保証計画の定義

保証計画は Diligent One のアプリです。保証計画は、保証活動の範囲、対象範囲の領域、およびリソースの利用可能性を定める年間プログラムです。組織の主な目標について実行するための保証計画を定義し、適切な対象範囲とリソースが確実に利用できるようにするほか、戦略的リスクに直接連携させます。

作業を開始する前に

保証計画を定義する前に、実行できる任意の事柄がいくつかあります。

機能の仕組み

適切なガバナンスでは、リーダーが戦略リスクを評価し、組織への潜在的な影響、および戦略リスクを解決する方法とその理由を説明し、取締役会に保証計画を提案して承認をもらう必要があります。保証計画とは、監査計画、リスクマネジメント計画、またはコンプライアンス レビューの一覧について承認を得る手段です。

保証計画は次のことを把握できます。

• 取り組む戦略リスク
• 焦点を絞る目標
• 対象とする組織の領域
• 計画の総合的進捗と、計画の一部である個別のプロジェクト
• 計画に割り当てられる利用可能なリソース合計 (時間数)

プロジェクトの保証計画への追加

以下を行うことで、最大 10 件のプロジェクトを保証計画に追加できます。

• 新しいプロジェクトの作成
• 既存のプロジェクトのリンク作成
• アクティブなプロジェクト、アーカイブ済みプロジェクト、またはプロジェクト テンプレートのロールフォワード

単一のプロジェクトを複数の保証計画に追加できます。新しいプロジェクトを作成する場合、目標をフレームワークからプロジェクトにインポートして、保証計画の設定の一部としてエンティティでプロジェクトをタグ付けできます。

• 目標 プロジェクトの重要なエリアである上、プロジェクト内で完了した作業の整理コンテナです
• エンティティ 事業単位、部門、所在地のほか、プロジェクト機能の範囲内である主要イニシアチブ

対象範囲の表示

保証計画を定義したら、エンティティのカテゴリまたはエンティティごとに、保証計画のさまざまなプロジェクトにわたり、対象範囲を表示できます。

各保証計画では、対象範囲はテーブルに表示されます。行は計画に関連する個々のプロジェクトを表し、列はタグ付けされたエンティティを表します。

プロジェクト、およびプロジェクトに含まれる項目 (目標、リスク、統制、問題) にタグ付けされたエンティティは、チェック マーク で示されています。プロジェクトまたはプロジェクト項目にタグ付けされていなくても、組織のエンティティ構成の一部であるエンティティは、［対象範囲でないエンティティ (#)］に指定されています。

戦略リスクの表示

保証計画内において、［リスク］タブを使用し、計画がどのように組織の戦略リスクに即しているかを確認できます。

進捗と利用可能なリソースの表示

各保証計画では、計画の各プロジェクトの進捗、計画の進捗全体、およびその計画に割り当てられた利用可能なリソースの合計 (時間数) を表示します。

進捗と利用可能なリソースは、次の帯グラフを使用して視覚化されます。

グラフの名前	例	計算方法
進捗		各プロジェクト フェーズで受け取ったスコアの合計を、全プロジェクト フェーズと目標にわたり取得可能な最大のスコアで割った数値 詳細については、プロジェクト進捗グラフの理解を参照してください。
全体の進捗		保証計画の全プロジェクトにまたがる平均の進捗
利用可能なリソース合計 (時間数)		緑色のバー 各プロジェクトの予算時間数合計と、保証計画で定義された利用可能なリソースの合計を比較したもの 赤色のバー 利用可能なリソースの合計を超過した予算時間数の合計 (適用可能な場合) ヒント バーのセクションの上にマウスを置き、時間数を表示できます。

