclarer les filtres de résultats dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur afin d'affiner davantage les résultats, comme le montant minimum de la valeur aberrante à indiquer dans le rapport.

Paramètres par défaut Un paramètre par défaut, v_P2P03AP_num_std_dev, est disponible pour cet outil d'analyse dans la feuille de calcul Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut. Si le paramètre par défaut ne s'applique pas ou s'il est incomplet, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le même format et les mêmes conventions d'appellation que ceux mentionnés dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table de résultats de cet outil d'analyse est R_P2P03AP_Outliers_Std_Dev.

Cet outil d'analyse permet d'identifier les montants de transaction inhabituels sur la base de l'analyse de Benford des n chiffres de tête. Ces transactions peuvent indiquer une erreur de la part du fournisseur ou du personnel des comptes fournisseurs.

Au départ, toutes les transactions (éléments de ligne) sont examinées afin d'évaluer la distribution de l'ensemble de données complet et d'identifier les valeurs aberrantes statistiques. Les valeurs aberrantes sont définies comme des combinaisons de chiffres de tête dont la fréquence ne correspond pas à la fréquence attendue selon la formule de Benford. Ce sous-ensemble de transactions est ensuite filtré pour ne conserver que les combinaisons de chiffres de tête dont le ratio Z-Stat est égal ou supérieur au seuil spécifié par l'utilisateur (7 par défaut).

Pour chacune des combinaisons de chiffres de tête signalées, les vendeurs dont le nombre de transactions est le plus élevé sont pris en compte dans les résultats, car ce sont eux qui contribuent le plus aux valeurs aberrantes statistiques. Les fournisseurs dont le nombre de transactions est le plus bas ne figurent pas dans les résultats et ne sont pas pris en compte dans la matrice de résultats des fournisseurs.

Le pseudo-code suivant décrit le processus en détail :

1. Définit le champ calculé c_Leading_Digits, qui contient les n chiffres de tête de chaque montant dans la devise de la facture (BSIK / BSAK_WRBTR).
2. Applique la commande BENFORD pour :
   • Comptabiliser les occurrences réelles de chaque combinaison possible de chiffres de tête dans les données de la transaction.
   • Comparer le compte réel avec le compte attendu (calculé à l'aide de la formule de Benford).
   • Afficher le ratio Z-Stat pour chaque combinaison de chiffres de tête, qui correspond à une mesure en écart type de la distance entre le compte réel et le compte attendu.
3. Extrait chaque combinaison de chiffres de tête de la table de sortie BENFORD avec un ratio Z-Stat supérieur à n, où n est une valeur définie par l'utilisateur (7 par défaut).
4. Joint les combinaisons de chiffres de tête signalées à la table des transactions, champ c_Leading_Digits, pour ne prendre en compte que les transactions ayant au moins le ratio Z-Stat spécifié.
   • Les transactions d'un fournisseur donné peuvent correspondre à une ou plusieurs des combinaisons signalées, ou
   • Les transactions d'un fournisseur donné peuvent ne correspondre à aucune des combinaisons signalées et le fournisseur est exclu de la suite de l'analyse.
5. Totalise les transactions résultant de la combinaison des fournisseurs et des chiffres de tête, afin d'obtenir un nombre de transactions pour la combinaison. Le nombre de transactions peut refléter les éléments de ligne d'une ou de plusieurs factures.
6. Trie la table totalisée en fonction de la combinaison des chiffres de tête et du nombre de transactions (ordre décroissant), de manière que le nombre de transactions le plus élevé apparaisse en premier pour chaque combinaison de chiffres de tête.
7. Totalise à nouveau la table de résultats, uniquement de la combinaison de chiffres de tête, de sorte que seul le nombre de transactions le plus élevé pour chaque combinaison de chiffres de tête soit pris en compte.
8. Joint la table complète des transactions de comptes fournisseurs à la table totalisée contenant les fournisseurs dont le nombre de transactions est le plus élevé par combinaison de chiffres de tête, de manière que seuls ces fournisseurs soient pris en compte. Le raisonnement qui sous-tend cette étape est le suivant :
   • Ces fournisseurs contribuent le plus aux valeurs aberrantes statistiques et sont le point central de la présente analyse.
   • Les fournisseurs dont le nombre de transactions est le plus bas ne sont pas concernés par cette analyse et ne sont pas pris en compte dans la suite du traitement.
9. Joint les fournisseurs restants à la table maîtresse des fournisseurs (P_LFB1_LFA1_BUKRS) pour rechercher des champs de rapports supplémentaires.

Aucun filtre de résultats par défaut n'est disponible. Vous pouvez déclarer les filtres résultats dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur afin d'affiner davantage les résultats, comme le montant minimum de la transaction à indiquer.

Paramètres par défaut Deux paramètres par défaut, v_P2P04AP_leading_digits et v_P2P04AP_zstat_threshold, sont disponibles pour cet outil d'analyse dans la feuille de calcul Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut. Si les paramètres par défaut ne s'appliquent pas ou s'ils sont incomplets, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le même format et les mêmes conventions d'appellation que ceux mentionnés dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table de résultats de cet outil d'analyse est R_P2P04AP_Outliers_Benford.

Cet outil d'analyse permet d'identifier les modèles de comptabilisation qui peuvent indiquer une erreur de la part du fournisseur ou du personnel des comptes fournisseurs. Il fait plus particulièrement état des transactions comptabilisées par des utilisateurs qui ont également créé le fichier maître fournisseur dans LFA1, LFB1, ou les deux, ce qui entraîne une séparation des tâches potentiellement inadéquate.

Il compare le champ de transaction BKPF_USNAM aux champs fournisseur LFA1_ERNAM et LFB1_ERNAM. Dans LFA1, seule l'entrée correspondant au code de société de la transaction est examinée.

