Définir des plans d'assurance

Plans d'assurance est une application dans Diligent One. Un plan d'assurance est un programme annuel qui détermine le champ d'application des activités d'assurance, les zones de couverture et la disponibilité des ressources. Définissez un plan d'assurance pour atteindre les objectifs clés de l'organisation et assurez-vous que la couverture et les ressources appropriées sont disponibles et procédez à un alignement avec le risque stratégique.

Avant de commencer

Vous pouvez effectuer quelques opérations facultatives avant de définir un plan d'assurance.

Fonctionnement

Une gouvernance conforme exige que les responsables évaluent les risques stratégiques et soumettent au conseil d'administration un plan d'assurance pour validation, qui illustre notamment les conséquences éventuelles sur l'organisation ainsi que la manière et la raison de la résolution de ces risques stratégiques. Les plans d'assurance permettent d'obtenir la validation de vos plans d'audit, de gestion des risques ou d'examens de la conformité.

Les plans d'assurance peuvent enregistrer :

• les risques stratégiques auxquels vous voulez répondre ;
• les objectifs sur lesquels vous voulez vous concentrer ;
• les zones de l'organisation que vous voulez couvrir ;
• l'avancement général du plan et les projets individuels qui font partie du plan ;
• les ressources totales disponibles (en heures) allouées au plan.

Ajouter des projets à un plan d'assurance

Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 projets à un plan d'assurance en :

• créant un projet ;
• liant un projet existant ;
• rollforwardant un projet actif, un projet archivé ou un modèle de projet.

Il est possible d'ajouter un projet unique à plusieurs plans d'assurance. Si vous créez un projet, vous pouvez importer des objectifs depuis des cadres vers le projet et étiqueter les projets avec des entités dans le cadre de la définition du plan d'assurance :

• Les objectifs sont les zones clés d'un projet et les conteneurs d'organisation pour un travail effectué dans un projet.
• Entités Unités commerciales, départements, lieux ou initiatives clés qui se trouvent dans le champ d'application de la fonction de projet

Voir la couverture

Une fois que vous avez défini votre plan d'assurance, vous pouvez voir la couverture dans les différents projets de votre plan d'assurance par catégorie d'entité ou entité.

Dans chaque plan d'assurance, la couverture s'affiche dans une table. Les lignes présentent les projets individuels associés au plan et les colonnes les entités marquées.

Les entités étiquetées pour les projets et éléments disponibles dans les projets (objectifs, risques, contrôles et problèmes) sont marquées d'une coche . Les entités qui n'ont pas été étiquetées pour les projets ou les élements du projet mais qui font partie de la structure d'entité organisationnelle sont indiquées sous Entités non couvertes (#).

Voir les risques stratégiques

Dans un plan d'assurance, l'onglet Risques vous permet de voir comment votre plan s'aligne à vos risques stratégiques de l'organisation :

Visualisation de l'avancement et des ressources disponibles

Chaque plan d'assurance affiche l'avancement de chaque projet dans le plan, l'avancement global du plan et les ressources totales disponibles en heures attribuées à celui-ci.

L'avancement et les ressources disponibles se visualisent au moyen des graphes à barres de pourcentage suivants :

Nom du graphique	Exemple	Comment est-il calculé
Progression		La somme des scores obtenus pour chaque phase de projet divisée par le score maximum que vous pouvez obtenir dans toutes les phases de projet et les objectifs. Pour plus d'informations, consultez la section Présentation des diagrammes de progression du projet.
Avancement global		la moyenne d'avancement de tous les projets dans le plan d'assurance
Ressources totales disponibles (heures)		Barre verte somme des heures budgétées pour chaque projet comparée aux ressources totales disponibles définies dans le plan d'assurance Barre rouge somme des heures budgétées qui dépasse les ressources totales disponibles (le cas échéant) Astuce Vous pouvez passer votre souris sur les sections des barres afin de visualiser le nombre d'heures.

Exemple

Autorisations

Les admins de projet, les créateurs de projet et les admins de plan d'assurance peuvent définir des plans d'assurance.

Créer un plan d'assurance

Saisissez un nom et une description pour le plan d'assurance et définissez les ressources totales disponibles et la période de planification.

1. Ouvrez Plans d'assurance.

   La page  Plan d'assurance s'ouvre.

2. Cliquez sur + Créer un plan.

   Le panneau latéral Créer un plan s'ouvre.