例

アクセス許可

プロジェクト管理者、プロジェクト作成者、および保証計画管理者が、保証計画を定義できます。

保証計画を作成する

保証計画の名前と説明を提供し、利用可能なリソースと計画期間の合計を定義します。

1. 保証計画を開きます。

   ［保証計画］ページが開きます。

2. ［+ 計画を作成する］をクリックします。

   ［新しい計画を作成］サイド パネルが開きます。

3. 次のフィールドに情報を入力し、［計画を作成する］をクリックします。

   フィールド	説明
   保証計画名	計画のタイトル 上限は 255 文字です。
   説明 省略可能	計画に関する記述
   利用可能なリソース合計 (時間数)	プロジェクト作業に利用できる時間数合計
   計画期間	計画の開始日と終了日 (年数で定義) ヒント 一般的に、計画期間は暦年として定義されます。

   結果 保証計画が作成されます。

プロジェクトを保証計画に追加する

保証計画の基礎を形成するプロジェクトを定義します。

［+ 計画に追加する］をクリックし、次のオプションのいずれかから選択します。

• 新しいプロジェクトを作成する ゼロの状態から新しいプロジェクトを作成し、これを保証計画に追加します
• アクティブなプロジェクトをリンクさせる 既存のアクティブなプロジェクトを保証計画に追加します
• プロジェクトをロールフォワードする アクティブなプロジェクト、アーカイブ済みプロジェクト、またはプロジェクト テンプレートをロールフォワードし、これを保証計画に追加します

新しいプロジェクトを作成する

1. プロジェクトに関する基本情報を提供し、［続行］をクリックします。

   詳細については、プロジェクトの作成を参照してください。

2. 省略可能。フレームワークから目標を選択してプロジェクトにインポートします。

   メモ

   次の制限が適用されます。

   • 目標を選択するには、自分のロールで、フレームワークの目標を表示できる必要があります。

     ロールの詳細については、プロジェクト アプリのアクセス許可を参照してください。

   • 最大 100 個の目標を選択して、一度にフレームワークからプロジェクトにインポートできます。
   • フレームワークの目標をコンテンツ ライブラリからインポートできません。

   状況	手順	追加情報
   戦略リスクで保証計画を基準にしたいとします。	［戦略リスクにリンクした目標 ］では、戦略リスクにリンクされているフレームワークの既存の目標から選択します 。 ［続行］をクリックします。	戦略リスクは、まず固有のリスク ヒートごとに降順に、次に作成日ごとに並べ替えられます。 詳細については、リスク対策の定義を参照してください。
   フレームワークからの既存の目標に保証計画の基準を置きたいと考えます。	［すべての目標］で、フレームワークの既存の目標から選択します。 ［続行］をクリックします。	目標（戦略リスクにリンクしたもの）は、［すべての目標］一覧に表示されています。
   既存のフレームワークまたは目標がありません。	［続行］をクリックしてこの手順をスキップするか、新しいフレームワークと目標を作成します。 既存のフレームワークで新しい目標を作成する［+ 目標を作成する］をクリックし、ドロップダウンリストからフレームワークを選択します。 新しいフレームワークで新しい目標を作成する［+ 目標を作成する］をクリックし、ドロップダウンリストから［+ 新しいフレームワークを作成する...］を選択します。	詳細については、フレームワークを使った情報の管理と目標の定義を参照してください。

3. 省略可能。プロジェクトに適用する既存のエンティティを選択し、［続行］をクリックします。

   以前に目標にタグ付けされているエンティティが事前に選択されます。

   既存のエンティティを持っていない場合は、［続行］をクリックし、これからこの手順をスキップし、後日組織のエンティティ構造を設定します。詳細については、エンティティのタグ付けの設定を参照してください。

4. プロジェクトをレビューして仕上げ、［プロジェクトを作成する］をクリックします。

   結果 新規プロジェクトが保証計画に追加されます。設定の一部として目標とエンティティを選択した場合は、フレームワークからの目標は新しいプロジェクトにインポートされ、エンティティは保証計画に追加されます。

アクティブなプロジェクトをリンクさせる

保証計画に追加するプロジェクトを選択し、［プロジェクトをリンクさせる］をクリックします。

結果 既存のプロジェクト、目標、およびタグ付けされたエンティティは、保証計画に追加されます。

プロジェクトのロールフォワード

1. 保証計画に追加するプロジェクトを検索またはフィルター処理します。
2. プロジェクトを選択し、［続行］をクリックします。
3. プロジェクトに関する基本情報を提供し、［続行］をクリックします。

