Utiliser Suivi des contrôles pour gérer les contrôles

Suivi des contrôles est une application qui présente les informations sur les contrôles provenant de l'application Projets dans une vue simplifiée et centralisée. L'application Suivi des contrôles permet au personnel de première ligne dans une organisation de voir et de gérer les contrôles auxquels ils ont accès, en dehors de l'application Projets et sans avoir à naviguer dans la structure de chaque projet.

Toutes les informations sur les contrôles sont synchronisés entre Projets et Suivi des contrôles et s'affichent dans les deux applications, en temps réel.

Avant de commencer

Avant de pouvoir gérer des contrôles, un membre de votre équipe doit définir les objectifs, les risques et les contrôles dans les projets et vous attribuer un accès aux projets correspondants dans l'application Projets.

Pour visualiser les informations sur les tâches de contrôle dans le Suivi des contrôles, les calendriers des performances du contrôle doivent être définis dans l'application Projets.

Fonctionnement

Suivi des contrôles affiche une liste des contrôles auxquels vous avez accès dans plusieurs projets. Vous pouvez rechercher un contrôle ou utiliser des filtres pour limiter la liste à un sous-ensemble de contrôles.

Dans un contrôle spécifique, vous pouvez visualiser ou mettre à jour les informations suivantes :

• Attributs Les propriétés d'un contrôle
• Plan de test Description ou série d'étapes qui détaille le mode de test du contrôle
• Revue générale Évaluation qui permet de déterminer si la conception d'un contrôle est correcte ou non
• Test Évaluation qui permet de déterminer si un contrôle fonctionne correctement ou non
• Tâches de contrôle Statut des activités de contrôle précédemment exécutées et en cours d'exécution

Suivi des contrôles vous permet également de mettre à jour les attributs de plusieurs contrôles en même temps.

Signification des icônes pour la conception et l'opération du contrôle

Les icônes suivants représentent l'évaluation d'une revue générale ou d'un test de contrôle :

Icône	Conception du contrôle (revue générale)	Opération de contrôle (test)
	Conçu(e) de façon appropriée	Fonctionnement efficace
	Échec de conception	Exceptions notées
	Non testé	Non testé
		Non applicable

Exemple

Autorisations

Attributs du contrôle

Les utilisateurs disposant des autorisations suivantes peuvent mettre à jour les attributs de contrôle dans Suivi des contrôles :

• responsables collaborateurs, utilisateurs professionnels, responsables professionnels ;

• testeurs collaborateurs ou utilisateurs collaborateurs mais uniquement s'ils sont propriétaire ou propriétaire exécutif de l'objectif, ou propriétaire du contrôle.

  • Le propriétaire ou le propriétaire exécutif de l'objectif a un accès en écriture et lecture à tous les contrôles figurant dans l'objectif.

  • Être le propriétaire d'un contrôle vous offre un accès en lecture et écriture uniquement à ce contrôle.

• Les responsables superviseurs et les examinateurs superviseurs n'ont qu'un accès en lecture seule aux attributs du contrôle.

Attributs de test

Les utilisateurs disposant des autorisations suivantes peuvent mettre à jour les attributs de test dans Suivi des contrôles :

• utilisateurs professionnels, responsables professionnels :

• testeurs collaborateurs mais uniquement s'ils sont également propriétaire ou propriétaire exécutif de l'objectif, ou propriétaire du contrôle.

  Remarque

  Un testeur collaborateur peut voir toutes les sessions de test dans un contrôle si cet utilisateur est l'utilisateur affecté d'au moins une session de test dans ce contrôle.

• Les responsables superviseurs et les examinateurs superviseurs n'ont qu'un accès en lecture seule aux attributs du test.

Afficher et masquer les colonnes dans la table

Vous pouvez choisir les colonnes à afficher dans le Suivi des contrôles afin de n'avoir à vérifie que les données qui vous concernent.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
2. Au-dessus de la table, cliquez sur le bouton Organiser les colonnes. Si vous avez masqué les colonnes, le bouton indique n colonnes masquées.
3. Dans le menu, activez et désactivez les colonnes à l'aide des sélecteurs en regard des noms de colonne. Vous pouvez également utiliser les liens dans la partie inférieure pour masquer ou afficher toutes les colonnes.

