Managing target audiences

You can identify criteria to select which users have access to a published document. For example, all internal users may have access to your organization's data security policy but only a select group have access to IT security processes. Or, you may have target audiences based on geographic regions.

The General Info tab for a document is where you select the Target Audience or identify that the document is Publicly Accessible.

A user can be part of more than one target audience. However, a document can only be associated with a single target audience.

Add a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select Target Audience to add a target audience.

  3. Name the target audience and add a Description.

  4. Select Is Active to make the target audience available as a selection when creating or revising documents.

  5. Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.

    • 条件はフィールドと値の関係を決定します。選択可能な項目は、行っている作業に基づいたものになります。

      • 「等しい」（=）は完全一致です。

      • 「等しくない」（!=）。

        • 「

      • 含む」はテキストの一部が一致すれば一致したフィールドとなります。たとえば、「Business」を指定すれば、「Business Processes」、「Business Policies」、「Business Unit」のあるフィールドも結果に含まれます。

    • 値は、フィルター基準とする選択項目です。値は、日付やフリーテキストにしたり、参照コードによって指定したりできます。Configuring categories, values, and attributesを参照してください。

    • 論理は、フィールドがどのように連動するかを定義します。選択可能な項目は、行っている作業に基づいたものになります。

      • 論理「And」は、すべてのフィールド/条件/値が満たされなければならないことを意味します（たとえば、「フィールド 1」AND「フィールド 2」）。

      • 論理「Or」は、少なくとも 1 つのフィールド/条件/値が満たされなければならないことを意味します（たとえば、「フィールド 1」OR「フィールド 2」）。

      • 論理「Not」は「And」の逆です（たとえば、「フィールド 1」と「フィールド 2」が指定されて「フィールド 1」のみが一致したら、フィールド 1 とフィールド 2 の両方が無視されます）。

      • 値を含みます。

  6. Select Save.

Manage a target audience

  1. From the left menu, select Administration then Target Audiences.

  2. Select any of the following for the target audience:

    to edit the target audience.

    to clone a target audience and edit it to create a new target audience.

    to delete to remove the target audience if no documents have the target audience assigned. If a document is assigned to a target audience, the is grayed out and the target audience cannot be deleted.