Sauvegarder et exporter des projets

Enregistrez une copie d'un projet sur votre ordinateur ou réseau local, indépendamment de l'application Projets.

Fonctionnement

Vous pouvez sauvegarder et exporter un projet pour partager les résultats de vos projets avec d'autres membres de l'équipe, des auditeurs externes et des chargés de la réglementation. Les contenus du projet sont exportés en tant qu'ensemble de fichiers individuels compressés dans un fichier archive (.zip). La taille totale du fichier pour l'exportation est de 90 Go.

Attention

Vous ne pouvez pas annuler la suppression d'éléments individuels dans Diligent One. Toute action de suppression exige une confirmation. Une fois que vous avez confirmé la suppression, l'élément n'est plus disponible. La manière la plus simple de récupérer un élément supprimé consiste à le recréer.

Autorisations

Seuls les responsables professionnels peuvent sauvegarder et exporter des projets.

Créer et exporter des fichiers de projet

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet de gestion de projet Paramètres.

    Le sous-onglet Paramètres s'ouvre.

  4. Cliquez sur le sous-onglet Sauvegarde/Exportation.
  5. Créer une nouvelle sauvegarde du projet :
    1. Cliquez sur Exporter.
    2. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.

      Un message de statut s'affiche sur la page Sauvegarde/Exportation et une saisie est ajoutée à la liste Exporter le projet indiquant que le processus de sauvegarde a commencé. Un e-mail de notification est envoyé lorsque la sauvegarde est terminée.

Télécharger les fichiers de projet

  1. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Cliquez sur le lien dans l'e-mail de sauvegarde du projet pour accéder à la page Sauvegarde/Exportation.
    • Dans le projet, cliquez sur l'onglet de gestion de projet Paramètres, puis cliquez sur le sous-onglet Sauvegarde/Exportation.
  2. Effectuez l'une des tâches suivantes :
    • Pour enregistrer la sauvegarde d'un projet existant en local sur votre ordinateur ou sur votre réseau, cliquez sur Télécharger à côté de cette sauvegarde.
    • Pour télécharger les rapports du projet, accédez au document approprié sous Exporter les rapports du projet, cliquez sur Aller à, puis sélectionnez le(s) rapport(s) à télécharger.

Supprimer une sauvegarde des fichiers de projet

  1. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Cliquez sur le lien dans l'e-mail de sauvegarde du projet pour accéder à la page Sauvegarde/Exportation.
    • Dans le projet, cliquez sur l'onglet de gestion de projet Paramètres, puis cliquez sur le sous-onglet Sauvegarde/Exportation.
  2. Cliquez sur Supprimer à côté de la sauvegarde.

  3. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression de la sauvegarde des fichiers du projet.

    Attention

    La sauvegarde des fichiers du projet est supprimée définitivement. Une fois la suppression effectuée, vous ne pouvez accéder à aucun fichier de projet ni en restaurer aucun.

Structure de sous-répertoire en fichier compressé (.zip)

La sauvegarde d'un projet contient les éléments suivants :

  • Informations sur le journal d'activités sous Activité récente dans le tableau de bord
  • Dernières versions des pièces jointes chargées
  • Rapports Word, PowerPoint, PDF et Excel
    Remarque

    Si un problème se produit pendant le processus de sauvegarde d'un projet, un fichier errors.txt contenant des informations sur le problème est inclus dans le fichier .zip. La personne ayant effectué la sauvegarde du projet reçoit aussi une notification par e-mail contenant des instructions supplémentaires.

Pièces jointes

Les pièces jointes du fichier .zip sont regroupées automatiquement dans des sous-répertoires nommés. Les sous-répertoires classent les pièces jointes en fonction de l'emplacement où elles ont été jointes dans l'application Projets. La longueur des titres des sous-répertoires est limitée à 60 caractères.

Sous-répertoires

Commentaires

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Les sous-répertoires dans le fichier .zip sont classés et imbriqués comme suit :

[Nom du projet]

  • Planification
    • [Titre du fichier de planification]
  • Descriptions
    • [Titre de la description]
  • Tests de contrôle
    • [ID du contrôle] (Référence d'objectif + Numéro du contrôle)
      Exemple : C-01
      • [Session de test]
        Exemples : Intérim/final, Q1, Q2, Q3, Q4
        Remarque

        S'il n'y a qu'une session de test, aucun sous-répertoire n'est créé.

  • Revues générales
    • [ID du contrôle] (Référence d'objectif + Numéro du contrôle)
      Exemple : C-01
  • Actions
    • [Titre de l'action]
  • Découvertes
    • [Titre de la découverte]
  • Requêtes
    • [Titre de la requête]