Trier les colonnes dans la table

Modifiez l'ordre des colonnes dans Suivi des contrôles.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
2. Au-dessus de la table, cliquez sur le bouton Organiser les colonnes. Si vous avez masqué les colonnes, le bouton indique n colonnes masquées.
3. Dans le menu, cliquez et faites glisser les noms de colonnes vers le haut ou le bas afin de les réorganiser. Les colonnes dans la partie supérieure du menu apparaissent au gauche de la table. Les colonnes dans la partie inférieure apparaissent à droite.

Rechercher ou filtrer des contrôles

Recherchez un contrôle ou utilisez des filtres pour limiter la liste à un sous-ensemble de contrôles.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles. L'application Suivi des contrôles s'ouvre.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Rechercher un contrôle Saisissez l'ID contrôle, un mot-clé ou une phrase contenu dans la description du contrôle

     Astuce

     Si vous avez précédemment inséré une image dans la description du contrôle et indiqué un texte alternatif pour l'image, vous pouvez rechercher l'image grâce à la description du texte alternatif. Pour obtenir plus d'informations sur la spécification d'un texte alternatif pour les images, voir la rubrique Insérer des images dans des champs de texte riche.

   • Filtrer la liste des contrôles Appliquez un ou plusieurs filtres pour limiter la liste à un sous-ensemble des contrôles.

Mettre à jour le titre et la description d'un contrôle

Mettez à jour la déclaration et le titre qui décrit un contrôle.

1. Dans la page d'accueil de Suivi des contrôles, cliquez sur la description du contrôle. La page de contrôle s'ouvre.
2. Mettez à jour le titre du contrôle en regard de l'ID de contrôle.
3. Dans le champ Description, mettez à jour la description sur le contrôle.

Mettre à jour les attributs et visualiser le plan de test d'un contrôle

Mettez à jour les propriétés descriptives d'un contrôle et visualisez les informations sur la manière dont le contrôle sera testé.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
2. Dans la page d'accueil de Suivi des contrôles, cliquez sur la description du contrôle. La page de contrôle s'ouvre.
3. Sous Attributs, mettez à jour l'un des champs suivants.

   Champ	Description
   Propriétaire Facultatif	Vous permet d'affecter un utilisateur disposant d'une licence ou n'en disposant pas comme le propriétaire du contrôle à des fins de suivi et de reporting Les utilisateurs affectés au rôle testeur collaborateur ou utilisateur collaborateur sont généralement affectés en tant que propriétaire d'un contrôle. Les propriétaires peuvent être affectés selon un cadre régional, par projet ou par unité commerciale. Une fois qu'une personne est affectée comme propriétaire d'un contrôle, elle reçoit une notification par e-mail avec un lien vers le contrôle, lui donnant un accès en écriture au contrôle affecté et un accès en lecture aux objectifs et aux risques.
   Fréquence	Détermine la méthode de test par défaut et la taille de l'échantillon dans le plan de test Par exemple, le plan de test d'un projet peut être défini avec une fréquence indiquée (continue, hebdomadaire, mensuelle, etc) ou selon les besoins. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Exécuter des procédures ou tester des contrôles.
   Type	Détermine la méthode de test par défaut et la taille de l'échantillon dans le plan de test Par exemple, le plan de test peut comprendre des contrôles manuels, des contrôles application/système, des contrôles généraux informatiques ou des contrôles manuels dépendants informatiques.  Pour plus d'informations, consultez la rubrique Exécuter des procédures ou tester des contrôles.
   Prévenir ou Détecter ?	Indique si l'objectif du contrôle est de prévenir ou de détecter un risque, ou s'il n'est pas applicable
   Méthode Facultatif	Indique le mode de test ou de mise en œuvre du test
   Statut Facultatif	Indique l'état actuel du contrôle
   Attributs personnalisés Facultatif	Sous Attributs personnalisés du contrôle, mettez à jour des attributs associés au contrôle. Les admins de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les contrôles sous Gérer des types de projets dans l'application Projets.

4. Facultatif. Pour voir le plan de test, cliquez sur l'onglet Test pertinent.

   Résultat Le plan de test s'affiche sous la section Attributs.

Effectuer une revue générale d'un contrôle

Évaluez la conception d'un contrôle.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
2. Dans la page d'accueil de Suivi des contrôles, cliquez sur la description du contrôle. La page de contrôle s'ouvre.
3. Dans l'onglet Revue générale, mettez à jour l'un des champs suivants.
   

