カスタム電子メール送信者を設定する

Diligent One プラットフォームは、必要に応じて、ユーザーおよび非ユーザーに電子メールを送信し、アクションを要求したり、最新情報を提供したりします。ユーザーが Diligent One プラットフォームから送信される電子メールを信頼できるように、カスタム電子メール送信者を設定し、ユーザーに御社を電子メールの送信元として認識させることができます。

カスタム電子メール送信者が役立つ理由

カスタム電子メール送信者にはさまざまな利点があります。

• コンプライアンスと効率の改善 フィッシング攻撃に対する意識が高まるにつれ、一般的な電子メールへの不信が大きくなっています。Diligent One プラットフォームの通知は開かれず、受信者はフィッシング攻撃として報告する場合があります。これは、IT チームで誤検出の作業が増える、監査の阻害、コンプライアンスと洞察の低下といった、さまざまな負の影響を及ぼす可能性があります。見慣れた名前であれば、受信者は電子メールを認識し、信頼することができます。
• コミュニケーションの改善 カスタム電子メール送信者を返信先アドレスとして使用すると、電子メール受信者は電子メールの合法性を検証したり、詳細を要求したりすることができます。

カスタム電子メール送信者が指定された電子メールの表示内容

Diligent One プラットフォームは From アドレスはそのままにしますが、カスタム電子メールアドレスが送信者になり、返信先アドレスに指定することもできます。電子メール サービスによって、形式は少し異なります。ほとんどの場合、Diligent One プラットフォームの電子メールの From フィールドは、次の例のようになります。

• Microsoft Outlook の例 From: Diligent One Platform Notifications <notifications@highbond.com> on behalf of Internal Audit <internalaudit@example.com>
• Gmail の例 From: Diligent One Platform Notifications <notifications@highbond.com> via Internal Audit <internalaudit@example.com>

アンケートの送信者をカスタム送信者より優先する

自社の誰かがレコードに関するアンケートを送信するときには、自分の名前が電子メールの送信元として表示されるため、受信者は送信者を特定できます。この名前はカスタム電子メール アドレス名よりも優先されます。この場合、受信者には、次の例のように表示されます。

• Microsoft Outlook の例 From: Diligent One Platform Notifications <notifications@highbond.com> on behalf of John Smith <internalaudit@example.com>
• Gmail の例 From: Diligent One Platform Notifications <notifications@highbond.com> via John Smith <internalaudit@example.com>

レポート アプリではサポートされていません

現在、レポートはカスタム送信者をサポートしていません。レポートからのブロードキャストは、引き続き notifications@highbond.com から送信され、ユーザーが共有したレポートはそのユーザーの電子メールから送信されます。

カスタム電子メール送信者を有効化する

システム管理者は、カスタム電子メール送信者の設定ができます。

1. Launchpad を開きます。
2. 会社において Launchpad で複数のインスタンスを使用している場合は、該当するインスタンスがアクティブであることを確認します。
3. ［プラットフォームの設定］>［組織］を選択します。［組織］のオプションが表示されない場合は、お客様がサインインに使用したアカウントには管理者権限がありません。
4. ［電子メール送信者の管理］をクリックします。
5. ［電子メール アドレス名］に送信者の名前を入力します。
6. ［電子メール アドレス］に送信者の電子メール アドレスを入力します。
7. 受信者がカスタム送信者に返信できるようにするには、［この電子メールを返信先アドレスとして使用します］を選択します。これにより、受信者が電子メール クライアントの返信機能を使用するときに、カスタム電子メール送信者がデフォルトのアドレスになります。
8. ［カスタム電子メール アドレスを有効化］を選択します。
9. 電子メール ヘッダーのサンプルをプレビューし、正しく表示されていることを確認します。
10. ［変更を保存］をクリックします。すべての Diligent One プラットフォームの電子メールは、定義されたカスタム送信者から送信されるようになりました。

カスタム電子メール送信者を無効化する

Diligent One プラットフォームのデフォルト電子メール アドレスを使用する場合は、システム管理者がカスタム電子メール送信者を無効にできます。

1. Launchpad を開きます。
2. 会社において Launchpad で複数のインスタンスを使用している場合は、該当するインスタンスがアクティブであることを確認します。
3. ［プラットフォームの設定］>［組織］を選択します。［組織］のオプションが表示されない場合は、お客様がサインインに使用したアカウントには管理者権限がありません。
4. ［電子メール送信者の管理］をクリックします。
5. ［カスタム電子メール アドレスを有効化］をオフにします。
6. ［変更を保存］をクリックします。すべての Diligent One プラットフォームの電子メールは notifications@highbond.com から送信されるようになりました。