3. Saisissez les informations dans les champs suivants et cliquez sur Créer un plan : 

   Champ	Description
   Nom du plan d'assurance	l'intitulé du plan Le nombre de caractères ne doit pas dépasser 255.
   Description facultatif	une instruction sur le plan
   Ressources totales disponibles (heures)	le nombre total d'heures disponibles pour le projet
   Période de planification	les dates de début et de fin du plan définies en années Astuce En règle générale, la période de planification est définie comme une année civile.

   Résultat Le plan d'assurance est créé.

Ajouter des projets au plan d'assurance

Définissez les projets qui constituent la base du plan d'assurance.

Cliquez sur + Ajouter au plan et choisissez l'une des options suivantes :

• Créer un projet Définissez un nouveau projet à partir de zéro et ajoutez-le au plan d'assurance
• Lier des projets actifs Ajoutez des projets actifs au plan d'assurance
• Rollforwarder un projet Rollforwardez un projet actif, un projet archivé ou un modèle de projet et ajoutez-le au plan d'assurance

Créer un projet

1. Saisissez des informations de base sur le projet et cliquez sur Continuer.

   Pour plus d'informations, consultez la section Créer des projets.

2. Facultatif. Sélectionnez les objectifs des cadres à importer dans le projet

   Commentaires

   Les limites suivantes s'appliquent :

   • Pour sélectionner des objectifs, votre rôle doit vous permettre de voir les objectifs dans le cadre.

     Pour plus d'informations sur les rôles de robot, consultez la rubrique Autorisations de l'application Projets.

   • Vous pouvez sélectionner jusqu'à 100 objectifs maximum à importer des cadres vers le projet en une fois.
   • Vous ne pouvez pas importer d'objectifs dans les cadres de la bibliothèque de contenu.

   Situation	Étapes	Informations supplémentaires
   Vous voulez baser votre plan d'assurance sur des risques stratégiques.	Sous Objectifs liés aux risques stratégiques, procédez à la sélection depuis les objectifs existants dans les cadres liés aux risques stratégiques. Cliquez sur Continuer.	Les risques stratégiques sont triés dans un premier temps par niveau de risque inhérent dans l'ordre décroissant puis par date de création. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Définir le traitement du risque.
   Vous voulez baser votre plan d'assurance selon les objectifs existants dans les cadres.	Sous Tous les objectifs, procédez à la sélection depuis les objectifs existants dans les cadres. Cliquez sur Continuer.	Les objectifs liés aux risques stratégiques sont inclus dans la liste Tous les objectifs.
   Vous n'avez pas de cadres ou d'objectifs existants.	Cliquez sur Continuer pour ignorer cette étape ou créer des cadres et des objectifs : Créer un nouvel objectif dans un cadre existant Cliquez sur + Créer objectif et sélectionnez le cadre dans la liste déroulante. Créer un nouvel objectif dans un nouveau cadre Cliquez sur + Créer objectif et sélectionnez + Créer cadre... dans la liste déroulante.	Pour obtenir plus d'informations, consultez les rubriques Gérer des informations à l'aide de cadres et Définir des objectifs.

3. Facultatif. Sélectionnez les entités existantes à appliquer au projet et cliquez sur Continuer.

   Les entités précédemment étiquetées aux objectifs sont pré-sélectionnées.

   Si vous n'avez pas d'entités existantes, cliquez sur Continuer pour ignorer cette étape dans l'immédiat et définissez votre structure d'entité organisationnelle ultérieurement. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configurer l'étiquetage des entités.

4. Examinez et finalisez le projet puis cliquez sur Créer un projet.

   Résultat Le nouveau projet est ajouté au plan d'assurance. Si vous avez sélectionné des objectifs et des entités dans le cadre de la définition, les objectifs du(des) cadre(s) sont importés vers le nouveau projet et les entités sont ajoutées au plan d'assurance.

Lier des projets actifs

Sélectionnez les projets que vous voulez ajouter au plan d'assurance et cliquez sur Lier des projets

Résultat Les projets existants, les objectifs et les entités étiquetées sont ajoutés au plan d'assurance.

Rollforwarder un projet

1. Rechercher ou filtrer le projet à ajouter au plan d'assurance.
2. Sélectionnez le projet et cliquez sur Continuer.
3. Saisissez des informations de base sur le projet et cliquez sur Continuer.