   Champ	Description
   Résultats de revue générale facultatif	Description des résultats de la revue générale Remarque Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Astuce Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit : Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
   Le contrôle est-il conçu de manière appropriée ? facultatif	Conçu(e) de façon appropriée Indique que le contrôle conçu s'est déroulé correctement Échec de conception Indique la conception du contrôle a échoué Astuce Vous pouvez automatiquement renseigner la valeur de ce champ en fonction d'une mesure de Résultats. Pour plus d'informations, consultez la section Automatisez les évaluations des contrôles.
   Date de jalon planifiée Facultatif	Indique la date planifiée d'un jalon associé à la revue générale Les admins de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets.
   Date de jalon réelle Facultatif	Indique la date réelle d'un jalon associé à la revue générale Les admins de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets.
   Revue générale attributs personnalisés Facultatif	Indique les attributs associés à la revue générale Les admins de projet peuvent définir des attributs personnalisés pour les revues générales sous Gérer les types de projets.

Voir les performances du contrôle

Vous pouvez visualiser le statut des activités de contrôle précédemment réalisées et de celles en cours de réalisation.

1. Définissez des calendriers des performances de contrôle dans l'application Projets.
2. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
3. Dans la colonne principale Performances du contrôle de la table de Suivi des contrôles ou à partir de l'onglet Revue générale dans un contrôle :
   • Voir le statut des tâches de contrôle Passez la souris sur les sections colorées dans le graphe à barres. Les tâches de contrôle correspondent à des occurrences des activités de contrôle précédemment réalisées et en cours Les informations sur le statut sont synthétisées dans le graphe à barres comme suit :

     Statut	Description
     Non démarré	L'exécutant du contrôle a reçu le questionnaire mais n'a pas fourni de réponse
     En cours	L'exécutant du contrôle a reçu le questionnaire, a sauvegardé les réponses mais n'a pas proposé de réponse
     Terminé	L'exécutant du contrôle a reçu le questionnaire et a soumis ses réponses

4. Dans l'onglet Revue générale d'un contrôle, visualisez les informations suivantes :
   • Voir le nombre de tâches de contrôle en retard Activez Afficher en retard uniquement. Les tâches de contrôle en retard correspondent au nombre de fois où les activités de contrôle ne se sont pas déroulées selon le calendrier. Une tâche de contrôle en retard s'affiche lorsqu'un exécutant de contrôle reçoit un questionnaire ultérieur et n'a pas proposé de réponse pour un questionnaire précédemment envoyé.
   • Créer ou modifier les calendriers des performances du contrôle Cliquez sur Calendrier et mettez à jour les détails. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Planifier les performances du contrôle.

Effectuer un test

Évaluez l'efficacité du fonctionnement d'un contrôle.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
2. Dans la page d'accueil de Suivi des contrôles, cliquez sur la description du contrôle. La page de contrôle s'ouvre.
3. Dans l'onglet Test pertinent, mettez à jour l'un des champs suivants :
   

   Champ	Description
   Testez-vous ce contrôle dans le cadre de cette session de test (SessionTest) ?	Oui Indique que les résultats de test s'appliquent à la session de test Non Indique que les résultats de test ne s'appliquent pas à la session de test
   Utilisateur affecté Facultatif	Indique le membre de l'équipe en charge du test du contrôle Commentaires Seuls des responsables professionnels et des utilisateurs professionnels peuvent affecter des tests de contrôle et seuls des responsables professionnels et des utilisateurs professionnels peuvent être sélectionnés depuis ce champ.
   Quelle est la taille d'échantillon SessionTest ?	Indique une valeur numérique qui définit la taille totale de l'échantillonnage pour la session de test Pour obtenir plus d'informations, consultez la rubrique Exécuter des procédures ou tester des contrôles.
   Résultats des tests Facultatif	Fournit des informations détaillées sur les résultats du tests Remarque Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Astuce Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit : Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
   Le contrôle s'est-il déroulé de manière optimale ? facultatif	Fonctionnement efficace Indique que le test du contrôle s'est déroulé correctement Exception(s) Indique que la conception du contrôle a échoué Astuce Vous pouvez automatiquement renseigner la valeur de ce champ en fonction d'une mesure de Résultats. Pour plus d'informations, consultez la section Automatisez les évaluations des contrôles.
   Date de jalon planifiée facultatif	Indique la date planifiée d'un jalon associé au test Les admins de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets.
   Date de jalon réelle facultatif	Indique la date réelle d'un jalon associé au test Les admins de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets.
   Test des attributs personnalisés facultatif	Indique les attributs associés au test Les admins de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les tests sous Gérer les types de projets.

Mettre à jour les attributs de plusieurs contrôles en même temps.

