定期的なアクション アラームの送信
アクションに応答する必要がある担当者に定期的なアラームを送信します。
機能の仕組み
アクションについて定期的なアラームを送信する必要がある場合は、所有者および CC を送られる担当者に電子メール通知を送信すべき頻度を構成することができます。所有者と CC で送信される担当者に電子メール 1 通で複数のアクションを送信することもできます。
例
定期的なアラームの設定
シナリオ
あなたはアクションを作成し、期日を 2019 年 5 月 3 日に指定します。また、通知の設定を次のように設定します。
- 定期的なアラームを送信する 週次
- 期日の前にアラームを送信する 5、3、1、空白、空白
結果
2019 年 5 月 3 日より前 Diligent One は、期日の 5 日前、3 日前、1 日前にリマインダー電子メールを送信していました。
2019 年 5 月 3 日以降 リマインダー電子メールは、アクションがクローズする、削除される、または別の担当者に割り当てられるまで、週次のスケジュールで送信し続けます。このアクションに割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
アクセス許可
プロジェクト管理者とプロジェクトの種類管理者は、アラームを送信する頻度を設定できます。
Professional 部門長、Professional ユーザー、Contributor 部門長、Contributor テスト担当者、および Contributor ユーザーは、電子メール 1 通で複数のアクションを送ることができます。
アラームを送信する頻度を構成する
定期的なアラームは次の頻度で送信できます。
- 毎日、毎週、または毎月のスケジュール
- 期日前の "x" 日かに基づくカスタムのスケジュール
-
Launchpad ホームページ（www.highbond.com）から、プロジェクト アプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。
プロジェクトのホームページが開きます。
- ［通知］タブを選択します。
- 次のフィールドを構成し、［保存］を選択します。
フィールド デフォルト 備考 定期的リマインダーの送信 毎週 ドロップダウンリストから［毎日］、［毎週］、または［毎月］を選択し、未処理項目 (オープンまたは期日のアクション/要求) 向けにリマインダー電子メールを送信する頻度を指定します。
アラームの電子メールは 00:00 UTC に送信開始となります。毎週のアラームは月曜日に送信され、毎月のリマインダーは月の初日に送信されます。
アクションと要求に関するアラームの電子メールは、項目がクローズ、削除、または別の担当者に割り当てられるまで期日前と期日後に送信します。この項目に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
期日の前にアラームを送信する このオプションは、アクション/要求の期日前 "x" 日かに基づいて、アラーム通知のカスタム スケジュールを設定する場合に選択します。カスタム通知の頻度は 5 つまで指定できます。
アクション項目/要求の期日が過ぎた場合、または期日を設定していない場合は、リマインダー電子メールはデフォルトの頻度（毎週）、または指定の定期的なリマインダーの頻度（毎日または毎月）で送信されます。
メモ
期日前の "x" 日間、追加のスケジュールされたリマインダーなしに、定期的なリマインダー電子メールのみを有効にすると、Diligent One は期日前と期日後のどちらにも定期的なリマインダーを送信します。
ただし、両方の通知タイプを有効にすると、Diligent One は期日前にカスタムのスケジュールでのみリマインダーを送信し、期日が過ぎたら追加的な定期的リマインダーのみを送信します。
複数のアクションを担当者ごと単一の電子メールに統合する
所有者または CC を送られる担当者に割り当てられた複数のアクションを、担当者ごとに単一の電子メールに集約することができます。
- すべてのアクションを追加し、各アクションに対して［通知を今すぐ送信する］オプションを選択解除したままにします。
- 省略可能。［プロジェクトの種類の構成］ページの［通知］タブに移動し、アラームを送信すべき頻度を指定します。
- 各アクションに移動し、［[頻度]アラームの送信］を選択して、［保存］をクリックします。
結果 担当者ごとすべてのアクションを単一の電子メールに統合します。
アラームの受信者は？
所有者と CC で送られた担当者が双方ともアラームの通知を受信します。
- 所有者は、問題またはアクションの所有者として割り当てられた旨を説明する電子メールを受信します。
- アクションに関して CC で送られた担当者は、アクションへのコントリビューターとして追加された旨を説明する別の電子メールを受信します。
いつアラームの送信が停止するか？
アラームが送信されるのはオープン状態のアクションに対してです。
たとえば、［アクションの進捗状況］を［クローズ済み］に設定してアクションを更新した場合、アクションの所有者と、アクションに関して CC で送られる担当者は、そのアクションについてのアラームは今後受信しなくなります。