   詳細については、プロジェクトのロールフォワードを参照してください。

4. プロジェクトをレビューして仕上げ、［プロジェクトを保存してロールフォワード］をクリックします。

   結果 新しいプロジェクトとプロジェクトにタグ付けされたエンティティは、保証計画に追加されます。

保証計画を表示または更新する

対象範囲を表示する、保証計画の詳細を更新する、あるいは保証計画に対してプロジェクトを追加してそこからプロジェクトを解除します。

1. ［保証計画］ページから、表示または更新する保証計画を開きます。

   保証計画は計画期間、次にアルファベット順に並べ替えられます。

2. 次のいずれかを実行します。
   • 対象範囲を表示する ［対象範囲を表示］から、"エンティティ" または "カテゴリ" のいずれかを選択し、フィルターから適切なエンティティまたはカテゴリを選択します。 "" は "" は "" は "

     アクション	結果
     エンティティ カテゴリを選択する	テーブルのはっきりと異なる列として関連するエンティティを表示します
     トップ レベル エンティティを選択する	テーブルのはっきりと異なる列としてルート エンティティを表示します
     親エンティティを選択する	テーブルのはっきりと異なる列として直接子孫エンティティを示します
     対象範囲でないエンティティ (#) を表示する	" は 選択するエンティティに基づくフィルター処理された一覧を表示します "対象範囲でないエンティティ (#)" はエンティティ カテゴリを選択すると非表示になります。

   • 戦略リスクを表示する ［リスク］タブをクリックします。

     戦略リスクは、まず固有のリスク ヒートごとに降順に、次に作成日ごとに並べ替えられます。

   • 保証計画の詳細を更新する ［計画の編集］をクリックします。
   • プロジェクトを保証計画に追加する ［+ 計画に追加する］をクリックし、これらの手順に従います。 プロジェクトを保証計画に追加する
   • プロジェクトを保証計画から削除する テーブルのプロジェクトの横にある をクリックし、［リンク解除］をクリックします。
3. 省略可能。必要な更新を行い、変更を保存します。

   結果 保証計画が更新されます。

活動ログを表示する

保証計画への変更の全履歴を表示します。

1. ［保証計画］ページにある、関連する保証計画を開きます。
2. ［活動］タブをクリックします。

   結果 保証計画に関連付けられた活動ログが表示されます。

3. 省略可能。フィルター オプションのいずれかを使用し、概要テーブルで表示されたアクションを制限します。

   メモ

   フィルターの選択肢をまとめて結合し、テーブルに表示されているアクションの一覧を設定し直します。適用するすべてのフィルターをクリアするには、［クリア］をクリックします。

   フィルター	説明	例
   日付範囲	活動を表示する日付範囲を指定します。表示されている開始日付と終了日付の期間に発生したアクション。 矢印を使用して、期間全体をスクロールします。週次、月次、またはカスタムの日付範囲を指定できます。	過去 30 日間
   ユーザー	選択されたユーザーが完了したアクションのみを含めます。1 度に表示するユーザーを 1 人以上選択できます。	John Doe

レポートをダウンロードする

.docx または .pdf 形式で保証計画レポートをダウンロードします。

1. ［保証計画］ページにある、エクスポート対象の保証計画にアクセスします。
2. オーバーフロー アイコン をクリックし、"Word としてエクスポート" または "PowerPoint としてエクスポート" のいずれかを選択します。
3. ［ダウンロード］をクリックします。

   結果 保証計画レポートはご利用のデバイスにダウンロードされます

   • Word 組織名保証計画レポート 日付.docx
   • PowerPoint 組織名保証計画レポート 日付.pptx

保証計画を削除する

保証計画を削除し、プロジェクトからこれを完全に解除します。

1. ［保証計画］ページにある削除対象の保証計画にアクセスします。
2. 計画の横にあるオーバーフロー アイコン をクリックし、［計画を削除］を選択し、［計画を削除］をクリックして確認します。

   結果 保証計画が削除されます。