Gérer des informations à l'aide de cadres

Cadres est une application dans Diligent One. Les cadres vous permettent de gérer un ensemble structuré d'informations grâce auquel vous pouvez créer des projets.

Qu'est-ce qu'un cadre ?

Un cadre est un ensemble structuré d'informations grâce auquel vous pouvez créer plusieurs projets. Les cadres facilitent la gestion des modifications dans un environnement commercial et réglementaire en constante évolution.

Fonctionnement

Tout d'abord, vous créez un cadre et définissez des informations dans le cadre. Un cadre peut comprendre les éléments suivants :

• Objectifs
• Descriptions (flux de travail de contrôle interne uniquement)
• Risques
• Procédures/ Contrôles
• Plans de test (flux de travail de contrôle interne uniquement)

Puis, vous importez des éléments à partir d'un cadre dans un ou plusieurs projets. Les éléments importés vers un projet sont liés aux éléments dans le cadre de sorte les modifications apportées au projet ou cadre soient synchronisées avec l'autre.

Importer des éléments

Importer un élément signifie que vous le copiez d'un emplacement vers un autre. Lorsque vous importez des éléments, vous avez également la possibilité d'importer des éléments associés. Par exemple, si vous importez un contrôle, vous pouvez également importer des risques associés au contrôle.

Pour obtenir plus d'information sur l'importation des éléments spécifiques, voir :

• Cloner et importer des objectifs
• Importer des descriptions
• Importer des risques
• Importer des procédures ou des contrôles

Synchroniser des cadres avec des projets

Consultez la rubriqueSynchroniser des projets avec des cadres.

Sauvegarder et exporter des cadres

Pour sauvegarder ou exporter un cadre, vous devez commencer par importer le cadre dans un projet. Ensuite, vous pouvez sauvegarder et exporter le projet qui contient des informations sur le cadre puis archiver le projet.

Différences de terminologie

Selon le type de projet, les termes pour des éléments tels que les objectifs, les descriptions, les risques, les contrôles, les plans de test et les approbations peuvent varier. La terminologie utilisée dans le projet est prioritaire sur celle qui est utilisée dans le cadre.

Différentes manières d'utiliser des cadres

Vous pouvez utiliser des cadres pour gérer les informations dans plusieurs projets ou pour générer la structure principale de projets similaires et les personnaliser si nécessaire. Vous pouvez également générer des cadres depuis des projets existants.

Option	Étapes
Gérer les informations dans un cadre et synchroniser les modifications avec les projets	Créer un cadre. Définir des éléments tels que des objectifs, des descriptions, des risques, des contrôles et des plans de test dans le cadre. Importer des éléments du cadre dans des projets. Modifier des éléments dans le cadre ou dans les projets. Synchroniser les modifications du cadre vers les projets ou vice versa.
Commencer par générer des projets à l'aide d'un cadre puis personnaliser les projets si nécessaire	Créer un cadre. Définir des éléments tels que des objectifs, des descriptions, des risques, des contrôles et des plans de test dans le cadre. Importer des éléments du cadre, tels que des contrôles, dans des projets. Ajouter des éléments aux projets ou modifier les éléments dans les projets, si nécessaire.
Créer des cadres à partir de plusieurs projets	Créer un cadre. Importer des éléments, tels que des contrôles, à partir de projets vers un cadre. Ajouter des éléments au cadre ou modifier des éléments existants dans le cadre, si nécessaire. Astuce L'importation d'éléments d'un projet vers un cadre ne crée pas d'association entre le projet et le cadre. Elle vous permet de renseigner efficacement votre cadre avec les données pertinentes.

Autres meilleures pratiques pour utiliser des cadres

Vous pouvez utiliser une variété de stratégies pour exploiter les cadres de manière optimale.

Regrouper les contrôles à des fins de reporting

Lorsque vous définissez un cadre, pensez à regrouper des contrôles au sein d'un objectif afin d'optimiser le reporting. Votre organisation peut créer des rapports sur différents types d'entités (unités commerciales, services, emplacements ou des initiatives clés qui figurent dans le champ d'application de la fonction de projet de l'organisation), assurez-vous donc que votre cadre est défini de telle manière qu'il puisse refléter l'expérience reporting souhaitée.

Définir des champs mais ne pas renseigner de valeurs

Les cadres commandent les champs qu'un ou plusieurs projets doivent utiliser, mais les valeurs des champs peuvent être spécifiques à chaque projet.