   Pour plus d'informations, consultez la section Rollforwarder des projets.

4. Examinez et finalisez le projet puis cliquez sur Enregistrer et rollforwarder le projet.

   Résultat Le nouveau projet et toute entité étiquetée pour le projet sont ajoutés au plan d'assurance.

Voir ou mettre à jour un plan d'assurance

Visualisez la couverture, mettez à jour les détails d'un plan d'assurance ou ajoutez des projets au plan d'assurance et supprimez-en.

1. Dans la page Plans d'assurance, ouvrez le plan d'assurance que vous voulez voir ou mettre à jour.

   Les plans d'assurance sont triés par période de planification puis par nom alphabétique.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Voir la couverture Sous Afficher la couverture en, sélectionnez Entités ou Catégories puis sélectionnez l'entité ou la catégorie appropriée depuis le filtre :

     Action	Résultat
     Sélectionner une catégorie d'entité	permet d'afficher les entités associées sous forme de colonnes distinctes dans le tableau
     Sélectionner des entités de niveau supérieur	permet d'afficher les entités racine sous forme de colonnes distinctes dans le tableau
     Sélectionner une entité mère	permet d'afficher les entités descendantes directes sous fome de colonnes distinctes dans le tableau
     Voir les entités non couvertes (#)	permet d'afficher une liste filtrée selon l'entité que vous avez sélectionnée Entités non couvertes (#) est masquée lorsque vous sélectionnez une catégorie d'entité.

   • Voir des risques stratégiques Cliquez sur l'onglet Risques.

     Les risques stratégiques sont triés dans un premier temps par niveau de risque inhérent dans l'ordre décroissant puis par date de création.

   • Mettre à jour les détails d'un plan d'assurance Cliquez sur Modifier un plan.
   • Ajouter un projet au plan d'assurance Cliquez sur + Ajouter au plan, et suivez les étapes suivantes : Ajouter des projets au plan d'assurance.
   • Retirer un projet du plan d'assurance Cliquez sur en regard du projet dans le tableau et cliquez sur  Annuler le lien.
3. Facultatif. Procédez aux mises à jour nécessaires et enregistrez les modifications.

   Résultat Le plan d'assurance est mis à jour.

Affichez le journal d'activités

Visualisez un historique complet des modifications apportées à un plan d'assurance.

1. Dans la page Plans d'assurance, ouvrez le plan d'assurance correspondant.
2. Cliquez sur l'onglet Activités.

   Résultat Le journal d'activité associé au plan d'assurance s'affiche.

3. Facultatif. Utilisez une des options de filtre pour limiter les actions affichées dans la table récapitulatif :

   Commentaires

   Vous pouvez combiner des sélections de filtre afin d'affiner la liste des actions affichées dans le tableau. Pour effacer tous les filtres que vous appliquez, cliquez sur Effacer.

   Filtre	Description	Exemple
   Plage de dates	Indique la plage de date sur laquelle afficher les activités. Les actions qui se sont déroulées entre la date de début et de fin s'affichent. Utilisez les flèches pour défiler entre les périodes. Vous pouvez indiquer des plages de dates hebdomadaires, mensuelles ou spécifiques.	30 derniers jours
   Utilisateurs	Comprend les actions réalisées uniquement par les utilisateurs sélectionnés. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs à afficher simultanément.	John Doe

Télécharger un rapport

Téléchargez un rapport de plan d'assurance au format .docx ou .pdf.

1. Dans la page Plans d'assurance, accédez au plan d'assurance que vous voulez exporter.
2. Cliquez sur l'icône de dépassement et sélectionnez soit Exporter au format Word ou Exporter au format PowerPoint.
3. Cliquez sur Télécharger.

   Résultat Le rapport de plan d'assurance est téléchargé sur votre poste :

   • Word NomOrganisation Rapport de plan d'assurance date.docx
   • PowerPoint NomOrganisation Rapport de plan d'assurance date.pptx

Supprimer un plan d'assurance

Supprimez un plan d'assurance pour le supprimer définitivement de Projets.

1. Dans la page Plans d'assurance, accédez au plan d'assurance que vous voulez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de dépassement en regard du plan, sélectionnez Supprimer le plan et cliquez sur Supprimer le plan pour confirmer.

   Résultat Le plan d'assurance est supprimé.