Planification des enregistrements du gestionnaire de risques

Vous pouvez créer, gérer et automatiser des calendriers d’envoi d’enregistrement d’objets du Gestionnaire des risques, tels que des risques, des contrôles, des processus et des objectifs. Ces calendriers peuvent s’exécuter de manière récurrente, avec des options pour les mettre à jour, les mettre en pause, les reprendre ou les supprimer selon les besoins. Utilisez la planification d’enregistrement pour déclencher des calendriers pour des enregistrements spécifiques, appliquer des filtres et affecter des tâches de planification à différents utilisateurs. Les calendriers sont déclenchés en fonction du fuseau horaire configuré par votre organisation. Lorsqu’un calendrier est défini, il démarre immédiatement s’il est prévu pour le jour en cours, ou à 00 h 00 le jour spécifié. Un calendrier peut être dans l’un des états suivants :

  • Actif : le calendrier est en cours d'exécution.

  • En pause : le calendrier est momentanément en pause.

  • Planifié : le calendrier est programmé pour s'exécuter à l'avenir.

  • Terminé : le calendrier a déjà été exécuté.

  • Annulé : le calendrier est annulé et ne peut plus être repris, mis à jour ou supprimé.

  • Bloqué : le calendrier configuré de manière incorrecte ou bien une erreur est survenue lors de son exécution.

ajout d’un calendrier

Voici comment ajouter un calendrier :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

  3. Sur la page liste Calendrier, sélectionnez Ajouter un calendrier.

  4. Dans le panneau Ajouter un calendrier, saisissez le nom du calendrier.

  5. Sélectionnez le Type d'objet. Les types d'objet disponibles sont risque, contrôle, processus et objectif.

  6. Sélectionnez le Type d'enregistrement. Les enregistrements associés avec le type d'objet sélectionné apparaissent. Par exemple, si vous avez sélectionné le type d'objet risque, les types d'enregistrement qui s'affichent sont évaluation du risque et atténuation du risque.

  7. (Facultatif) Dans la section Filtrer par, indiquez le champ, la valeur de champ et l’unité organisationnelle associée à utiliser pour filtrer les enregistrements. Vous pouvez sélectionner plusieurs champs, valeurs de champ et unités organisationnelles. Sélectionnez Appliquer.

  8. Indiquez une fréquence de calendrier :

    1. Sélectionnez la fréquence à laquelle le calendrier se répète. Les options disponibles sont :

      • Mensuelle

      • Trimestriel

      • Semestriel

      • Annuelle

      • Vous pouvez également personnaliser la fréquence de répétition à partir de 1 mois. Utilisez les boutons plus (+) ou moins (-) pour ajuster le nombre de mois.

    2. Utilisez le sélecteur de date pour indiquer une date de début.

    3. Indiquez la date à laquelle le calendrier doit s'arrêter. Les options disponibles sont :

      • Sans fin

      • Utilisez le sélecteur de date pour indiquer une date de fin.

      • Arrêter après un certain nombre de répétitions

  9. Utilisez le champ Assigné(e) pour chercher et assigner le calendrier à plusieurs personnes. Vous pouvez également cocher la case Affecter aux propriétaires d’objet pour affecter automatiquement le calendrier aux propriétaires d’objet. Lorsqu’un calendrier est déclenché, les personnes désignées reçoivent une notification par e-mail contenant la liste complète de tous les enregistrements attribués. Les notifications sont déclenchées pour chaque évaluation en fonction de la configuration du calendrier.

  10. Sélectionnez Ajouter un calendrier. Vous pouvez consulter le calendrier sur la page liste Calendrier. Après avoir créer et enregistrer un calendrier, les évaluations sont déclenchées immédiatement le à la même date.

Consulter un calendrier

Voici comment vous pouvez consulter un calendrier :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

    Sur la page liste Calendrier, vous pouvez consulter les calendriers et leurs détails, y compris les noms, les statuts, les enregistrements, les fréquences de répétition, les dates de début et de fin, et les filtres sélectionnés.

Mettre à jour un calendrier

Voici comment mettre à jour un calendrier :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

  3. Sur la page liste Calendrier, cherchez le calendrier que vous souhaitez mettre à jour, sélectionnez l'icône Plus d'options (trois points verticaux), puis sélectionnez Mettre à jour le calendrier.

  4. Dans le panneau Mettre à jour le calendrier, vous pouvez mettre à jour les champs suivants :

    • Nom du calendrier

    • Filtrer par

    • Répéter tous les, Date de début, et Fin de répétition pour modifier la fréquence du calendrier. Si un calendrier est défini de manière à commencer à une date ultérieure, vous ne pourrez pas faire correspondre la date de début avec la date du jour. La date de début ne peut être modifiée avant le jour ouvrable suivant.

    • Le champ Assigné(e) pour assigner le calendrier à un propriétaire différent ou ajouter des propriétaires.

  5. Sélectionnez Mettre à jour le calendrier. Les détails sont mis à jour.

    Toute mise à jour du calendrier après son premier déclenchement fait passer les champs d’enregistrement et d’objet en lecture seule. Vous pouvez toujours modifier les autres champs. Les modifications prendront effet lors de la prochaine exécution.

Mettre un calendrier en pause

Voici comment mettre en pause un calendrier actif ou planifié :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

  3. Sur la page liste Calendrier, cherchez le calendrier que vous souhaitez mettre en pause, puis sélectionnez Pause.

    Le calendrier est mis en pause et son statut passe à En pause.

Reprendre un calendrier

Vous pouvez reprendre tous les calendrier, exceptés ceux dont le statut est Terminé.

Voici comment vous pouvez reprendre un calendrier :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

  3. Sur la page liste Calendrier, cherchez le calendrier que vous souhaitez reprendre, puis sélectionnez Reprendre.

    Le calendrier est reprend et son statut passe à Actif.

Annuler un calendrier

Vous pouvez annuler des calendriers en statut Actif ou En pause.

Voici comment vous pouvez annuler un calendrier :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

  3. Sur la page liste Calendrier, cherchez le calendrier que vous souhaitez annuler, sélectionnez l’icône Plus d’options (trois points verticaux), puis sélectionnez Annuler le calendrier.

  4. Dans la boîte de dialogue Annuler le calendrier, sélectionnez Annuler le calendrier pour confirmer l’annulation. Le calendrier est annulé et apparaît dans la section Annulé. Il n’est pas possible de mettre à jour, de reprendre ou de supprimer un calendrier annulé.

Supprimer un calendrier

Vous ne pouvez supprimer des calendriers que s’ils ont le statut Planifié. Voici comment supprimer un calendrier :

  1. Depuis la page d'accueil de la Barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l'application Gestion des risques pour l'ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques. La page d’accueil du Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres, puis Calendrier.

  3. Sur la page liste Calendrier, cherchez le calendrier que vous souhaitez supprimer, sélectionnez l'icône Plus d'options (trois points verticaux), puis sélectionnez Supprimer le calendrier.

  4. Dans la boîte de dialogue Supprimer le calendrier, sélectionnez Supprimer le calendrier pour confirmer la suppression. Le calendrier est supprimé et ne peut pas être récupéré.