Vous pouvez mettre à jour des attributs de 50 contrôles maximum simultanément dans la mesure où vous avez un accès en lecture et en écriture à ces contrôles et si ces contrôles proviennent de projets du même type. Si vous devez mettre à jour plus de 50 contrôles, répétez le processus de mise à jour en masse, si nécessaire. Les modifications que vous effectuez de cette manière s'affichent dans le journal des activités de ces contrôles.

Vous pouvez mettre à jour les attributs de contrôle suivants de cette manière :

• Fréquence
• Type
• Empêcher ou détecter ?
• Méthode
• Statut
• Attributs personnalisés
• Propriétaire

Vous pouvez mettre à jour les attributs de test suivants de cette manière pour chaque session de test :

• Testez-vous ce contrôle dans le cadre de cette session de test ?

  • Vous devez sélectionner Oui pour saisir des valeurs pour tout autre attribut de cette session de test.

    Attention

    Si vous sélectionnez Non pour un contrôle pour lequel une évaluation de contrôle automatisée est configurée, le pilote d'évaluation se désactive. Même si vous sélectionnez Oui ultérieurement, vous devez également ouvrir le contrôle et réactivez le pilote d'évaluation pour l'utiliser à nouveau.

• Utilisateur affecté
  • Vous pouvez affecter des responsables professionnels, des utilisateurs professionnels et des testeurs collaborateurs qu'utilisateur affecté. Chaque utilisateur que vous pouvez sélectionner est associé à l'ensemble des projets qui contiennent les contrôles que vous avez sélectionnés.
• Taille d'échantillon

• Ce contrôle a-t-il fonctionné efficacement ?

  Remarque

  Vous ne pouvez pas modifier cette valeur pour un contrôle pour lequel une évaluation de contrôle automatisée est configurée. Vous devez désactiver l'évaluation de contrôle pour modifier cette valeur dans Suivi des contrôles.

Attribut que vous ne pouvez pas mettre à jour en masse :

• ID du contrôle
• Description du contrôle
• Titre
• Conception du contrôle
• Opération du contrôle
• Type de projet

Suivez les étapes ci-dessous pour mettre à jour plusieurs contrôles.

1. Ouvrez l'application Suivi des contrôles.
2. Recherchez ou filtrez les contrôles, si nécessaire.
3. Cochez la case à côté de chaque contrôle que vous souhaitez mettre à jour.

4. Cliquez sur le bouton Mettre à jour au-dessus de la table, puis sélectionnez soit Mettre à jour les attributs de contrôle soit Mettre à jour les attributs de test.

   Remarque

   Vous pouvez uniquement sélectionner Mettre à jour les attributs de test pour les contrôles qui présentent des sessions de test ou si les projets compris sont le type de projet Contrôle interne.

5. Si vous avez sélectionné des contrôles à partir de différents types de projets, Suivi des contrôles vous demande de choisir le set de contrôles que vous voulez mettre à jour. Choisissez-en un, puis cliquez sur Poursuivre la mise à jour.
6. Dans le panneau latéral Mettre à jour des contrôles, modifiez les attributs que vous voulez changer.
   
   Remarque

   Un point bleu signale des attributs avec des modifications en attente. Définir un attribut sur blanc revient à supprimer la valeur. Si vous voulez annuler les modifications apportées à un attribut, utilisez le lien ou l'icône de réinitialisation en regard de cet attribut.

7. Cliquez sur Mettre à jour n contrôles. Le panneau latéral se ferme et Suivi des contrôles affiche un message de confirmation.

Dépannage

Si vous avez essayé d'effectuer une mise à jour en bloc qui a échoué, ce peut être pour l'une des raisons suivantes :

• L'objectif est sorti et ne peut pas être modifié jusqu'à ce qu'il soit à nouveau enregistré.

• Vous avez essayé de mettre à jour une évaluation qui est automatisé par un pilote d'évaluation.

• Le test de contrôle a déjà été validé et il n'est désormais en lecture seule.

• Le contrôle, l'objectif ou le projet a été supprimé pendant que vous essayiez d'effectuer une mise à jour.

• Le projet a été archivé pendant que vous essayiez d'effectuer une mise à jour.

• Un autre utilisateur a également essayé de mettre à jour le même contrôle au même moment ce qui a entraîné un conflit avec votre mise à jour.

• Le champ que vous tentiez de mettre à jour a été désactivé pour ce type de projet pendant votre essai de mise à jour.