Pour utiliser le cadre en tant que modèle, définissez les champs dont vous avez besoin dans le cadre mais ne les renseignez pas. Par exemple, il est possible que vous définissiez plusieurs attributs de contrôle. Vous pouvez définir ces champs dans le cadre et indiquer les valeurs pour ces champs dans les projets pertinents.

Utiliser des cadres pour générer des types identiques de projets

Si votre organisation réalise différents types de projets (comme des audits SOX, des audits informatiques et des audits opérationnels), vous pouvez définir un cadre qui corresponde à chaque type de projet.

Vous pouvez également utiliser des cadres pour alimenter un sous-ensemble d'objectifs qui s'appliquent à plusieurs projets. Par exemple, la plupart des audits opérationnels comprennent une section de planification et de synthèse. Grâce au cadre, vous pouvez avoir le sous-ensemble des objectifs communs (planification et synthèse) et importer ces objectifs vers les audits opérationnels pertinents.

Conserver la langue générique

Si possible, conservez la langue descriptive utilisée généralement dans des éléments, tels que les contrôles et les risques, afin que vous puissiez procéder facilement à des mises à jour dans les divers projets. Si la langue est trop spécifique, vous serez amené à décider des éléments à synchroniser ou pas, ce qui peut éventuellement entraîner une surcharge du processus de maintenance.

Exemple

Autorisations

Les admins de projet, les créateurs de projet et les utilisateurs affectés au rôle responsable professionnel ou utilisateur professionnel dans un cadre peuvent créer des cadres et synchroniser des projets avec les cadres.

Les utilisateurs auxquels le rôle testeur collaborateur ou utilisateurs collaborateur est affecté dans un cadre peuvent modifier toutes les descriptions et tous les contrôles d'un objectif, s'ils ont été affectés comme propriétaire d'objectif. Ils peuvent modifier des contrôles spécifiques s'ils ont été affectés en tant que propriétaire de contrôle dans des contrôles individuels.

Les utilisateur auxquels le rôle responsable collaborateur est affecté dans un cadre peuvent modifier toutes les descriptions et tous les contrôles d'un objectif, qu'ils aient été affectés ou pas comme un propriétaire d'objectif ou de contrôle.

Seuls les admins et les créateurs de projet ainsi que les responsables professionnels peuvent supprimer des cadres.

Créer un cadre

Créer un cadre pour stocker des informations.

1. Ouvrez l'application Cadres. La page d'accueil Cadres s'ouvre.
2. Cliquez sur Démarrer un nouveau cadre.
3. Saisissez un nom et une description pour le cadre. La longueur maximale du cadre contient 120 caractères.
4. Sélectionnez un type de projet à partir de la liste déroulante. Assurez-vous d'avoir sélectionné un flux de travail (Contrôle interne ou Plan de travail) qui correspond au flux de travail du projet que vous voulez créer. Pour plus d'informations, consultez la section Flux de travail et types de projets.
5. Cliquez sur Enregistrer.

   Résultat Le nouveau cadre est créé.

Ajouter plusieurs cadres

Pour en savoir plus sur l'ajout de plusieurs cadres simultanément, voir Importation en bloc de cadres.

Modifier un cadre

Modifiez les informations dans un cadre et configurez des paramètres de cadre.

1. Ouvrez l'application Cadres. La page d'accueil Cadres s'ouvre.
2. Ouvrez un cadre. Le tableau de bord du cadre s'ouvre.
3. Effectuez l'une des tâches suivantes.
   • Gérer l'accès utilisateur au cadre
   • Mettre à jour les paramètres du cadre
   • Définir le contexte, le but/l'objectif et le champ d'application, ou ajouter des documents de référence
   • Définir des objectifs
   • Définir des descriptions
   • Définir des risques et des contrôles
   • Importer des risques ou des contrôles
   • Charger les risques et les contrôles en bloc
   • Importer des procédures ou des contrôles
   • Définissez des plans de test
   • Vérifier et approuver le travail
   • Mettre à jour ou gérer des tâches
   • Synchroniser les modifications avec les projets

Supprimer un cadre

Supprimez un cadre pour le supprimer définitivement.

1. Ouvrez l'application Cadres. La page d'accueil Cadres s'ouvre.
2. Ouvrez un cadre. Le tableau de bord du cadre s'ouvre.
3. Cliquez sur Paramètres. Le sous-onglet Paramètres du projet s'ouvre.
4. Cliquez sur Supprimer le cadre.
5. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.
   Attention

   Le cadre et tout le travail associé sont supprimés de manière définitive. Une fois la suppression effectuée, vous ne pouvez accéder ni restaure aucun des éléments du cadre.