Envoyer des rappels de requête récurrents
Envoyez des rappels récurrents aux personnes qui sont responsables de répondre aux requêtes.
Fonctionnement
Si vous devez envoyer des rappels récurrents à propos des requêtes, vous pouvez configurer à quelle fréquence les notifications par e-mail doivent être envoyées aux propriétaires de requête et aux personnes mises en copie. Vous pouvez également envoyer plusieurs éléments de requête dans un seul e-mail aux propriétaires et aux personnes mises en copie.
Remarques
- Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
- Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.
Exemple
Configuration de rappels récurrents
Scénario
Vous créez une requête et indiquez la date d'échéance au 3 mai 2019. Vous configurez également vos paramètres de notification comme suit :
- Envoyer des rappels récurrents Toutes les semaines
- Envoyer des rappels avant la date d'échéance 5, 3, 1, vierge, vierge
Résultat
Les e-mails de rappel pour la requête sont envoyés toutes les semaines (tous les lundi) avant le 3 mai 2019. D'autres e-mails de rappel pour la requête sont également envoyés 5, 3 et 1 jours avant la date du 3 mai 2019.
Après le 3 mai, l'envoi des e-mails de rappel se poursuit sur un rythme hebdomadaire jusqu'à ce que la requête soit fermée, supprimée ou affectée à une autre personne. Si la personne à laquelle la requête est affectée est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.
Autorisations
Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent configurer la fréquence d'envoi des rappels.
Les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent envoyer plusieurs éléments de requête dans un seul e-mail.
Configurer la fréquence d'envoi des rappels
Vous pouvez envoyer des rappels récurrents selon un planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel, ou selon un planning personnalisé basé sur un nombre « x » de jours avant la date d'échéance.
-
Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.
La page d’accueil des Projets s’ouvre.
- Sélectionnez l’onglet Notifications.
- Configurez les champs suivants et sélectionnez Enregistrer :
Champ Par défaut Remarques Envoyer des rappels récurrents Hebdomadaire Sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel dans la liste déroulante pour indiquer la fréquence à laquelle les e-mails de rappel vont être envoyés pour les éléments en attente (actions/requêtes ouvertes ou échues).
L’envoi des e-mails de rappel commence à 00h00 UTC. Rappels hebdomadaires envoyés les lundis et rappels mensuels envoyés le premier jour du mois.
L'envoi des e-mails de rappel pour les actions ou les requête s'effectue avant et après la date d'échéance jusqu'à ce que les éléments soient fermés, supprimés ou affectés à une autre personne. Si la personne à laquelle l'élément est affecté est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.
Envoyer des rappels avant la date d'échéance Sélectionnez cette option afin de définir un programme personnalisé pour les e-mails de notification en fonction du nombre de « x » jours avant la date d'échéance de l'action ou de la requête. Vous pouvez indiquer jusqu'à cinq fréquences de notification personnalisée.
Si la date d'échéance d'une action/requête est dépassée ou si aucune date d'échéance n'est définie, les e-mails de rappel sont envoyés selon la fréquence par défaut (hebdomadaire) ou selon une fréquence de rappel récurrente spécifiée (quotidienne ou mensuelle).
Remarque
Si vous activez uniquement l'envoi régulier d'e-mails de rappel récurrent sans autre rappel planifié « x » jours avant la date d'échéance, Diligent One envoie régulièrement des rappels récurrents avant et après la date d'échéance.
Toutefois, si vous activez ces types de notification, Diligent One envoie uniquement les rappels selon le calendrier personnalisé avant la date d'échéance et envoie uniquement les autres rappels récurrents de manière régulière après la date d'échéance.
Consolider plusieurs requêtes dans un seul e-mail par personne
Si vous envoyez des requêtes en bloc, plusieurs requêtes sont consolidées dans un seul e-mail plutôt que d'envoyer un e-mail par requête.
- Ajoutez toutes vos requêtes et laissez l'option Envoyer maintenant décochée pour chaque requête.
- Facultatif. Accédez à l'onglet Notifications sur la page Configurer le type de projet pour indiquer à quelle fréquence les rappels doivent être envoyés.
- Cliquez sur l'onglet de gestion de projet Requêtes pour accéder à la page Suivi de la liste des demandes.
- Sélectionnez les requêtes que vous souhaitez consolider dans un seul e-mail.
- Cliquez sur Envoyer une notification.
Résultat Toutes les requêtes sont consolidées dans un seul e-mail pour chaque personne.
Qui reçoit des rappels ?
Le propriétaire de la requête ainsi que les personnes mises en copie reçoivent les notifications par e-mail.
- Le propriétaire de la requête reçoit un e-mail indiquant qu'il a été affecté à la requête.
- Les personnes qui ont été mises en CC sur la requête reçoivent un e-mail différent indiquant qu'elles ont été ajoutées comme collaborateur pour la requête.
Quand est-ce que les rappels ne sont plus envoyés ?
Les rappels sont envoyés pour les requêtes ouvertes et pour tous les autres statuts de requête pour lesquels les notifications sont activées pour le type de projet.
Si vous mettez à jour une requête en définissant le Statut sur Reçu(e), le propriétaire de la requête et les personnes mises en copie pour la requête ne recevront plus de rappels à propos de la requête. Aucun rappel n'est envoyé tant que la requête est définie sur un statut pour lequel les notifications sont désactivées.
