Managing target audiences

You can identify criteria to select which users have access to a published document. For example, all internal users may have access to your organization's data security policy but only a select group have access to IT security processes. Or, you may have target audiences based on geographic regions.

The General Info tab for a document is where you select the Target Audience or identify that the document is Publicly Accessible.

A user can be part of more than one target audience. However, a document can only be associated with a single target audience.

Add a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select Target Audience to add a target audience.

  3. Name the target audience and add a Description.

  4. Select Is Active to make the target audience available as a selection when creating or revising documents.

  5. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

    • Condition détermine la relation entre le champ et la valeur. Les sélections disponibles dépendent du travail que vous effectuez.

      • Égal à (=) est une correspondance exacte.

      • Différent de (!=).

      • Contient permet de mettre en correspondance un champ selon un texte partiel. Par exemple, vous pouvez ajouter « opérationnel » et choisir des champs comportant Processus opérationnels et Politiques opérationnelles.

    • Vous pouvez filtrer par valeur. Les valeurs peuvent être des dates, du texte libre ou reposer sur des codes de référence. Consultez la rubriqueConfiguring categories, values, and attributes.

    • Logique détermine la manière dont les champs fonctionnent ensemble. Les sélections disponibles dépendent du travail que vous effectuez.

      • Une logique « Et » signifie que l'ensemble des champs/conditions/valeurs doit être satisfait (par exemple, champ 1 ET champ 2).

      • Une logique « Ou » signifie qu'au moins un champ/une condition/une valeur doit être satisfait (par exemple, champ 1 OU champ 2).

      • Une logique « Et non » s'oppose à « Et » (par exemple, champ 1 uniquement. Si champ 1 et champ 2, ignorer).

      • Contient une valeur.

  6. Select Save.

Manage a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select any of the following for the target audience:

    to edit the target audience.

    to clone a target audience and edit it to create a new target audience.

    to delete to remove the target audience if no documents have the target audience assigned. If a document is assigned to a target audience, the is grayed out and the target audience cannot be deleted.