定期的な要求アラームの送信
要求を実施する責任者に、定期的アラームを送信します。
機能の仕組み
要求について定期的なリマインダーを送信する必要がある場合は、所有者および CC を送られる担当者に電子メール通知を送信すべき頻度を構成することができます。所有者と CC で送信される担当者に電子メール 1 通で複数の要求項目を送信することもできます。
メモ
- インターフェイス用語はカスタマイズ可能であり、フィールドとタブも設定可能です。ご利用の Diligent One インスタンスでは、一部の用語、フィールド、およびタブが異なる可能性があります。
- 必須フィールドが空白のままの場合、「このフィールドは必須です」という警告メッセージが表示されます。一部のカスタムフィールドにはデフォルト値が設定されている場合があります。
例
定期的なアラームの設定
シナリオ
あなたは要求を作成し、期日を 2019 年 5 月 3 日に指定します。また、通知の設定を次のように設定します。
- 定期的なアラームを送信する 週次
- 期日の前にアラームを送信する 5、3、1、空白、空白
結果
この要求のアラームの電子メールは、2019 年 5 月 3 日の前は週次 (毎月曜日) に送信されます。この要求に対する追加のアラーム電子メールは、2019 年 5 月 3 日の前は、5 日間、3日間、および 1 日間も送信されます。
2019 年 5 月 3 日を過ぎると、アラーム電子メールは、要求がクローズする、削除される、または別の担当者に割り当てられるまで、週次のスケジュールで送信し続けます。この要求に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
アクセス許可
プロジェクト管理者とプロジェクトの種類管理者は、アラームを送信する頻度を設定できます。
Professional 部門長と Professional ユーザーは、電子メール 1 通で複数の要求項目を送ることができます。
アラームを送信する頻度を構成する
定期的なリマインダーを日次、週次、または月次のスケジュール、あるいは期限まで "x" 日という基準でのカスタムのスケジュールで送信できます。
-
Launchpad ホームページ（www.highbond.com）から、プロジェクト アプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。
プロジェクトのホームページが開きます。
- ［通知］タブを選択します。
- 次のフィールドを構成し、［保存］を選択します。
フィールド デフォルト 備考 定期的リマインダーの送信 毎週 ドロップダウンリストから［毎日］、［毎週］、または［毎月］を選択し、未処理項目 (オープンまたは期日のアクション/要求) 向けにリマインダー電子メールを送信する頻度を指定します。
アラームの電子メールは 00:00 UTC に送信開始となります。毎週のアラームは月曜日に送信され、毎月のリマインダーは月の初日に送信されます。
アクションと要求に関するアラームの電子メールは、項目がクローズ、削除、または別の担当者に割り当てられるまで期日前と期日後に送信します。この項目に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
期日の前にアラームを送信する このオプションは、アクション/要求の期日前 "x" 日かに基づいて、アラーム通知のカスタム スケジュールを設定する場合に選択します。カスタム通知の頻度は 5 つまで指定できます。
アクション項目/要求の期日が過ぎた場合、または期日を設定していない場合は、リマインダー電子メールはデフォルトの頻度（毎週）、または指定の定期的なリマインダーの頻度（毎日または毎月）で送信されます。
メモ
期日前の "x" 日間、追加のスケジュールされたリマインダーなしに、定期的なリマインダー電子メールのみを有効にすると、Diligent One は期日前と期日後のどちらにも定期的なリマインダーを送信します。
ただし、両方の通知タイプを有効にすると、Diligent One は期日前にカスタムのスケジュールでのみリマインダーを送信し、期日が過ぎたら追加的な定期的リマインダーのみを送信します。
複数の要求を担当者ごと単一の電子メールに統合する
要求を一括で送信する場合、要求ごとに 1 度の電子メールを送信する代わりに、複数の要求が単一の電子メールに統合されます。
- すべての要求を追加し、各要求に対して［今すぐ送信］オプションを選択解除したままにします。
- 省略可能。［プロジェクトの種類の構成］ページの［通知］タブに移動し、アラームを送信すべき頻度を指定します。
- ［要求］プロジェクト管理タブをクリックし、［要求一覧の追跡］ページに移動します。
- 単一の電子メールに統合したい要求を選択します。
- ［通知の送信］をクリックします。
結果 担当者ごとに、すべての要求が単一の電子メールに統合されます。
アラームの受信者は？
要求の所有者と CC で送られた担当者が双方とも電子メールの通知を受信します。
- 要求の所有者は、要求が割り当てられた旨を説明する電子メールを受信します。
- 要求に監視て CC で送られた担当者は、要求へのコントリビューターとして追加された旨を説明する別の電子メールを受信します。
いつアラームの送信が停止するか？
リマインダーは、オープン状態の要求と、通知が有効にされているプロジェクトの種類に定義された追加の要求の進捗状況に対して送信されます。
［状態］を［受信］に設定して要求を更新すると、要求の所有者、および要求に関して CC を送られる担当者はその後その要求に関するアラームを受信することはありません。要求が通知を無効にした進捗状況に設定されていれば、リマインダーも送信されません。
