Envoyer des rappels d'action récurrents
Envoyez des rappels récurrents aux personnes devant répondre aux actions.
Fonctionnement
Si vous devez envoyer des rappels récurrents à propos des actions, vous pouvez configurer à quelle fréquence les notifications par e-mail doivent être envoyées aux propriétaires et aux personnes en CC. Vous pouvez également envoyer plusieurs actions dans un seul e-mail aux propriétaires et aux personnes mises en copie.
Exemple
Configuration de rappels récurrents
Scénario
Vous créez une action et indiquez la date d'échéance au 3 mai 2019. Vous configurez également vos paramètres de notification comme suit :
- Envoyer des rappels récurrents Toutes les semaines
- Envoyer des rappels avant la date d'échéance 5, 3, 1, vierge, vierge
Résultat
Avant le 3 mai 2019, Diligent One envoie des e-mails de rappel 5 jours, 3 jours et 1 jour avant la date d'échéance.
Après le 3 mai 2019, l'envoi des e-mails de rappel se poursuit sur un rythme hebdomadaire jusqu'à ce que l'action soit fermée, supprimée ou affectée à une autre personne. Si la personne à laquelle l'action est affectée est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.
Autorisations
Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent configurer la fréquence d'envoi des rappels.
Les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels, les responsables collaborateurs, les testeurs collaborateurs et les utilisateurs collaborateurs peuvent envoyer plusieurs actions dans un seul e-mail.
Configurer la fréquence d'envoi des rappels
Vous pouvez envoyer des rappels récurrents selon :
- une planification journalière, hebdomadaire ou mensuelle
- une planification personnalisée basée sur un nombre « x » de jours avant la date d'échéance
-
Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.
La page d’accueil des Projets s’ouvre.
- Sélectionnez l’onglet Notifications.
- Configurez les champs suivants et sélectionnez Enregistrer :
Champ Par défaut Remarques Envoyer des rappels récurrents Hebdomadaire Sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel dans la liste déroulante pour indiquer la fréquence à laquelle les e-mails de rappel vont être envoyés pour les éléments en attente (actions/requêtes ouvertes ou échues).
L’envoi des e-mails de rappel commence à 00h00 UTC. Rappels hebdomadaires envoyés les lundis et rappels mensuels envoyés le premier jour du mois.
L'envoi des e-mails de rappel pour les actions ou les requête s'effectue avant et après la date d'échéance jusqu'à ce que les éléments soient fermés, supprimés ou affectés à une autre personne. Si la personne à laquelle l'élément est affecté est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.
Envoyer des rappels avant la date d'échéance Sélectionnez cette option afin de définir un programme personnalisé pour les e-mails de notification en fonction du nombre de « x » jours avant la date d'échéance de l'action ou de la requête. Vous pouvez indiquer jusqu'à cinq fréquences de notification personnalisée.
Si la date d'échéance d'une action/requête est dépassée ou si aucune date d'échéance n'est définie, les e-mails de rappel sont envoyés selon la fréquence par défaut (hebdomadaire) ou selon une fréquence de rappel récurrente spécifiée (quotidienne ou mensuelle).
Remarque
Si vous activez uniquement l'envoi régulier d'e-mails de rappel récurrent sans autre rappel planifié « x » jours avant la date d'échéance, Diligent One envoie régulièrement des rappels récurrents avant et après la date d'échéance.
Toutefois, si vous activez ces types de notification, Diligent One envoie uniquement les rappels selon le calendrier personnalisé avant la date d'échéance et envoie uniquement les autres rappels récurrents de manière régulière après la date d'échéance.
Consolider plusieurs actions dans un seul e-mail par personne
Vous pouvez agréger plusieurs actions qui ont été affectées à un propriétaire ou à une personne mise en CC dans un seul e-mail par personne.
- Ajoutez toutes vos actions et laissez l'option Envoyer une notification maintenant décochée pour chaque action.
- Facultatif. Accédez à l'onglet Notifications sur la page Configurer le type de projet pour indiquer à quelle fréquence les rappels doivent être envoyés.
- Accédez à chaque action, sélectionnez Envoyer le rappel [fréquence], puis cliquez sur Enregistrer.
Résultat Toutes les actions sont consolidées dans un seul e-mail pour chaque personne.
Qui reçoit des rappels ?
Les propriétaires ainsi que les personnes ayant été mises en CC reçoivent les notifications de rappel.
- Les propriétaires reçoivent un e-mail indiquant qu'ils ont été affectés comme propriétaire d'un problème ou d'une action.
- Les personnes qui ont été mises en CC sur l'action reçoivent un e-mail différent indiquant qu'ils ont été ajoutés comme collaborateur pour l'action.
Quand est-ce que les rappels ne sont plus envoyés ?
Les rappels sont uniquement envoyés pour les actions ouvertes.
Par exemple, si vous mettez à jour une action en définissant l'état de l'action sur Fermé(e), le propriétaire de l'action, et les personnes mises en CC sur l'action, ne recevront plus de rappels à propos de l'action.
