Configuring template assignments

When you create a document in Policy Manager, a template can be automatically assigned. Template assignments are the rules to ensure a document is assigned to the correct template. You can select a different template during document creation. For each document, the system reviews the sequenced rules and assigns the document template when there is a match.

You must create a document template before it can be assigned. See Managing document templates.

Add a template assignment

To add a template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments.

2. Select Document Template Assignments .

3. Enter a Name for the template assignment and add a Description.

4. To control the order, add a Sequence Number.

5. Form Name is not used. A template is always for a document.

6. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

   • Condition détermine la relation entre le champ et la valeur. Les sélections disponibles dépendent du travail que vous effectuez.

     • Égal à (=) est une correspondance exacte.

     • Différent de (!=).

     • Contient permet de mettre en correspondance un champ selon un texte partiel. Par exemple, vous pouvez ajouter « opérationnel » et choisir des champs comportant Processus opérationnels et Politiques opérationnelles.

   • Vous pouvez filtrer par valeur. Les valeurs peuvent être des dates, du texte libre ou reposer sur des codes de référence. Consultez la rubriqueConfiguring categories, values, and attributes.

   • Logique détermine la manière dont les champs fonctionnent ensemble. Les sélections disponibles dépendent du travail que vous effectuez.

     • Une logique « Et » signifie que l'ensemble des champs/conditions/valeurs doit être satisfait (par exemple, champ 1 ET champ 2).

     • Une logique « Ou » signifie qu'au moins un champ/une condition/une valeur doit être satisfait (par exemple, champ 1 OU champ 2).

     • Une logique « Et non » s'oppose à « Et » (par exemple, champ 1 uniquement. Si champ 1 et champ 2, ignorer).

     • Contient une valeur.

7. Under Then apply template assignment, identify the template to assign to the documents that match the criteria. You can only apply one template for the template assignment created.

8. Select Save changes.

Managing a template assignment

To manage an existing template assignment:

1. From the left menu, select Administration, then Template Assignments. The existing template assignments display in the grid.

2. Select any of the following:

   to edit the template assignment.

   to delete the template assignment.

   to change the sequence.