Dans un premier temps, la table complète des transactions est examinée au niveau de l'élément de ligne afin de repérer toutes les occurrences. Les transactions signalées sont ensuite regroupées dans un rapport récapitulatif par combinaison utilisateur/fournisseur, indiquant le nombre total de transactions et le montant total de la transaction en devise locale.

Le rapport récapitulatif prend en compte les données de la transaction (élément de ligne) dont le montant en devise locale est le plus élevé pour chaque combinaison utilisateur/fournisseur signalée.

Le pseudo-code suivant décrit le processus en détail. Chaque élément de ligne de facturation est traité comme une transaction.

1. Joint la table des transactions au fichier maître fournisseur pour rechercher les utilisateurs LFA1 et LFB1 qui ont créé l'entrée fournisseur.
2. Trie la table jointe par fournisseur, nom d'utilisateur et montant en devise locale (dans l'ordre décroissant), de sorte que le montant de transaction le plus élevé apparaisse en premier pour chaque combinaison.
3. Filtre la table triée pour les transactions où :
   • L'utilisateur qui a créé la transaction est le même que celui qui a créé l'entrée fournisseur dans LFA1, ou
   • L'utilisateur qui a créé la transaction est le même que celui qui a créé le fournisseur et la société dans LFB1.
4. Totalise les transactions signalées par combinaison d'utilisateurs et de fournisseurs afin de générer un nombre total de transactions et un montant en devise locale, les champs d'éléments de ligne de la transaction dont le montant en devise locale est le plus élevé étant pris en compte.
   • Les fournisseurs sont regroupés dans un seul enregistrement, quels que soient les codes de société.
   • La devise locale d'un fournisseur est censée être identique pour chaque code de société lors du calcul du montant total.
5. La table totalisée est triée de manière à présenter les combinaisons utilisateur/fournisseur signalées par ordre décroissant selon le montant local (quelle que soit la devise).

Aucun filtre de résultats par défaut n'est disponible. Vous pouvez déclarer les filtres résultats dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur afin d'affiner davantage les résultats, comme le montant minimum de la transaction à indiquer.

La table de résultats de cet outil d'analyse est R_P2P05AP_SOD_Vendor_AP.

Cet outil d'analyse permet d'identifier les modèles de comptabilisation qui peuvent indiquer une erreur de la part du fournisseur ou du personnel des comptes fournisseurs. Il indique plus particulièrement les fournisseurs dont toutes les transactions au cours de la période d'investigation ont été comptabilisées par le même utilisateur pour chaque code de société du fournisseur.

Dans un premier temps, la table complète des transactions est examinée au niveau de l'élément de ligne afin d'identifier toutes les occurrences d'un même utilisateur qui comptabilise toutes les transactions du fournisseur. Les transactions signalées sont ensuite regroupées dans un rapport récapitulatif par fournisseur, indiquant le nombre total de transactions et le montant en devise locale.

Le rapport récapitulatif prend en compte les données de la transaction (élément de ligne) dont le montant en devise locale est le plus élevé pour chaque fournisseur signalé.

Le pseudo-code suivant décrit le processus en détail. Chaque élément de ligne de facturation est traité comme une transaction.

1. Trie le tableau des transactions par fournisseur, utilisateur et montant en devise locale, dans l'ordre décroissant.
2. Totalise la table des transactions en fonction du numéro fournisseur et du nom d'utilisateur, afin de générer une table contenant la liste de tous les utilisateurs qui comptabilisent des transactions pour un fournisseur donné.
   • Crée un montant total en devise locale pour chaque combinaison, renommé c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr. La même devise est utilisée pour chaque code de société du fournisseur.
   • Renomme le champ de compte en c_Trans_Count_VenUsr
   • Prend en compte les données de la transaction (élément de ligne) dont le montant en devise locale est le plus élevé pour chaque combinaison fournisseur/utilisateur.
3. Totalise à nouveau la table de résultats, du fournisseur uniquement, en générant des sous-totaux pour le fournisseur comme suit :
   • Total de c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr, renommé en c_Total_Trans_Amount_LC.
   • Total de c_Trans_Count_VenUsr, renommé en c_Trans_Count.
   • Prend en compte les données de la première transaction (élément de ligne) trouvée pour chaque fournisseur. Dans le cas d'un utilisateur individuel, il s'agira de la transaction dont le montant en devise locale est le plus élevé en raison de l'ordre de tri précédent.
   • Renomme le champ compte en c_Unique_User_Count.
4. Extrait tous les champs des fournisseurs dont le nombre d'utilisateurs individuels est égal à 1 et dont le nombre de transactions est supérieur ou égal au seuil spécifié (10 par défaut).
5. Joint les fournisseurs signalés à la table maîtresse des fournisseurs (P_LFB1_LFA1_BUKRS) pour rechercher des champs de rapports supplémentaires.

Aucun filtre de résultats par défaut n'est disponible. Vous pouvez déclarer les filtres résultats dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur afin d'affiner davantage les résultats, comme le montant minimum de la transaction à indiquer.

Paramètres par défaut Un paramètre par défaut, v_P2P06AP_min_count, est disponible pour cet outil d'analyse dans la feuille de calcul Default_Config_Params du fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut. Si le paramètre par défaut ne s'applique pas ou s'il est incomplet, vous pouvez déclarer les valeurs requises dans le fichier de configuration d'outil d'analyse de l'utilisateur. Veillez à respecter le même format et les mêmes conventions d'appellation que ceux mentionnés dans le fichier de configuration d'outil d'analyse par défaut.

La table de résultats de cet outil d'analyse est R_P2P06AP_Posting_Patterns_Single_User.